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¿Qué objetivos puedo lograr con la ayuda de un software contable?

Las empresas modernas cuentan con un entorno altamente competitivo, por esta razón deben tener a la mano las últimas novedades a nivel tecnológico, con el objetivo de ser más eficientes y competitivas. 

Los software contable son la herramienta moderna necesaria para mejorar la competitividad, debido a que les ayuda a optimizar muchas operaciones; en este artículo te contamos todo lo que un sistema contable puede hacer por tu empresa. 

¿Qué son los sistemas contables? 

Los sistemas contables contienen toda la información de una empresa desde los datos financieros hasta los contables. Gracias a esto, es posible analizar, entender y atender la situación económica de una empresa de una forma eficaz y rápida. 

Esto quiere decir que, con un sistema contable se crean normas y pautas que controlan todas las operaciones de una empresa; a su vez es posible realizar una clasificación de todas las operaciones, tanto financieras, como contables que se manejan en el diario vivir de una empresa. 

Grupos de información de los sistemas contables 

Los sistemas contables se caracterizan por contar con dos grupos de información que son la contabilidad financiera externa y la contabilidad de costos. Revisa aquí cómo Loggro puede apoyarte en cada una de estas funciones que automatizan tu empresa.

Contabilidad financiera externa 

La contabilidad financiera que se opera por medio de un software contable tiene que ver con la información que está a disposición, tanto de quienes conforman la empresa, como de personas exteriores. 

En este último grupo se incluye todo tipo de clientes internos (colaboradores): accionistas, personal contable, administradores de punto de venta, proveedores que se encuentran interesados en la solvencia de la empresa, entre otros.

Software contable para contabilidad de costos 

En este aspecto se tiene en cuenta la relación entre los costos y los beneficios que tiene la empresa gracias a las operaciones que realiza; es decir, el volumen de la producción y la eficiencia para generar beneficios por medio del uso de sus distintos recursos. 

La principal diferencia de la contabilidad de costos con la contabilidad financiera es que los departamentos utilizan la información relacionada con la situación económica de la empresa para maximizar sus operaciones, obtener beneficios y reducir los costos.

¿Cómo funciona un software contable? 

Por lo general, todos los software contables tienen pautas de información, esto hace que cualquier miembro de la empresa pueda entender la información que en ellos se almacena. Es cierto que posiblemente no todas las personas entienden los términos contables, pero si pueden ver de forma clara y concisa cuál es la situación financiera de muchos aspectos en una empresa. Loggro es un software contable que no requiere conocimientos contables previos, por lo que es una solución de fácil comprensión para todo tipo de persona.

Organiza la información en tiempo real

El orden de la información es uno de los aspectos más importantes, esto se debe a que si no se organiza será imposible clasificar los movimientos contables.

Con el orden diario de la entrada de dinero, materiales y mercancía es posible a final de año conocer el balance de la empresa. Lo más importante de esta funcionalidad es que puedes consultar en tiempo real el estado de tu empresa.

Características principales de un software contable 

Además de las funciones principales con las que cuenta un sistema contable, es importante que cuenten con características básicas para que el funcionamiento del software sea el mejor. Ten presente que las funcionalidades no son aplicables a todas las empresas, debido a que el tamaño y las necesidades pueden cambiar de forma volátil; por lo tanto, por eso te recomendamos asesorarte muy bien antes de elegir el software que te acompañará en tu proceso de digitalizar tu negocio.

Software útil en tu negocio 

En Colombia existen los ERP y los software administrativos. Dentro de este último, puedes encontrar software de todo tipo: para restaurantes, centros médicos, centros de bienestar, para gimnasios, entre muchas otras posibilidades del mercado.

Esto quiere decir que el software que elijas para tu empresa debe atender todos los aspectos contables y financieros que requieres cubrir, de modo que tengas confianza en tus procesos. Tu software debe responder de forma eficaz para que conozcas la situación real de tu negocio y corrijas los aspectos que sean necesarios.

Además es importante que elijas el correcto, debido a que si el software que elegiste se especializa en un segmento diferente al tuyo, estarás impedido a mediano plazo para entender segmentos específicos de tu empresa.

¿Qué es un software contable intuitivo? 

