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Software contable: ¿Cómo se lleva la contabilidad en las microempresas?

Si tu pregunta es por cómo se lleva la contabilidad o si te preocupa de qué manera estar al día con los requisitos legales, despreocúpate.

La forma en la que se lleva la contabilidad es más sencillo de lo que parece, gracias a la ayuda de los software contable, que son los que les permiten a las microempresas automatizar procesos, todo es más sencillo a la hora de tener una contabilidad actualizada y que cumpla con la reglamentación legal reciente, pues siempre están actualizados.

En este artículo te contamos cuál es la forma correcta de llevar la contabilidad de las micro, pequeñas y medianas empresas (Mipyme) y, te enseñamos cómo es la forma correcta de elegir tu software contable para que haga esta tarea por ti. 

¿Qué es la contabilidad para las microempresas?

La contabilidad tanto para las microempresas como para las grandes empresas es la herramienta con la que todas las empresas llevan sus cuentas y controlan todas las operaciones que se realizan en el día a día como son las ventas, compras, gastos, inversiones, etc.

Quien se encarga de llevar la contabilidad de una empresa debe saber cómo se organizan los documentos, cómo es el respectivo registro y el reporte de las actividades que se realice con el dinero de la empresa bien sea por movimientos intangibles o tangibles. Aquí puede consultar quién hace el manejo de un software de nómina.

En otras palabras, es importante que las operaciones de tu empresa sean analizadas, clasificadas, que se resuman y que se ubiquen en un estado financiero o balance que contenga toda la información financiera real y veraz de tu empresa. 

¿Qué sucede en la contabilidad de las microempresas? 

En gran parte de los casos los negocios pequeños, las microempresas, emprendimientos o tiendas no cuentan con los recursos suficientes para incluir en su nómina un departamento contable o por lo menos un profesional experto en el tema para que atienda todos los asuntos económicos de la empresa.

Aún así, debes tener presente que gracias a la actualización tributaria con el nuevo Régimen Simple de Tributación, todas las empresas y establecimientos comerciales deben revisar si están en la obligación de pagar IVA, por eso siempre será importante de que te asegures de revisar cuál reglamentación te rige para que asumas todas tus responsabilidades tributarias.

Esto sin lugar a duda puede convertirse en un problema porque en muchos de los casos el emprendedor o el equipo de trabajo no cuenta con los conocimientos básicos o en el peor de los casos carecen de un buen manejo financiero, esto se debe a que en un principio nos centramos en potencializar nuestras capacidades, los productos y el servicio de nuestra empresa, por eso te invitamos a revisar cuál es el tipo de software contable que debes adquirir. 

¿Cuáles son los problemas iniciales en la contabilidad de una microempresa? 

Como en el primer año nos centramos en potencializar otros aspectos que poco o nada tienen que ver con la contabilidad de nuestra empresa es posible que todo salga bien, pero en el momento que debas realizar el cálculo de los impuestos que debes pagar,es posible que pases trabajo reuniendo las facturas de venta que no guardaste y reportando los activos y las obligaciones que no quedaron registrados en el año de operación, si no tuviste orden financiero desde el principio.

No solo esto, también puedes estar perdiendo los beneficios tributarios a los que tienes derecho por no conocer sobre el tema y por no saber llevar tu contabilidad. Los software contables siempre están actualizados en estos temas y por eso la invitación es a que te dejes guiar de Loggro, ya que su software contable está a la vanguardia de toda la novedad tributaria de Colombia y el mundo.

Por estas razones es importante que si vas a crear una empresa nueva incluyas la lectura financiera dentro de tu plan de trabajo con el fin de actualizarte en todos los aspectos legales, lineamientos financieros y sus cambios para tu país.

También es muy importante que aprendas sobre los distintos conceptos básicos contables para por lo menos que lleves el orden de tus operaciones y tengas un mejor control a la hora de tomar decisiones financieras importantes para tu empresa. 

Conceptos básicos de contabilidad para microempresas y empresarios 

Cómo ya lo sabes tener el control financiero de tu negocio te permite saber cuáles son las necesidades a las que te vas a enfrentar y los recursos que tienes para atenderlas.

Por esta razón es importante que inicies conociendo algunos conceptos básicos contables para que los tengas en cuenta a la hora de manejar los recursos económicos de tu negocio; sin embargo, es muy importante aclarar que

el software contable de Loggro es tan intuitivo y maneja un lenguaje tan claro que no necesitas tener mucha información financiera ni contable para ejecutar todas las operaciones que necesitas.

¿Qué es un balance general? 

