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¿Qué es un Software contable integral?

Es necesario que un software contable esté en la capacidad de capturar otras tareas que le permitan armonizarse con las operaciones del negocio

Con la agitada dinámica de los negocios que hoy obligan a tener toda la información disponible para poder tomar las mejores decisiones al respecto. Es necesario que el software contable, no sea simplemente un reportador de información financiera, sino que también esté en la capacidad de capturar otras tareas que le permitan armonizarse con las operaciones del negocio y así brindar otro tipo de funcionalidades y reportes acordes con la necesidad de la empresa. Por ello, un software contable debe dejar de ser un software contable per se y pasar a ser un software contable integral que permita abarcar todas las transacciones de la compañía y así poder sacar más provecho como socio tecnológico de negocio.

Es por lo anterior que se ha tornado en boga el término ERP (Enterprise Resource Planning) o como se le conoce en español: Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Este tipo de softwares tiene como objetivo que todos los módulos estén vinculados en línea.

Anteriormente, para los procesos de la empresa, en muchos lados las empresas tenían software distintos según el tipo de proceso: uno de ventas, producción, contabilidad y otros, lo que aumentaba los costos administrativos de gestión y mantenimiento, pero sobretodo, aumentaba los costos para consolidar la información, transformando así el proceso de información financiera en uno crítico por la alta demanda de tiempo y recursos que representaba el hecho de consolidar todo en un solo lugar. Por ello, los ERP han llegado para poder facilitar esta gestión y potenciar los recursos de la empresa en términos de eficiencia y calidad.

¿Cómo se integraba antes el software contable?

Antiguamente, si los procesos de la empresa estaban separados por software, eso obligaba al personal contable obtener múltiples reportes de diferentes softwares, y con diferentes formatos de reportes, lo que aumentaba el costo de poder incorporar esa información al sistema contable, por lo que, además, ese proceso manual podría implicar un mayor riesgo de error humano en virtud del dispendioso proceso de consolidación. Así pues, este proceso se fue relegando hasta que se pasó al término de interfases. Las interfases eran con un solo software por módulos, realizar una exportación del módulo hasta el módulo de contabilidad donde era que todo se consolidaba. Sin embargo, ese proceso tenía unas conjeturas:

  • Si al momento de la interfase un registro del módulo quedó incorrecto, el ajuste debía hacerse a través del módulo de contabilidad.
  • Lo anterior conllevaba a que se debía hacer de manera recurrente reconciliaciones entre los reportes del módulo con los de contabilidad, para poder entender la diferencia que había entre el módulo particular y el módulo de contabilidad.
  • Realizar tantas conciliaciones traía como consecuencia generar desconfianza hacia la herramienta, pues al ser tan vulnerable la posibilidad de hacer ajustes vía el módulo de contabilidad, aumentaban los costos de administrar la información dentro del software.

Como se nota en los párrafos anteriores, administrar la información financiera de una empresa a través de diferentes software y/o módulos para convertirlos en uno solo era una total pesadilla. Sin embargo, esa pesadilla de diluyó con la llegada de los ERP y/o software contable integral.

¿Cómo funciona un software contable integral?

Un software contable integral funciona de manera sencilla. Ya que, si bien también opera con módulos, estos módulos están directamente conectados con el módulo de la contabilidad, por lo que cualquier ajuste que deba hacerse, se puede realizar a través del módulo original, y no desde contabilidad, por lo que esto asegura un ahorro de tiempo en términos de conciliaciones de la información módulo vs contabilidad que antiguamente se usaba y que no representaba ningún valor añadido para la empresa.

En la mayoría de los casos, un software contable integral funciona a través de la nube, es decir, por internet. Antiguamente, estos programas ERP demandaban que los recursos de RAM y ROM en donde se ejecutaban estos programas tuvieran unas características particulares en cuanto a las máquinas, por lo que ese tipo de situaciones aumentaban los costos. Sin embargo, con la posibilidad de que un software contable integral sea en la nube, hace que los recursos no sean tan exigentes como antes y, además, resulta más económico poder asegurar una estable conexión de internet en vez de adquirir equipos costosos.

 ¿Qué ventajas tiene un software contable integral?

Entre las ventajas de un software contable integral encontramos:

  • El ya mencionado ahorro en máquinas, puesto que un software contable integral en su mayoría, opera a través de internet, por lo que bastará contar con una robusta conexión a internet.
  • Una de las grandes ventajas es que si anteriormente los informes de diferentes venían con su propio formato, ahora este dolor de cabeza se ahorra porque se maneja una estructura común que permitirá a cualquier usuario entender la información que recibe, sin necesidad de aclaraciones adicionales.
  • Al ser uno solo, también disminuyen los tiempos de capacitación de los usuarios, pues los procesos si bien son diferentes, son manejados en un ambiente común, lo que facilita el entendimiento y sensibilidad con la herramienta.
  • Al estar todo en uno, es posible que cualquier usuario tenga acceso a la información desde el módulo y no desde contabilidad, lo que facilita el entendimiento a otras áreas que no son contables del desempeño de su área y así determinar correctivos para mejorar los procesos.
  • Una disminución en los costos de arrendamiento y de mejoras, ya que si se tenía diferentes softwares, forzaba a los usuarios a pagar una actualización por cada software y eso a su vez se traducía en un esfuerzo administrativo más como desde la causación de cada factura hasta al pago de cada una.

Como se puede, un software contable integral tiene como propósito disminuir los procesos ineficientes de la empresa y tenerlos en un solo sitio para así ser más eficientes y tener la información siempre conectada, sin necesidad de depender de terceros u otros, lo que hace más efectiva la gestión del negocio. Adicional, un software contable integral permite al empresario ahorrar mucho dinero en términos de capacitación y mantenimiento, lo que asegura una mayor eficiencia y mejores resultados en términos de productividad para la empresa. ¿Necesitas un software contable integral? Conoce a Loggro

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