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Lo que deberías saber de proveedores de Facturacion Electronica y cómo escoger el mejor

Dentro de los roles de la Facturacion Electronica, además del adquirente y del facturador electrónico, está el proveedor de factura electrónica.

En muchos casos, las empresas se encargan de crear su propio sistema de facturacion electronica, ya que necesitan monitorizar procesos específicos de forma masiva, lo cual ocurre principalmente en las compañías de gran tamaño.

¿Quién puede ser un proveedor de facturacion electronica?

Todas las personas naturales o jurídicas que técnica y tecnológicamente estén en la condición de desarrollar un sistema que permita enviar facturas al adquirente, de forma simultánea a la DIAN y cuyas facturas cumplan los requisitos del Artículo 617 que establece el Estatuto Tributario.

¿Cuánto tiempo tarda un proveedor en ser autorizado por la DIAN?

El proceso de habilitación es extenso, tanto para los proveedores que prestan su servicio a otras empresas, como para las compañías que han desarrollado su propio sistema. En ambos casos deben superar con éxito la generación, envío y almacenamiento de rangos específicos de facturas electrónicas y, el proceso es largo debido a que la DIAN debe asegurarse de que todos los procesos concernientes a la tributación se lleven a cabo de forma correcta.

A pesar de que las fases de revisión técnica son las mismas, la DIAN es mucho más exigente con empresas que prestarán el servicio de facturación de forma masiva para otras empresas, pues los facturadores que desarrollan su propio sistema envían una cantidad reducida de facturas a la DIAN para su verificación, mientras que las empresas que tienen como objeto social prestar su servicio de facturación envían a diario cientos de facturas que deben ser aprobadas o rechazadas, por esta razón, el proceso de aprobación varía y en algunos casos resulta ser más exigente.

Listado de proveedores autorizado para facturar electrónicamente

Dentro de los requisitos que la DIAN exige para habilitar a un proveedor, está entre muchos otros la validación previa que se reglamentó con la Resolución 30 de 2019. A continuación puedes ver el listado de proveedores:

ACEPTA S A S

ASISTENCIA MOVIL S.A.S.

ATEB COLOMBIA S A S

BCN CONSULTORES COLOMBIA S.A.S.

BIT CONSULTING S.A.S

BYTHEWAVE S.A.S

CADENA S . A .

CARVAJAL TECNOLOGIA Y SERVICIOS S.A.S.

COMERCIO ELECTRONICO EN INTERNET S.A. CENET S.A.

COMPUNET S.A

COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S

CONEXUSIT SAS

CORREDORES DE INFORMACION LTDA

DATA EXPRESS LATINOAMERICA S.A.S.

DBNET COLOMBIA SAS

DELCOP COLOMBIA S A S

DISPAPELES S.A.S

DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S

ECOM S.A.S.

EDICOM S.A.S

EDX COLOMBIA S A S

EKOMERCIO ELECTRÓNICO SAS

ESDINAMICO S.A.S.

ESTRUCTURAS GERENCIALES S A S EGESA SOCIEDAD POR ACCIONES SIMLPIFICADA

F Y M TECHNOLOGY S.A.S.

FACTURA1 S.A.S.

FACTURAXION COLOMBIA SAS

FACTURE S.A.S

FEBOS COLOMBIA S.A.S

FEDERACION NACIONAL DE COMERCIANTES FENALCO SECCIONAL ANTIOQUIA

GLOBALTEK DEVELOPMENT S A

GURUSOFT S.A.S

HERRAMIENTAS DE GESTION INFORMATICA S.A.S

HMT SAS

ILIMITADA INGENIERIA DE SISTEMAS S.A.S.

INDRA COLOMBIA LTDA

INFORMATIX DE COLOMBIA LTDA.

INNAPSIS APPFLOW SAS

JAIME TORRES C Y CIA S A

LEXCO S.A.

MAKRO SOFT LTDA

NOVA CORP SAS

NUBIXAR SAS

NUBOX COLOMBIA S A S

OASISCOM SAS

OLIMPIA MANAGEMENT S A

OPENTECNOLOGIA S.A.

PAPERLESS S.A.S.

PARADIGMA S A S

PLATAFORMA COLOMBIA S.A.S.

PRODUCTORA DE SOFTWARE S.A.S

PROFESIONALES EN TRANSACCIONES ELECTRONICAS S.A. PTESA

REDUNONET LTDA

RICOH COLOMBIA S.A.

SAPHETY - TRANSACCIONES ELECTRONICAS S A S

SAVE COLOMBIA COMPANY S.A.S.

SIGNATURE SOUTH CONSULTING COLOMBIA S.A.S

SIIGO S.A

SIMBA SOFTWARE SAS

SISTEMA INTEGRADO MULTIPLE DE PAGOS ELECTRONICOS S.A.

SISTEMAS DE INFORMACION EMPRESARIAL S.A

SOCIEDAD CAMERAL DE CERTIFICACION DIGITAL CERTICAMARA S A

SOCIEDAD DE EXPLOTACION DE REDES ELECTRONICAS Y SERVICIOS DE COLOMBIA S.A.S.

