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Tipos de Software de nómina en Colombia

Un software de nómina se caracteriza por ser una solución informática diseñada para optimizar la productividad de los encargados de controlar y registrar todos los temas que se relacionan con la nómina de los colaboradores de una empresa; con el software de nómina es posible reducir las cargas excesivas de trabajo, pero, también es posible disminuir los errores que se pueden presentar con la legislación, el cálculo de impuestos y sus retenciones, etc. En este artículo te contamos todos los tipos de nómina que pueden ser útiles en tu empresa, con base en las diferentes funciones que realizan. 

¿Qué deben ofrecerte los distintos tipos de software de nómina?

Todas las Mipyme de Colombia que usan software de nómina, tienen la ventaja de contar con todo el registro de sus empleados, esto quiere decir, las fechas de ingreso, sus respectivos pagos, su fecha de retiro en caso de ser necesario, así como el registro de la relación laboral que la empresa tiene o ha tenido con cada empleado.

Dentro de las funciones de la nómina que también debes tener presente, están las novedades que se presentan, como:

  • incapacidades
  • licencias de embarazo
  • Ley María
  • calamidades domésticas,
  • vacaciones
  • entre otras. 

Tipos de funcionamiento para elegir tu software de nómina 

Estas soluciones se pueden adquirir, bien sea como una licencia de software, como renta del software, o por medio de una conexión en La Nube, la elección depende de tu preferencia o de las necesidades de tu negocio. Ten presente que si eliges un software en la nube puedes visualizar tu información desde el lugar que desees, tan solo debes contar con una conexión a internet y un terminal

Otro aspecto relevante de los software en la Nube es que son más seguros en comparación con los demás gracias al tipo de almacenamiento de la información que utilizan.

Un escenario posible es que pierdas tu computador personal y por lo tanto que pierdas toda la información de tus trabajadores, por eso, siempre es importante que utilices un sistema que guarde copia de tus transacciones. Con tu software de nómina en la Nube, nunca pierdes información.

​Puedes elegir un software de nómina con funciones más complejas

Existen diferentes tipos de software de nómina, por ejemplo, los más complejos que no solo se encargan de administrar los pagos y descuentos, sino que cuentan con la posibilidad de permitirles a sus usuarios a administrar la nómina de sus colaboradores en diferentes países, en diferentes empresas y/o para diferentes centros de costos. Por lo general este tipo de software de nómina que cuenta con estas características tan complejas se utiliza con el fin de administrar de una mejor forma la contabilidad de empresas con recursos humanos intensivos como son las universidades, los bancos, hospitales, y en general, todas las empresas con una fuerza muy grande de colaboradores.

Cualquier tipo de software de nómina debe ser fácil de usar 

Si estás buscando un software de nómina es importante que analices si es o no fácil de manipular, con el fin de adaptar sus funciones con las necesidades que tiene tu negocio.Ten presente que la parametrización no debería hacer los procesos más complejos; por el contrario, debes contar con un ERP que te permita ordenar tu negocio y que a su vez te brinde todas las garantías de consultar la información de tu empresa en tiempo real.

Para esto es necesario que un asesor de soporte te guíe en la implementación desde el primer momento en que ejecutas las funcionalidades de tu software, de modo que tu información siempre sea correcta.

Adicionalmente, los usuarios deberían estar en la capacidad de manipular el software fácilmente, siempre y cuando estén vinculados en la operación de nómina. 

Tipo de mantenimiento 

Otro de los aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de elegir cualquier tipo de software de nómina es su mantenimiento o actualización, esto quiere decir que si se presentan cambios en su interfaz o en la legislación, tu software debe empezar a operar con esas actualizaciones, solamente ejecutando un par de clics, debido a que los ERP en la Nube hacen cualquier cambio que inmediatamente se replica en las demás licencias.. Ten presente que los programas que no tienen un respaldo, alianza o aval legal que los respalde, pueden meterte en problemas, debido a que la legislación específica sobre salarios, descuentos parafiscales, entre otros manejos de nómina pueden traerte sanciones, en caso de no estar correctamente implementados. 

Tipo de software basado en respaldos y alianzas 

Loggro, por ejemplo, cuenta con alianzas importantes, como es el caso de: Bancolombia, Movistar o Credibanco. Además de Loggro cuenta con una trayectoria importante dentro del segmento de generación de software para empresas, estas alianzas generan mayor credibilidad y este tipo de respaldo es el que debes buscar en tu software de nómina. Es importante que contrates los servicios de un proveedor serio, que cuente con un gran recorrido y que sus clientes lo recomienden, así podrás tener la tranquilidad de que el proveedor que elegiste siempre va a estar actualizado tanto legal como tecnológicamente. 

Tipos de nómina que puedes realizar con un software 

Además de las características generales, es importante que conozcas las funcionalidades que te puede brindar un software de nómina. En este caso te contamos cuáles son los tipos de nómina que se pueden generar con un software.  

Dependiendo de tu forma de pago 

Dependiendo del tipo de empresa o de su cultura organizacional, estas cuentan con diferentes formas de pago, esto quiere decir que puede ser quincenal, mensual o semanal. 

Nómina quincenal 

La nómina quincenal se utiliza en los empleados que cuentan con lapsos de pago acordado según su contrato quincenalmente.

Nómina mensual 

La nómina mensual también aplica para los empleados que acordaron, según su contrato laboral, esta forma de pago 

Nómina semanal 

La nómina semanal aplica por lo general para los obreros o el personal que se contrata mediante pagos diarios. Estas nóminas, si cuentas con un software, las puedes elaborar de manera rápida y sencilla, ten presente que gracias a la automatización de la información tu software realizará los cálculos correspondientes para cada empleado. 

Informes que puedes tener con cualquier software 

 Cualquier software de nómina está en la capacidad de realizar diferentes tipos de informes con la facilidad de hacer un solo clic, algunos de los informes que puedes tener son los siguientes:

  • horarios laborados por tus empleados
  • inasistencias laborales
  • pago de vacaciones
  • pago de parafiscales o cualquier otro pago de Ley
  • valor total de tu nómina según el periodo
  • valor de tu nómina por cargos
  • entre otros.

Los informes que se pueden obtener con un software de nómina son muy útiles a la hora de tomar decisiones importantes dentro de tu compañía, Estos informes son más difíciles de obtener cuando realizas tu nómina en métodos tradicionales, como en cuadernos o usando Excel.

Los software te garantizan recurrencia en tu información y disminución de errores mes a mes. Nuestra invitación es a que adquieras un software de nómina, para evitar cualquier tipo de sanción por incumplimiento de la normatividad y para agilizar procesos que difícilmente se logran sin un software.
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