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Software contable: La eficacia de un sistema contable

Todas las empresas deberían tener un sistema contable. De hecho, hasta las personas en su cotidianidad deben establecer un registro de gastos e ingresos, para tener claridad de su economía. 

En el caso de las empresas, desde las pequeñas, las medianas o las grandes, esta necesidad es más que un requisito para poder sobrevivir en medio de tantos gastos y transacciones que deben realizar a diario. 

A veces incluso, esa abundancia de información puede convertirse en un completo holocausto de números sobre el cual hay que tener tacto para saber administrar. Pero por suerte, los avances tecnológicos de nuestra época han dado un paso adelante para flexibilizar este proceso.

La revolución que introdujo el sistema contable en las empresas

Un sistema contable es un software de amplia funcionalidad. Gracias a su apoyo, los libros contables ya son cosas del pasado, por lo que toda la información financiera queda almacenada en memorias. Su diseño y funcionalidad están pensados ejercer la misma labor que cualquier otra persona profesional en el área de la contaduría.

Mientras tanto, su desempeño esta optimizado para que ni un solo dato se escape por parte de los analistas contables, convirtiéndose en un programa que te notifica si olvidaste apuntar los pagos al último proveedor o comprobar que el pago de la nomina se haya efectuado a todos los empleados.

Actualmente, los desarrolladores de software ofrecen la disponibilidad de un software contable hecho a la medida. Es decir, se crea un programa acorde a las necesidades reales de los usuarios, evitando así el sobrecosto que puede suponer un software realmente avanzado pero donde buena parte de sus funciones se desperdiciarían.

La importancia de un sistema contable en la nube

El campo del sistema contable dio un paso adelante cuando se acudió al respaldo de la nube. Durante mucho tiempo estos sistemas estuvieron trabajando desde la plataforma de escritorio, es decir, que toda la información recopilada quedaba en uno o varios PC. 

Como consecuencia, si caía un peligroso relámpago en medio de una tormenta, dicho PC podía quedar fulminado, perdiéndose por completo toda la información. Lo mismo ocurría cuando un virus se infiltraba en el sistema, derrotando a todos los datos almacenados.

Como solución se accedió a crear un tipo de sistema contable donde los datos quedarán resguardados, en tiempo real, en la misma nube. La nube se convirtió entonces en el epicentro al que había que prestarle la mayor atención, optimizándola por completo para proteger la información, impedir la fuga de datos, la seguridad de acceso por parte de los usuarios y la infiltración de virus. 

Pero además de esto, las ventajas que supone trabajar con un sistema contable en la nube, son:

• La información queda centralizada. Si son varios los contadores o usuarios a cargo de llevar la contabilidad de una empresa, entonces estos pueden subir los datos mientras el sistema los organiza.

• Esto suele ocurrir, por ejemplo, cuando una empresa tiene varias sucursales de trabajo. El ejemplo clásico es de un restaurante de cadena, donde las ventas de cada uno de sus puntos se van agregando.

• Este hecho, permite más adelante poder contrastar toda la información para realizar estudios de campo sobre las necesidades reales de los clientes. 

• Por supuesto, si se trabajara desde un software por PC también se podrían realizar estudios, solo que la información no sería tan global. 

• La nube permite mayor confiabilidad, en tanto la información queda registrada en un servidor. 

• Por lo mismo, los usuarios pueden ingresar a esta desde cualquier parte del mundo, mientras tengan conexión a la red. 

La importancia del sistema contable en pequeñas y medianas empresas

Para las pequeñas y medianas empresas, el aporte de un sistema contable en la nube se ve reflejado en que pueden hacer un mejor dominio de su información, realizando un estudio mucho más objetivo de sus progresos como empresa.

Los estudios que ofrece un software contable en la nube, colaboran de manera enorme a que puedan advertir que es lo que sus clientes están solicitando. De este modo, si ese helado de vainilla con cereza no es un producto bastante apetecido en el mercado, lo más ideal será descartarlo del menú.

Por otra parte, en la gestión de impuestos y declaraciones, este tipo de sistema se convierte en la alternativa más fantástica para estar en orden en todo momento, siendo la mejor carta de navegación para respaldar todas sus actividades y crecer con rapidez en el mercado.

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