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Sistema de facturacion electronica: funcionalidades necesarias

óUna plataforma de facturacion electronica es insuficiente si tu intención es que tu empresa crezca 

Es importante que aproveches la implementación de tu software para tecnificar tu negocio con una herramienta que te permita tener el orden suficiente para poder tomar las decisiones más adecuadas cuando lo requieras, por eso te contamos todo lo que debe tener el sistema de facturación electrónica que elijas y por qué podría resultarte insuficiente si tu propósito es escalar tu negocio.

Funcionalidades de factura electrónica

Existen funcionalidades relacionadas con la factura electrónica, específicamente y son las que debes evaluar luego de analizar qué proveedor te prestará el servicio para adecuarlo a tu empresa.

Si es un proveedor autorizado por la DIAN, por defecto cumple con todos los requisitos legales necesarios para ser una factura válida y, a pesar de que no sobra verificarlos, es necesario que tengas presentes algunas recomendaciones adicionales. 

Implementación 

La implementación de la facturación electrónica asusta a muchos empresarios en Colombia, pero en realidad es un proceso sencillo, lo único que tienes que hacer es contratar un proveedor autorizado que te guíe en el proceso y al que puedas contactar en caso de necesitar ayuda. Estas son las recomendaciones:

  1. Identifica cuáles son los cambios que necesitas en los procesos de facturación que actualmente llevas y resuelve dudas al momento de contactar a tu asesor. Ten muy presentes las fechas de implementación. Aquí puedes consultar la última Resolución que fue emitida en octubre 1 de 2019 en la que se introdujeron cambios respecto al cumplimiento de la facturación electrónica. 
  2. Todas las áreas de tu empresa que están vinculadas con la facturación electrónica deben tener un plan de formación para que sigan con su ritmo de trabajo. Las principales áreas que debes capacitar son: finanzas, contabilidad y logística.
  3. Indaga en otras empresas parecidas a la tuya sobre el proceso de implementación de la factura electrónica o infórmate de la experiencia de otros países.
  4. Pregunta qué asistencia tecnológica necesitas para tener a la mano todas las herramientas que podrían frenarte en el proceso.
  5. Haz un listado de preguntas para que resuelvas todas las dudas posibles sobre la facturación electrónica y resuélvelas con tu asesor.
  6. Revisa qué software te interesa y asegúrate de validar su aprobación en la página de la DIAN o revisa nuestro artículo sobre los proveedores autorizados en este enlace, pues un error muy frecuente de muchos empresarios buscar plataformas o software gratuitos de facturación y acceder a soluciones de otros países que no están vinculadas a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para efectos de la validación previa y otros procedimientos.
  7. Es muy importante que tramites tu resolución de facturación ante la DIAN antes de que empieces a facturar electrónicamente
  8. Capacita a tu personal sobre el funcionamiento y el uso del software que elegiste. Generalmente, los proveedores tienen personal encargado de ayudarte en la puesta en marcha de tu facturación, bien sea presencialmente o en línea.
  9. Ten presente que una vez cuentes con un proveedor de facturación electrónica y esté implementado en tu empresa, debes realizar pruebas con seis meses de anticipación para constatar que todo esté funcionando bien.
  10. Luego de que hayas tenido en cuenta todos estos aspectos para la implementación de la facturación electrónica, te invitamos a revisar nuestra página especializada en la última normatividad de la DIAN para facturar electrónicamente, de modo que estés pendiente de los posibles cambios que surjan, con el fin de que siempre estés actualizado.

Validación previa

La validación de la facturación electrónica es un proceso previo a la emisión de la factura electrónica, pues anteriormente las empresas generaban una factura que simultáneamente llegaba a la DIAN y al adquiriente. Con el fin de evitar errores, este proceso cambió y actualmente las empresas primero envían su factura a la DIAN para que sea validada antes de que se envíe al adquiriente. Luego de que tus clientes la reciben, tu factura generará un aviso indicando que fue recibida

Requisitos de la factura 

A pesar de que la facturación electrónica es un proceso nuevo que cuenta con varias características, debes tener presente que es una factura y como tal debe tener requisitos similares a los de las facturas tradicionales, a continuación te contamos cuáles son los requisitos de la factura electrónica, explícitos en el Artículo 617 del Estatuto Tributario.

a. Estar denominada expresamente como factura de venta;

b. NIT del facturador;

c datos del adquiriente;

e. especificaciones del IVA pagado;

d. número consecutivo de FE;

e. fecha de expedición de la factura;

f. detalle de los productos o servicios;

g. valor;

h. datos de la empresa que generó la factura electrónica;

i. Indicar la calidad de retenedor del IVA.

Soporte

Es necesario que el software que contrates te brinde el soporte necesario, pues durante la puesta en marcha tendrás muchas dudas y quizá algún inconveniente técnico. Asegúrate de preguntar por el asesor que te atenderá, por el precio de las capacitaciones adicionales y por los horarios de atención. Fíjate en las reseñas que tiene el software en Facebook, Google y otras redes sociales para asegurarte de la calidad del producto en el largo plazo, así como también del soporte que te brinda el software.

