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¿Para qué sirve un software contable?

Habiendo establecido la importancia crítica que tiene llevar la contabilidad de nuestra empresa, sin importar si es pequeña o grande, queremos explorar un poco porqué una herramienta de software contable se hace esencial para operar un negocio.

Hace treinta o más años no era normal que las PYME Colombianas o Latinoamericanas operaran un software contable.  Para ese entonces, los computadores eran aparatos muy costosos, haciendo que la herramienta se saliera del alcance de las PYME.  Así las cosas, era encontrar un libro de asiento manual, donde se registraban las transacciones de una PYME. Como podrán imaginarse, el trabajo de elaborar un resumen contable (expresado en un P&G, balance y estado de resultados) era una labor titánica de cada periodo contable.

Para este artículo de nuestro blog, hablamos con varios empresarios de “vieja data” que operaban sus empresas en la época de los 70s y 80s en Colombia.  Ellos confirman lo complejo que era obtener información al día sobre su negocio.  Durante muchos meses no tenían siquiera un balance, el P&G era escueto e inexacto, y cuando la información llegaba, normalmente llegaba muy tarde para tomar una decisión a tiempo que permitiera guiar la empresa.

Hoy por hoy, las soluciones tecnológicas, como lo es el software de contabilidad Loggro de PSL, están al alcance de las PYME Colombianas. Lo que nos trae de regreso a nuestra pregunta inicial: ¿para qué nos sirve, en nuestro día a día, un software contable? (También conocido coloquialmente como paquete contable).

A través de un software contable, las múltiples transacciones que se tienen que asentar en una contabilidad se guardan de manera automática.  Igualmente, un software contable robusto se encarga de las operaciones matemáticas y de aplicación de reglas fiscales que deben ser ejecutadas para llevar una contabilidad (p.e.j. calcular y asentar impuestos, cruzar saldos, mantener un control sobre lo facturado, entre muchos otros).  De esta manera, el software facilita de manera muy importante el llevar una contabilidad en una empresa pequeña; de hecho, el hacerlo se vuelve un proceso automático, que en vez de volver más lenta la operación, la hace más eficiente y controlada (por ejemplo, es más rápido facturar a través de un buen software contable que hacerlo manualmente, o es más sencillo controlar un inventario de manera electrónica a través de un software contable, que a través de un catálogo manual).  

En un buen software de punto de venta, las transacciones se registran de manera inmediata.  Esto quiere decir que un software contable robusto nos permite consolidar toda nuestra información financiera y verla actualizada en cualquier momento. A través de un software contable, entonces, se elimina el inconveniente de tratar de dirigir su empresa con información “de hace tres semanas” que ya perdió relevancia, cambiando esto por información en tiempo real que nos da una foto exacta de lo que sucede en nuestro negocio.

De igual manera, un buen sistema contable garantiza la integridad de la información que reposa en su contabilidad.  Operarla manualmente o a través de archivos en Excel es riesgoso, pues la herramienta no controla el tipo de información que se ingresa, haciéndola propensa a errores.  Por el contrario, un software contable robusto genera controles que alertan al usuario cuando una cifra es mal digitada.

Así mismo, un software contable sólido va mucho más allá que el registro de las transacciones, permitiendo el uso de decenas de reportes y exploradores que sintetizan la información contable, haciéndola entendible a los diferentes gerentes para que tomen decisiones sobre sus áreas particulares.

Un sistema de contabilidad moderno que sea desplegado a través de la nube tiene ventajas adicionales.  Las principales siendo que permite acceder a la información de su empresa desde cualquier lugar donde tenga una conexión a internet. Igualmente, un software de inventarios en la nube como lo es Loggro le permite consolidar información de múltiples establecimientos en tiempo real, para que usted entienda lo que ocurre con todo su negocio.

 

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