Sanciones por liquidar mal la nómina según la UGPP y la Ley 1819 de 2016

En Colombia la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) es la entidad que se encarga de fiscalizar los pagos correctos a los aportes a seguridad social y parafiscales; por otro lado, también se encarga de imponer las sanciones correspondientes en los casos en que estos aportes de nómina estén de forma incompleta o mal liquidados. 

¿Cuándo la UGPP puede sancionar a un empleador o aportante? 

La UGPP puede sancionar a un empleador o aportante cuando omiten los pagos que deben realizar obligatoriamente desde en el momento que incurre en mora por estos aportes o bien lo hacen de forma inexactos; por otro lado, también pueden ser sancionados si no suministran la información que esta entidad les solicita. 

Ley 1819 de 2016 y las principales sanciones de la UGPP 

Según los lineamientos del Artículo 314 de la Ley 1819 de 2016, que se encargó de modificar el Artículo 179 de la Ley 1607 de 2012, la UGPP tiene la autoridad de imponer las siguientes sanciones tanto a los empleadores como a los aportantes por las irregularidades en los aportes a seguridad social y parafiscales. Aquí te contamos cuáles son las sanciones asociadas a la liquidación errónea de la nómina 

Sanción por mora u omisión 

La sanción al aportante que la UGPP haya notificado para declarar y/o corregir por la omisión o mora en el pago de los aportes a seguridad social y parafiscales tendrá una sanción del 5% del valor que haya dejado de liquidar y pagar por cada mes o fracción de mes en que esté retardado, sin que este exceda el 100% del valor del aporte a cargo, y sin perjuicio de los intereses por mora a los que haya lugar. Revisa aquí nuestro artículo en el que podrás saber cuánto debería costar un software de nómina y qué debería tener. 

¿Qué sucede si no realizas el pago dentro de los términos? 

En el caso de que el empleador o aportante no presente las autoliquidaciones en los plazos establecidos para declarar y/o corregir, la UGPP está en el derecho de duplicar la sanción; es decir que, la sanción será del 10% del valor que se ha dejado de liquidar o pagar por cada mes o fracción de mes hasta llegar a un tope máximo del 200% de la deuda, sin perjuicio de los intereses por mora que se tenga.

¿Qué sucede si declaro mis aportes parafiscales antes de que me lo notifiquen? 

Según la norma, en caso de que el contribuyente declare antes de ser notificado el requerimiento, no debe realizar el pago de la sanción, pero si está en la obligación de pagar los intereses moratorios que se adeuden.

Sanción por la inexactitud en el valor declarado y pagado 

En el caso en que el empleador o aportante que haya sido notificado para declarar y/o corregir la inexactitud en la liquidación de la contribución a los parafiscales de la protección social está en la obligación de liquidar y pagar una sanción que equivale al 35% de la diferencia que se encuentra entre el valor que debe pagar y el que pagó desde un inicio. Este es quizá uno de los errores más frecuentes al liquidar la nómina y se debe a que los procesos se realizan de forma manual, en la que participan métodos obsoletos, como Excel o plantillas manuales. Utiliza un software de nómina que te permita automatizar procesos, de modo que disminuyas las posibilidades de cometer errores cuando digitas tu nómina para que los valores sean los correctos.

¿Qué sucede si no corriges tus aportes parafiscales por inexactituddentro del plazo establecido? 

En el caso en que el aportante no corrija su autoliquidación siguiendo el plazo que se establece para responder el requerimiento de corrección o respuesta, la UGPP se encuentra autorizada para aplicar en la liquidación oficial una sanción equivalente al 60% de la diferencia que se encuentre entre el valor que debe pagar y el que pago desde un inicio, sin perjuicio de los intereses de mora que haya.  

¿Qué sucede si corriges  tus aportes parafiscales por inexactitud antes de ser notificado? 

Si el empleador o aportante corrige sus aportes con inexactitudes antes de ser notificado el requerimiento no está en la obligación de pagar la sanción que dispone el Articulo 50 de la Ley 1739 de 2014 que aún se encuentra vigente. 

Sanción por no reportar información, reportar errores o fuera del plazo

Fuente: Ley 1819 de 2016  

¿Cómo puedes reducir la sanción por no reportar información, reportar con errores o fuera del plazo? 

La sanción se puede reducir en un 10% de la suma establecida si la información se entrega conforme la UGPP lo había solicitado, a más tardar hasta el cuarto mes de incumplimiento en la entrega de esta información.

También tendrá un 20% de descuento de la suma establecida, en el caso en que la información sea entregada después del cuarto mes y hasta el octavo mes de incumplimiento y tendrá un descuento del 30% de descuento de la suma establecida si la información se entrega después del octavo mes y hasta el mes duodécimo.

Revisa aquí cómo tu software de nómina se sincroniza con tu sistema de contabilidad para que manejes información sincronizada con otras áreas de tu empresa, de modo que tengas registrados los pagos de nómina, pero además tengas un histórico de qué pagos has realizado. 

Sanción para las administradoras del sistema de seguridad social 

Quienes se encarguen de gestionar o administrar el sistema de seguridad social también puede estar expuesto a sanciones según lo indica la norma si incumplen los estándares que establece la UGPP para el cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social, la sanción por estos hechos puede ser de hasta 200 (doscientas) UVT.  

Sanciones para las entidades que afilian de forma colectiva a trabajadores independientes 

Las organizaciones, asociaciones o entidades que realizan afiliaciones de forma colectiva a los trabajadores independientes pueden tener una sanción de 15.000 UVT si no cuentan con la debida autorización otorgada por el Ministerio de Salud y Protección Social.

Estas son las principales sanciones establecidas por la Ley 1819 de 2016 que se encarga de imponer la UGPP, esto quiere decir que si eres empleador y no atiendes los lineamientos para los aportes parafiscales establecidos en tu nómina, puedes incurrir en alguna de estas sanciones.

Ten presente que en Loggro contamos con un software de nómina muy fácil y práctico de manejar que puede ayudarte con esta tarea y para evitar cualquier tipo de sanción, pero que además no requiere ser manejado por personal específico del área contable o financiera.

Por otro lado, también contamos con un equipo especializado que puede resolver todas tus dudas relacionadas con el tema o simplemente puedes dejarnos tus comentarios y los responderemos lo más rápido posible. 

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