Emisión, validación previa, envío, recepción y almacenamiento

Dentro de los requisitos o funcionalidades que debe tener la FE también están la emisión, validación previa, envío, recepción y almacenamiento; sin embargo, como te hemos contado, los software autorizados por la DIAN cumplen estos requisitos debido a que el proceso de habilitación como proveedor implica aprobar estos ciclos de facturación mediante pruebas técnicas y tecnológicas. 

Funcionalidades necesarias para crecer

Ahora bien, la mayoría de los software autorizados por la DIAN, si bien te facilitan el servicio de facturación electrónica, se limitan a esta funcionalidad, a pesar de que cumplan con las exigencias de la DIAN de emisión, validación, envío, acuse de recibo y almacenamiento; sin embargo, Loggro, como software administrativo te da la ventaja de integrar otras áreas de tu negocio con el proceso de facturación.

Los precios de Loggro pueden llegar a ser más bajos que algunas de las soluciones de facturacion electronica autorizadas por la DIAN que se encuentran en el mercado para las Mipyme y aún así se limitan solamente a prestar el servicio de facturación. En este enlace puedes ver un artículo para que compares los precios promedio de facturar electrónicamente.

Además queremos recomendarte que aproveches la obligación legal que debes cumplir para empezar en tu empresa el uso de un programa, software o plataforma de facturación electrónica que además de permitirte cumplir con tu requisito legal ordene las operaciones de tu empresa para que tengas control de lo que pasa con tus ventas, tu cash flow, tus finanzas y con la operación general de tu negocio.

Gestión de Inventarios 

A la vez que generas tus facturas electrónicas tu inventario se actualiza, pues las unidades que vendes se descuentan automáticamente de la plataforma. El sistema de inventario te permite tener control de los bienes que tienes almacenados en tus diferentes bodegas, como por ejemplo la materia prima de tus productos; esta funcionalidad te va a permitir un seguimiento detallado de su peso, qué cantidad tienes, las dimensiones y en qué sede de tu negocio se encuentran almacenados.

Tener un inventario actualizado te permite ahorra tiempo y equivocaciones para tener datos exactos y dedicarte a lo más importante de tu empresa. Sin duda, te ayudará a saber en qué momento debes comprar más materia prima o cuándo debes invertir para comprar más productos para la venta.

Generación de cotizaciones 

Los softwares de facturación electrónica son la herramienta más útil a la hora de realizar tus facturas, pero es aún mejor el proceso de facturación cuando está vinculado a una cotización que enviaste previamente; es decir que podrás vincular una factura a una cotización para tener información detallada sobre el proceso de compra de tus clientes a la vez que simplificas el proceso de envío de cotizaciones, lo que te permite ahorrar tiempo, disminuir el margen de error y presentarte a tus posibles clientes con una imagen corporativa que genera credibilidad  

Gestión de cartera 

Con la gestión de cartera puedes organizar tus activos financieros para reducir el riesgo de perdida y maximizar la rentabilidad de tu negocio. Con un software administrativo que esté vinculado a la gestión de cartera vas a saber qué cliente te debe qué monto para saber cómo están tusacciones, bonos, materias primas o derivados.

Adecuada organización de la contabilidad de tu empresa

La integración con el sistema contable de tu empresa es otro de los aspectos fundamentales a la hora de tener en orden tu empresa, pues la mayoría de los sistemas autorizados para facturar no tienen un módulo contable que le permita a tu contador tener al día las obligaciones financieras, ya que resulta mucho más complicado hacerlo manualmente; enLoggro vinculamos el módulo contable al proceso de facturación electrónica para simplificar esta operación a la vez que le ayudas a tu emprea a crecer de forma ordenada.

Como su nombre lo indica con un software contable la tarea de llevar toda la contabilidad de tu empresa va a ser más sencilla y podrás evitar problemas financieros por el desorden y la falta de un software contable.

Es importante que tengas presente que los contadores ya están familiarizados con la tecnología y por eso saban que los software de gestión administrativa les facilita su trabajo, por eso, cuando el trabajo es con un software sus honorarios bajan, debido a que el trabajo manual se reduce; por eso otra de las ventajas de invertir en un software de gestión emrpesarial es la disminución del precio de los honorarios que cobra tu contador.

Acceso a informes gerenciales

Con tu software contable va a ser mucho más fácil la tarea de identificar los indicadores contables de tu empresa, esto se debe a que con esta herramienta podrás tener acceso a diferentes tipos de informes contables que sin duda te podrán ayudar a la hora de tomar decisiones importantes.

Finalmente queremos que tengas presente que a pesar de que las soluciones del mercado están enfocadas en la facturacion electronica y cumplen con todos los requisitos y exigencias de la DIAN, es necesario que entiendas la facturación como un proceso clave en la operación de tu negocio que vincula muchas otros movimientos empresariales, pues la facturación es la base de todas las demás operaciones que puedas tener en tu empresa, por eso es necesario que la pienses, no solo como un requisito, sino también como el punto de partida para que tu negocio tenga un cash flow conveniente. 

¿ONG deben cumplir con la facturacion electronica?
¿Cuáles son los beneficios de usar un software con...

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