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Teniendo en cuenta que la facturación electrónica es un proceso que cada día es más sencillo, generalizado y masivo, y que ya son muchos más los obligados a facturar electrónicamente, es muy importante conocer cómo es el proceso de habilitación que ha establecido la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para implementar el sistema de facturación electrónica; es importante que realices este proceso, sin importar si eres obligado o si decidiste hacerlo de manera voluntaria.
La implementación cuenta con varios aspectos, entre ellos está el registro, la selección del modo de operación, la aprobación de requisitos tecnológicos; la habilitación, que se puede realizar por medio del sitio web de la DIAN, la actualización del RUT del representante legal, la solicitud de autorización de los rangos de numeración para expedir facturas electrónicas, entre otros.
Pruebas de facturación electrónica con la DIAN
El proceso de pruebas es útil para demostrarle a la DIAN que tu empresa tiene la capacidad técnica, humana y tecnológica para brindarle la información referente a facturación que necesita de tus operaciones; si bien el software se encarga de realizar las tareas técnicas de expedición, es decir de generar, entregar, recibir y rechazar las facturas electrónicas que genera y que recibes.
¿Dónde debes realizar las pruebas tecnológicas para la habilitación de facturación electrónica?
Para realizar las pruebas tecnológicas de habilitación de tu software de facturación electrónica, la DIAN cuenta con una plataforma disponible, en caso de que necesites alguna otra información sobre el proceso de habilitación también puede utilizar la Guía de Usuario Externo de Facturación Electrónica.
¿Qué documentos se emiten durante las pruebas tecnológicas de la DIAN?
En el proceso de pruebas tecnológicas para habilitación, los interesados deben enviar facturas, notas débito y notas crédito de manera electrónica al servicio web que ha desarrollado la DIAN. Estos documentos deben ser enviados con información ficticia, con la finalidad de constatar que el software que estás utilizando cumple y se ajusta a las condiciones técnicas establecidas por dicha entidad.
¿Cómo realizar las pruebas tecnológicas?
Quien esté interesado u obligado a facturar electrónicamente puede realizar las pruebas tecnológicas utilizando un software especializado, diseñado por quien esté interesado o por el contrario contratando a un proveedor tecnológico que se encuentre previamente autorizado por la DIAN.
En la plataforma de la DIAN se encuentran diferentes modos de operación, dentro de los que se encuentran el desarrollo propio de una plataforma de facturación, un software de un proveedor o un software gratuito, que a su vez cuente con su propio set de pruebas.
Lo anterior significa que todos los interesados en facturar electrónicamente podrán y deberán realizar las pruebas de sus sistemas antes de iniciar a facturar electrónicamente.
Cantidad de pruebas que debes realizar teniendo en cuenta el modo de operación
Para que puedas iniciar las pruebas utilizando cualquiera de los tres modos de operación es importante que cuentes con tu propio certificado digital. Este debe estar válido y vigente. Puedes adquirirlo directamente con la (ONAC) Organismo Nacional de Acreditación de Colombia o con alguna de las empresas que ha autorizado esta entidad en certificación digital.
Cantidades de set de pruebas
Teniendo en cuenta el modo de operación que se ajusta más a tu necesidad vas a contar con set de pruebas que cuenta con las siguientes cantidades para cada documento digital que debes enviar como prueba.
- Si utilizas un software propio: debes emitir 60 facturas, 20 notas crédito y 20 Notas débito.
- Con el software de un proveedor tecnológico: debes emitir 60 facturas, 20 notas crédito y 20 Notas débito.
- Utilizando el software gratuito de la DIAN: debes emitir 10 facturas, 2 notas crédito y 2 notas débito.
Información que deben tener los documentos de prueba
Los documentos que envíes para realizar tus pruebas tecnológicas sin importar el modo de operación que estés utilizando deben contar con la siguiente información.
- Información general: esto quiere decir fecha en que se emite, el tipo de operación y negociación, cómo será la entrega, cuándo vence, prefijo, el medio de pago y qué plazo tiene.
- Los datos del emisor: su respectivo NIT, su régimen contable, el tipo de contribuyente, la razón social, el nombre comercial, departamento, municipio, la dirección, el correo electrónico de contacto y su tipo de responsabilidad.
- Información del receptor:su tipo y número de documento, la razón social, el nombre comercial, el tipo de contribuyente, tipos de responsabilidad, el régimen contable, departamento, municipio, ciudad, país, dirección, correo electrónico y números de contacto.
- Información detallada del producto: la cantidad, descripción, número, el precio unitario de venta y el valor de venta por cada ítem relacionado.
- Información de referencia: el número, el tipo de documento, el prefijo de referencia, la fecha de referencia y su respectivo número de referencia.
- Sección de notas: En este lugar debe hacerse una descripción de aspectos generales tanto de la mercancía o servicio como del modo de operación que se establece.
- Los datos totales: debe contar con el subtotal, la moneda en que se realiza la transacción, el tipo de cambio, el monto de descuento global, el monto base, la relación total de impuestos cobrados, el monto total de las retenciones e importes totales de venta.
Para tener en cuenta a la hora de elegir el modo de operación
Las pruebas las debes llevar a cabo con el software, desde el acceso que te dan luego de que se seleccione este modo de operación, para el caso del modo con software propio y proveedor tecnológico, las pruebas se deben realizar por medio del “web service” como lo ha establecido el anexo técnico.
Una vez concluyas las pruebas con éxito, tu habilitación para facturar electrónicamente se realizará de manera automática desde el sistema y debes gestionar la actualización de tu Registro Único Tributario con la misma entidad para tener la responsabilidad de facturador electrónico.
Esto es todo lo que debes saber antes de realizar las pruebas tecnológicas en el proceso de habilitación para facturación electrónica, ten presente cada uno de los aspectos relacionados para que el proceso de habilitación previo a las pruebas no tenga ningún problema, recuerda que Loggro es un software de facturación electrónica que puede ayudarte en cualquier etapa de tu habilitación como facturador electrónico.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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