SOFTWARE COLOMBIA SERVICIOS INFORMATICOS SAS

SOFTWARE ESTRATÉGICO S.A.S

TELEINTE S A S

TERASYS S.A.

THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S.

TN COLOMBIA S.A.S

TNS SAS

TRANSFIRIENDO S.A.

U.A.E. DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

VSDC S.A.S.

WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S

El piloto para proveedores de facturación con validación previa

Las empresas listadas participaron del piloto de validación previa llevado a cabo solamente en Bogotá; dentro de este grupo hay ERP e independientes que han optado por la creación de software de facturación, en cualquiera de los casos, estas empresas deberán empezar el proceso de registro y pruebas de validación previa a más tardar el 1 de septiembre y el 1 de diciembre 2019 deberán estar listos para facturar electrónicamente.

¿Cómo optar por los mejores  proveedores de facturación electrónica?

Sabemos que a la hora de optar por uno u otro proveedor de factura electrónica, las Mipyme evalúan múltiples características; sin embargo, es importante que además de tener presente un precio asequible por cada factura, evalúes otros aspectos del sistema de facturación que elijas.

La cantidad de facturas y documentos electrónicos

Recuerda que a la hora de facturar electrónicamente también debes emitir documentos electrónicos, por lo que es importante que te fijes cuántos te permite emitir el facturador electrónico que elijas, incluyendo notas débito y notas crédito. Si quieres saber más sobre esto, revisa aquí nuestro artículo sobre los documentos electrónicos.

Calcula la media de facturas electrónicas que emites mensualmente y si son equivalentes a la cantidad que te ofrecen. Si te excedes será importante que evalúes el costo adicional que deberás pagar por cada una o si resulta preferible para ti acceder a otros planes o proveedores de facturación.

La firma digital y los CUFE ¿Cuánto pueden valer?

Debes tener presente que la firma digital no puede ser la misma que utilizas en las declaraciones, por esto, la DIAN asignó gratuitamente 7.200 mecanismos de firma digital para las microempresas, con el fin de promover el cumplimiento del anexo 2 de la Resolución 19 de 2016. 

A la hora de elegir un proveedor, esto es particularmente importante, pues algunos proveedores te cobrarán un valor adicional por incorporar la firma, e incluso, te exigirán tu propia firma digital. 

En cualquiera de los casos, recuerda que las firmas digitales que se deben utilizar en el proceso de la emisión de las facturas deben estar respaldadas por un certificado digital vigente, por esto, el proveedor de Facturacion Electronica que elijas deberá exigirte o contar con este respaldo para que la validación de tus facturas sea exitosa. 

¿Qué hay de los intermediarios de facturación y software/ERP?

En algunas ocasiones, los software administrativos y contables subcontratan plataformas específicas de facturación electrónica; por supuesto, este es un factor determinante a la hora de elegir tu software. 

Lo más importante por contemplar es el soporte que te pueda brindar el Software a la hora de necesitar ayuda por limitaciones, principalmente técnicos, pues es inconveniente tener un software que tenga su propio sistema de facturación, si la respuesta a tus necesidades no es óptima.

El soporte técnico en estos casos también es importante y debes asegurarte de cuánto te cuestan las sesiones de capacitación del uso del software y de soporte. Algunos proveedores cobran las horas adicionales de capacitación y soporte, otros no.

La implementación de la factura también tiene precio adicional

Algunos proveedores cobran la implementación de la facturación electrónica, que hace las veces de “licenciamiento” por el uso de determinado software. 

En muchos casos la implementación incluye el proceso de migración de los datos que tienes en el software administrativo que usas en tu empresa, en otros casos simplemente incluye el acceso a la plataforma, por lo que también es necesario que evalúes dos aspectos: [1] si este precio es único, de pago mensual, anual, etc… y [2] si el precio que te cobran es equivalente al tiempo de implementación de la factura electrónica. Recuerda la sugerencia de la DIAN: debes empezar a facturar seis meses antes de tu fecha obligatoria de implementación.

Precio de almacenamiento de facturas

Similar al espacio de almacenamiento físico, los mejores proveedores de facturación electrónica te cobrarán por gigas de almacenamiento de facturas, porque esto garantiza el cumplimiento de uno de los requisitos de Ley de la DIAN: almacenar las facturas durante cinco años, por lo que es un factor que también debes tener presente a la hora de optar por tu proveedor de facturación. Asegúrate de preguntar por el costo fijo y por el costo adicional del plan que contrates.

¿Entonces, cuál es el mejor proveedor de facturación electrónica?

Depende del tamaño de tu empresa, de si eres Mipyme, gran contribuyente o si tu empresa es una multinacional. Para cada empresa hay diferentes software que permiten ejercer de una forma correcta el proceso de facturación electrónica. 

Todos los proveedores autorizados de facturación electrónica, por defecto, cumplen con los requisitos de la DIAN, lo que debes evaluar, por encima de los costos, es que el proveedor de facturación te permita integrar tus registros contables y toda la operación administrativa de tu empresa; es decir que se integre con tu inventario, con tus estados financieros y con todos los reportes que necesitas para tener en orden tu negocio. 

 

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