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¿Por qué es importante contar con un software de gestión en la nube que opere mi contabilidad?

En tiempos donde los negocios requieren agilidad, la contabilidad no puede quedarse atrás. Los sistemas, la información y la manera de tomar decisiones han cambiado radicalmente, por lo que tener la información al instante es vital para tomar las decisiones más apropiadas para el negocio dada la dinámica actual del mundo globalizado. Actualmente, muchas compañías están bajo el modelo actual que suele ser costoso y, por ende, ineficiente ante las nuevas tecnologías.

A continuación, vamos a destacar las ventajas del modelo de software contable en la nube.

Vanguardia

Cuando un negocio está a la vanguardia, las posibilidades de que prospere son más altas. Los negocios, como la vida misma, requieren de adaptación a los cambios para poder sobrevivir. La dinámica del mundo globalizado que cada día se actualiza, obliga a las empresas estar al día en cuanto a tecnologías de información para asegurar el flujo de negocios de la compañía.

Seguridad

Uno de las ventajas más grandes es la seguridad. Entendiendo que los empresarios quieren proteger su información, la nube se ha consolidado como un lugar seguro para poder almacenarla. Los protocolos de seguridad a los que han sido sometidos los sistemas en la nube aumentan la confianza de los poseedores de la información. Los sistemas que no están en la nube son más propensos a ataques y por ende más vulnerables. Otra de las grandes ventajas de la nube, es que los procesos de backup son automáticos, por lo que es un proceso y un dolor de cabeza menos. En los sistemas que no están en la nube, este proceso debe hacerse manual, por lo que un olvido o una ejecución tardía de este proceso, puede significar una pérdida parcial o total de la información. Sin información no hay decisiones, sin decisiones no hay negocios.

Información en tiempo real

Una característica que toda persona que toma decisiones dentro de una empresa quisiera tener es la de tener información en tiempo real. En los procesos actuales, muchas veces los procesos de conversión de información a decisión pueden tomar tiempos en los que se pierden negocios. Los sistemas en la nube actualizan en tiempo real la información registrada sin necesidad de enviar correos o información inexacta. Bastará con revisar desde la comodidad del teléfono la información la cual se puede visualizar en gráficas, tablas y reportes que permiten optimizar el costo de la toma de decisiones de una empresa. Sin duda, una ventaja que mejorará las perspectivas del negocio.

Bajo costo

En cualquier negocio, el principio costo/beneficio es un objetivo primordial. Los sistemas en la nube son más económicos frente a los tradicionales porque no requieren grandes inversiones en temas de infraestructura tecnológica, por lo que será un importante ahorro que, sumado a las características anteriormente vistas, aseguran que el modelo de la nube será una gran solución para las compañías haciéndolas más eficientes en sus procesos.

El modelo de la nube se encuentra sobre el modelo SaaS (Software as a Service, por sus siglas en inglés que traducen: Software como servicio), permiten tener software que se paga de manera mensual y por el cual no deben pagarse actualizaciones porque estas mejoras se van haciendo de manera continua, lo que sin duda representa un alivio en términos de flujo de caja y permite a pequeñas empresas con menor liquidez, acceder a un servicio que les permitirá ser eficientes desde el primer momento.

Reportería

Una de las ventajas más notables de los sistemas en la nube es la posibilidad de acceder a los reportes. Los reportes son el resultado luego del procesamiento de datos. En los sistemas convencionales, generalmente los reportes se generan en un archivo de excel u otra extensión, para someterse a un proceso manual en el cual la persona la transforma en información útil como: reporte de inventarios, reporte de ventas, reporte de gastos, reporte por puntos de venta, entre otros. Al estar la información en la nube, los reportes además de estar en tiempo real se encuentran disponibles en formas de gráficos que facilitan el entendimiento y, por ende, mayor claridad para tomar las decisiones que más favorecen al negocio.

Además de ello, los reportes pueden ser multipropósito, tales como: gerenciales, que son aquellos enfocados a la gestión y rendimiento de la empresa. Contables, enfocados para la preparación de análisis financiero y temas de índole tributario. Administrativos, enfocados a los procesos de la empresa.

Todo en uno

Uno de los grandes atenuantes de los software de gestión actuales, es que mucho de los módulos que alimentan la información contable como activos fijos, cartera, cuentas por pagar, tesorería, inventarios, entre otros, se encuentran separados de la contabilidad, por lo que siempre hay que correr procesos de interfase que permitan incorporar dicha información a la contabilidad para así generar reportes. Situación que puede derivarse en fallas de información por razones como:

  • Si un módulo llega a tener errores en el momento de la interfase, estaremos ante un inminente riesgo de tener información incompleta, por lo que pueden tomarse decisiones con información incompleta y/o errónea. Situación que también puede presentarse si uno de los procesos es omitido, sea cual sea la razón.
  • Si un módulo tiene información diferente a la contabilidad, se debe someter a un proceso de reconciliación que suele ser costoso para la empresa en función de que la información no estará de manera oportuna para tomar las decisiones correctas.
  • Si la información resultante es erronea, esto puede acarrear costosas multas con la DIAN y otros entes de control.

Al estar todo integrado en la nube, las interfases junto con los riesgos que estos tienen desaparecerán porque la información se incorporará de inmediato. Eso, además, representa un proceso menos para hacer por lo que vuelve a la empresa más competitiva y eficiente.

Conclusiones

  • Un software de gestión en la nube permite acceder a la información desde cualquier dispositivo, por lo que la información se vuelve portable.
  • Es un modelo económico porque actualizaciones, costo de mantenimiento y otros derivados, ya se contemplan en el valor cancelado, por lo que también permite una mejor planeación del flujo de caja. Esto hace que desde una microempresa hasta una PYME puedan acceder a una poderosa herramienta.
  • Al estar siempre con actualizaciones constantes, la gama de reportes asegura que la compañía podrá cumplir obligaciones de gestión, fiscales y de otra índole en un solo lugar, permitiendo a las empresas enfocarse en lo realmente importante: hacer negocios.

 

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