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¿Qué son exploradores AD-HOC en un software contable?

Es necesario que el Software contable no sea simplemente un reportador de información financiera 

Un software contable es un sistema que permite almacenar una y cada una de las transacciones de la compañía, de una manera amigable y sencilla para todos los usuarios que operan en el software contable. Así mismo, debe estar en la capacidad de generar reportes que transforman esa información en decisiones para el crecimiento de la compañía. Sin embargo, muchas veces, esos reportes carecen de una personalización que no permiten hacer análisis más precisos sobre algunos ítems, lo que obliga a realizar ajustes sobre el reporte en aras de poder analizar a profundidad lo que la compañía pretende.

Para entender cómo opera esto en un software contable vamos a analizar a profundidad lo que significa AD-HOC.

¿Qué es AD-HOC? 

La palabra AD-HOC per se significa: "para esto". En otros términos, quiere decir que está hecho para una situación concreta.

¿Cómo sería un explorador AD-HOC en un software contable? 

En un software contable un explorador AD-HOC permitiría buscar un dato específico, propio de los más robustos ERP, con aras de encontrar con un filtro más específico la información requerida, en vez de realizar filtros y ediciones manuales sobre la información reportada que pueden derivar en errores humanos al momento de realizar una consulta.

Así que un explorador AD-HOC permitiría hacer otros análisis con mayor profundidad y con mayor precisión a través de los filtros según lo especifiquemos. Vamos a abordar algunos ejemplos que podrían ser usados con exploradores AD-HOC para así explotar el potencial.

Análisis detallado de P&G 

Supongamos el caso en donde tenemos nuestro P&G a nivel general. Sin embargo, queremos ver el detalle segmentado de cada uno de los centros de costo, para citar ejemplos: logística, comercial, finanzas, otros. Para nuestro caso, usaremos el centro de costos de comercial.

Ahora bien, si este centro de costo puede estar definido por centros de costos, quizás baste con emitir un auxiliar a ese nivel y ya estaría, ¿pero qué tal si además de ese centro de costo queremos ver todas las operaciones a ese centro de costo que fueron ingresadas por un usuario en particular? Es ahí donde el ad-hoc aparece, puesto que en la primera situación estamos mencionando la posibilidad de emitir un informe y para poder detectar todos los registros hechos por un usuario determinado, eso muy probablemente obligue al usuario a realizar una manipulación adicional a la información extraída (situación que no se recomienda para nada) y, adicionalmente, que en el proceso de manipulación exista un error humano al que cualquier usuario puede estar expuesto al manipular información para propósitos específicos.

Ese tipo de manipulaciones y errores humanos pueden ser evitados, ya que los exploradores ad-hoc están en la capacidad de hacer cuántos filtros sean necesarios para tener la información filtrada sin que deba existir esa manipulación. Eso quiere decir que facilita las formas en que se pueden hacer análisis específicos sobre las transacciones de la empresa, para este ejemplo, un P&G hasta nivel de usuario, entre otras.

Retomando el ejemplo anterior,es posible que nuestro reporte de un estado de resultados y/o P&G sea mostrado en pantalla o en reportes y a través de los filtros hechos por el explorador ad-hoc, ver una y cada una de las transacciones que componen ese P&G a nivel de centro de costo, permitiendo así analizar a profundidad y tomar decisiones para una línea de negocio o centro de costo específico.

Análisis administrativos de ingreso de información 

Otra situación que es posible analizar a través de los exploradores ad-hoc, es poder visualizar la cantidad de registros que un usuario está imputando en un periodo, sin importar de qué módulo sea. Esto facilita mucho la gestión del recurso de la empresa, puesto que los coordinadores, supervisores y otros superiores que tengan personal a cargo, pueden hacer robustos análisis de carga de empleados a través de los registros que hace cada uno de los miembros de su equipo. 

Para ello bastaría filtrar con el explorador ad-hoc todos los registros hechos por cada usuario, en aras de medir el promedio de registros hechos por cada uno y así equilibrar las cargas y, adicionalmente, para ver qué registros puede hacer el software contable de manera automática para así liberar tiempos dentro del equipo y hacerlos más eficientes a través de un mejor uso del software contable.

Análisis de vencimientos para una mejor gestión del flujo

Uno de los grandes dolores de cabeza en toda empresa es la gestión del efectivo, ¿pero cómo puede un explorador ad-hoc ayudarme a esta labor? ¡Sencillo! Supongamos que una empresa tiene como costumbre realizar el pago de sus proveedores una vez a la semana, para citar un día, los viernes. A través de un reportes ad-hoc, la empresa está en capacidad de analizar por vencimientos que le pagan y que le deben en un día determinado, así le es más fácil hacer planeaciones como:

  • Determinar con precisión el gap entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, para así determinar si las primeras pueden cubrir las segundas sin necesidad de salir a buscar efectivo para cancelar las deudas que se vencen en el transcurso de esa semana.

  • Enfocar esfuerzos en garantizar, tanto como sea posible, el recaudo de aquellas cuentas por cobrar que la empresa tendrá en el transcurso de esa semana, y así poder evitar al máximo la necesidad de buscar otras fuentes para garantizar el pago de las cuentas por pagar.

Esto son solo algunos ejemplos de los reportes que se pueden extraer a través de un explorador ad-hoc, sin duda alguna, representa una inmensa ventaja el hecho de poder filtrar la información tanto como deseemos para así realizar análisis de alto impacto de nuestras operaciones en las empresas. Otra gran ventaja como se describió, es evitar al máximo la manipulación de la información reportada, ya que esto garantiza la fiabilidad de la información y la minimización de errores humanos que pueden ser causados por la manipulación de la información. Esto se transforma en reportes con mejor trazabilidad y fiabilidad en términos de sistemas.

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