Quiere decir que no necesitas tener un manual en tus manos para poder manejar, por lo menos las funciones básicas; es decir que tu intuición debería guiarte a través de sus funcionalidades.

En realidad, por más simple que parezca, un software intuitivo implica un gran trabajo de desarrollo, diseño, experiencia de usuario, lenguaje tecnología, entre muchos otros aspectos, pues cualquier error puede salirte muy caro. Un software intuitivo debería reducir al máximo la posibilidad de cometer errores, gracias a su fácil manejo.

En resumidas cuentas, un sistema de software contable debe ser muy fácil de usar; esto quiere decir que el área que utilice el software debería ser capaz de usarlo sin la necesidad de tener un proceso de capacitación largo y que interrumpa las actividades diarias de tu empresa.

Aún con esta intuición, deberás tener el soporte necesario y la instrucción que te garantice manejar tu software contable de la mejor manera.

Un software contable que te brinde información 100% confiable 

Es importante que puedas confiar en todos los datos que te brinda tu software, esto solo lo puedes tener si tienes la garantía de un software que se actualice en tiempo real y que te dé el respaldo de que tu información está segura. Todo esto te permitirá tomar decisiones importantes para que tu empresa esté al día con todo tipo de procesos y que satisfaga la necesidad de tus clientes. Al final todo es una cadena de valor que empieza por una correcta operación interna.

Objetivos que puedes conseguir con un software contable 

Los sistemas contables deben estar enfocados en cumplir los objetivos de crecimiento de una empresa y para que tu empresa crezca es importante conseguir objetivos específicos por medio de la digitalización de tus procesos con ayuda de un software contable. 

Tu empresa va a ser más competitiva 

Es posible que existan muchas empresas que operen en el mercado ofreciendo los mismos servicios y productos que la tuya, pero con un sistema contable es más fácil asegurar el futuro y el éxito de tu empresa, debido a que te enfocas en áreas que requieren tu atención y dejas de lado las tareas operativas que tienen demasiado esfuerzo y su impacto es bajo o medio a pesar de ser constante. 

Nuestra recomendación es que te enfoques en probar cómo posicionar tu marca, cómo encontrar tus clientes, cómo llegar a nuevos mercados, entre otras áreas que te permitan entender cómo lograr tu plan de negocios.

Tu capacidad de reacción será más amplia 

Con un programa contable también tienes la capacidad de reaccionar de forma instantánea ante movimientos e imprevistos que surjan, esto sin duda hace que la gestión de tu departamento financiero sea más eficaz.

Al tener la información al día, puedes tomar decisiones de último momento sin necesidad de alterar áreas de tu empresa que deben mantenerse a salvo, por ejemplo, la nómina.

Un software contable te ayuda a mejorar procesos de nómina porque esta información se integra con los pagos periódicos que realizas a tus colaboradores; en otras palabras, tienes la trazabilidad de todos los procesos para que puedas saber cómo actuar sin perder de vista ninguna área de tu empresa.

Con un sistema contable reduces los errores 

Un software contable te permite automatizar procesos que antes se generaban de forma manual, por esto logras que se reduzcan errores y que tengas una mejor operación. Esto no solamente se traduce en orden interno, al tener todo bajo control, no solo mejoras procesos internos de tu empresa, sino que te facilita comunicarte con clientes y proveedores y por consiguiente, prestar un mejor servicio o entregar un mejor producto.

Tu sistema contable hará que tomes mejores decisiones 

Los sistemas contables están diseñados para que tu trabajo sea más rápido, eficaz y sin cometer errores. Del mismo modo, la automatización de la información y de las operaciones te hace más fácil alcanzar todos los objetivos de tu empresa gracias a que todo esto mejora la toma de decisiones mientras toda la historia de tu empresa está a salvo, porque la información está en la Nube.

En conclusión, un sistema contable agiliza tus procesos y te ayuda en la gestión de recursos, de manera que además del orden, tendrás una mayor economía de recursos y en consecuencia una mayor rentabilidad.

Podrás alcanzar las metas que te propones en tiempos más cortos. Si estás buscando un software contable te invitamos a conocer el software de Loggro, con seguridad encontrarás una versión de nuestro sistema que se ajuste a las necesidades de tu empresa.
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