El balance general es el resumen que refleja el panorama actual de tu empresa. Este es una guía muy valiosa que debes utilizar a la hora de tomar decisiones financieras. En otras palabras, es un resumen de todo lo que tiene, lo que debe y lo que realmente le pertenece a la empresa. Para que puedas realizar tu balance general debes tener en cuenta los siguientes conceptos: 

Los activos 

Los activos en el balance general tienen que ver con los bienes y los derechos con los que cuenta la empresa y que por ende contribuyen a la generación de más utilidades para la misma. Dentro de los activos pueden estar las cuentas bancarias, los inmuebles, muebles, activos digitales como la página web, la reputación de la marca, entre otras. 

Pasivos 

En el balance general los pasivos tienen que ver con las obligaciones o deudas que la empresa tiene a cargo y que por ende le generan costos. Dentro de los pasivos podemos encontrar los préstamos, las cuentas por pagar, etc.

El patrimonio 

El patrimonio no es más que la resta de los pasivos a los activos. De esta forma puedes saber de forma exacta con que cuentas de tu empresa en aspectos tangibles o intangibles, o por otro lado si cuentas con alguna pérdida.

¿Qué es el estado de resultados? 

El estado de resultados es el documento en donde se realiza el registro de los datos de un momento en especial de la empresa para poder saber cuál es el estado de ganancias o pérdidas de tu empresa, este documento lo compone los siguientes conceptos: 

Los ingresos 

Debes tener presentes los ingresos que obtuviste durante el periodo contable que te interesa reportar. Es decir que debes tener en cuenta todos los ingresos financieros, los ingresos por ventas o cualquier otro ingreso con el que cuenta tu empresa. 

Costos 

Los costos son el gasto económico que requiere la fabricación de algún producto o prestar algún servicio. Una vez identifique el costo de producción, es posible que establezcas el precio que tendrá tu producto o servicio que es la suma del costo más el beneficio. 

Los gastos 

Los gastos de una empresa significan una salida de dinero. Dentro de los gastos se pueden encontrar los gastos fijos que son el pago de la nómina, arriendo, servicios públicos y también se pueden encontrar los gastos variables que se producen por alguna emergencia. 

Consejos para que lleves la contabilidad de tu microempresa 

Teniendo en cuenta la experiencia con nuestros clientes vamos a darte cuatro consejos que por lo general son los principales aspectos en los que fallan los microempresarios en aspectos contables cuando inician con una empresa nueva.

Ten presente que en todos los aspectos debes ser ordenado para que cuentes con una buena gestión sobre los movimientos y las operaciones financieras de tu empresa. La clave para que lo logres es tener disciplina y crear el hábito de archivar todos los documentos necesarios.

Conocemos muy bien a los emprendedores y sus necesidades, así que los siguientes son los consejos para que tengas una buena contabilidad en tu negocio. 

Utiliza un software contable 

Con un programa contable puedes controlar, tanto los ingresos como los gastos, también puedes generar facturas que se almacenarán de manera automática y no tendrás la necesidad de tener un archivo ni de preocuparte porque se pierdan. Al tener toda la información en un programa contable será más fácil tomar decisiones financieras de gran importancia para tu negocio. Por otro lado, debes saber que en Loggro contamos con un programa contable con diferentes precios o tarifas que sin duda se ajustarán a tu presupuesto. 

Ten el registro de gastos e ingresos 

Este es uno de los aspectos que debes tener muy presente para ambos casos te aconsejamos que los organices por categorías.

Escribe o realiza una copia de los recibos que le entregas a tus clientes y para el caso de los gastos, divídelos en fijos y variables como lo mencionamos anteriormente.

Ten presente que con un software contable todos estos procedimientos van a ser más fáciles de realizar. 

No olvides de los impuestos que debes pagar 

Lo primero que debes hacer es informarte sobre la normatividad más reciente, tanto de facturación electrónica, que es el proceso tributario de más alto impacto recientemente, como de los impuestos que debes pagar según la constitución de tu empresa y el Régimen al que hagas parte. Asegúrate de conocer si haces parte del Régimen Simple de Tributación o Régimen Común. Realiza un calendario para que tengas en cuenta las fechas importantes del año en que debes tener lista la información tributaria y de este modo puedas cumplir con esta obligación dentro de los plazos establecidos. 

Recuerda optimizar el tiempo para que ahorres dinero 

Es importante que dediques una vez al mes o cada quince días para organizar los documentos y archivar todas las operaciones contables que has realizado, esto con el fin de que al momento en que sea necesario realizar el balance general o el pago de impuestos no te encuentres atrasado. Ten presente que estar al día y tener todo muy bien organizado puede generarte beneficios tributarios.

Esto es todo lo que debes tener en cuenta a la hora de realizar la contabilidad de tu microempresa.

Ten presente que si cuentas con los servicios de un software contable puedes hacer que esta tarea sea más fácil y rápida de llevar.

El software de Loggro tiene funcionalidades que se adapta a las necesidades de tu empresa y que se ajusta a tu presupuesto, también puedes tener asistencia en el momento que más lo necesites gracias a que contamos con un equipo de especialistas en el tema. 

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