¿Cómo funciona un software de nómina para PYMES?

Si trabajas en una Pyme y has tenido que liquidar una nómina en Colombia sabrás que es un proceso que toma tiempo, que es de alta atención al detalle, que genera mucho estrés y es recurrente cometer errores teniendo grandes riesgos contractuales como empleador. Ejemplo de esto son las ya miles de empresas las que han sido sancionados en los últimos años por la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), entidad encargada de vigilar el cumplimiento de estos pagos.

Las Pymes según cifras del DANE (Departamento Administrativo Nacional de Estadística), representan más de 90% del sector productivo nacional que generan el 80% del empleo de toda Colombia y son principalmente las que más sufren con este tipo de sanciones e incumplimientos ya que son las que en su mayoría liquidan nómina de forma tradicional en Excel. La percepción de un alto costo en la adquisición, la resistencia al cambio y el miedo a la curva de aprendizaje son algunas de las excusas más comunes para no decidirse a obtener un software de nómina.

Si aún tienes dudas de obtener un software de nómina o estás en el proceso de elegir uno, con este artículo comprenderás con mayor detalle cómo funciona este tipo de herramientas en una PYME y los beneficios de implementarlo en tu empresa. 

Conoce ¿Cómo es un Software de Nómina en la nube?

¿Por qué usar un Software de Nómina? 

Si gestionas nómina de forma habitual y repetitiva y debes procesar una importante cantidad de información de los empleados manualmente, no lo dudes, esta es definitivamente una opción para ti o tu empresa.

Automatizar la gestión de la nómina se convierte en un elemento clave para cualquier PYME moderna. No sólo te despreocuparás de tener que realizar el proceso a mano y cometer errores, también tú y tu equipo ahorrarán tiempo y tendrán acceso rápido y desde cualquier ligar a la información e informes que requieran en tiempo real.

Un software de nómina será una solución eficiente ante los retos que este proceso propone y aumentará la competitividad de la organización que lo implemente. Lo mejor es que no importa el tipo de negocio que tengas, o la cantidad de empleados que liquides, éste se adaptará a tus requerimientos y necesidades en el trascurso del tiempo cuando lo requieras. 

Ventajas de tener un Software de Nómina  

Sin lugar a dudas, son numerosas las ventajas de implementar un software de nómina en tu empresa, esto dependerá de la cantidad y complejidad de procesos que tengas en la gestión de la nómina, sin embargo acá te listamos algunas de las ventajas más relevantes que obtendrá tu Pyme al adquirir uno:

  • Mayor eficacia y control en los procesos relacionados a la gestión de nómina
  • Mayor precisión en la gestión y cálculo de la nómina
  • Maximización de la productividad de las personas encargadas de estos procesos en la compañía
  • Reducción de tiempo, traducido en gastos de personal administrativo
  • Disminución significativa de errores
  • Mayor protección y seguridad de la información de los empleados
  • Transparencia en el proceso de liquidación y gestión
  • Manejo sencillo e intuitivo, menor curva de aprendizaje y optimización de procesos
  • Actualización legal permanente
  • Facilita la comunicación con los empelados y mejora el ambiente laboral

Algo realmente importante es que actualmente los software que se especializan en nómina, tienen la posibilidad de estarse actualizando y mejorando continuamente, lo que les permite personalizar informes y generar soluciones particulares para cada necesidad, haciéndolo clave en el avance y crecimiento de una organización.

Un software de nómina puede ser escalable, es decir, soportará y resistirá el paso del tiempo y se adaptará a tu ritmo de crecimiento, por eso se debe pensar más allá del corto plazo y anticiparse a las necesidades futuras tales como crecimiento de usuarios, empleados, crecimiento de sucursales etc.

¿Cuáles procesos puedo manejar con un Software de Nómina? 

Estos son algunos de los procesos que podrás manejar con un software de nómina:

  • Reporte y Liquidación de Nómina en el periodo deseado (quincenal, mensual, etc)
  • Generación y envío de comprobantes de pago vía correo electrónico
  • Liquidación de prestaciones sociales
  • Liquidación y actualización de novedades de cada periodo tales como licencias, incapacidades, entre otros
  • Liquidación laboral de empleados retirado
  • Historial de pagos
  • Cálculo y liquidación de vacaciones, cesantías etc.
  • Consultas de información
  • Almacenamiento de información de cada empleado
  • Avisos y alertas de vencimientos
  • Cálculo de impuestos 

Herramienta en la nube 

Una característica importante que se debe analizar es el de elegir una herramienta local o en la nube, el software local generalmente requiere de una alta inversión inicial, en contraste, la solución en la nube es más sencilla y económica ya que no tiene la necesidad de un sistema de servidores locales ni sistemas complejos y robustos de copias de seguridad o personal técnico interno para instalar y mantener el sistema, es por ello que cada vez más las empresas apuestan por esta opción debido a la gran cantidad de ventajas que ofrece: Desembolso inicial bajo, actualizaciones constantes, bajo mantenimiento, con la información y copias de seguridad disponibles en todo momento.

Parametrización y personalización 

Como cada organización es diferente, quizá el paso más importante es el de parametrizar el software con las características particulares de tu nómina. Características como periodicidad (Semanal, quincenal, mensual, etc), informes requeridos, usuarios y permisos, necesidades especiales deben ser identificadas en la implementación de esta herramienta. En esta etapa es clave contar con el apoyo y la asesoría de tu proveedor de software quién te guiará en encontrar esos ítems claves que harán que sientas que este sistema fue hecho para ti y que realmente responde a simplificar las labores diarias y cotidianas de tu proceso.  

Posibilidad de integración con otros Software 

Algo realmente beneficioso y que debes tener en cuenta, es la integración de varias herramientas que tengas o vayas a obtener en el futuro, la recomendación al momento de adquirir un software de nómina es asegurarse que se pueda integrar con otros fácilmente o incluso que el mismo proveedor tenga también otros módulos que se puedan adicionar, tales como: software contable, de inventarios etc. Estas integraciones permitirán una configuración y experiencia de usuario mucho mejor así como una reducción importante en el tiempo de implementación, además permitirá que el proceso de automatización de procesos siga avanzando en el futuro cada vez que así lo requieras.

Lo cierto es que los software de nómina han llegado para quedarse y han renovado por completo a millones de Pymes que estaban acostumbradas a realizar estos procesos de gestión humana manualmente haciéndolos engorrosos y susceptibles a errores humanos. Está comprobado que estas herramientas de gestión de nómina maximizan la productividad del personal y son protagonistas en el avance y mejoramiento de la competitividad de estas empresas que día a día se enfrentan con el reto de un mercado cada vez más digital y automatizado.

Si aún no te decides y tienes dudas acerca de si obtener un software de nómina es la decisión correcta para tu compañía, te invitamos a un asesoramiento personalizado, escríbenos y analizaremos tus necesidades para ver la mejor opción para tu negocio. 

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