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Facturación electrónica para restaurantes

Sí en 2020 tienes pensado abrir un restaurante nuevo, o si ya tienes uno, podrías estar obligado a facturar electrónicamente. Te contamos por qué, pero también te recomendamos que revises nuestro artículo en el que te contamos por qué los facturadores con POS también podrían estar obligados a facturar electrónicamente

¿Por qué es importante facturar electrónicamente?

Lo primero que debes entender es por qué resulta ser una obligación legal para todas las personas naturales o sociedades que se encuentren obligadas a facturar IVA e Impoconsumo. El Impoconsumo es una obligación tributaria para todos los restaurantes en Colombia; esto quiere decir que si perteneces al sector y no has comenzado con la tarea de facturar electrónicamente es importante que inicies tu proceso de habilitación ante la DIAN

Ventajas de la facturación electrónica para restaurantes 

La facturación electrónica no solo trae ventajas para los restaurantes y por esta es la razón por la que muchas empresas han decidido empezar a facturar electrónicamente, incluso sin estar obligadas. En este artículo puedes saber quiénes pueden facturar voluntariamente.

A nivel mundial, miles de restaurantes están emitiendo factura electrónica, tanto para clientes, como para proveedores y por eso es importante que sepas cuáles han sido los resultados y las ventajas que les ha traído acogerse este nuevo sistema.

  • Con la facturación electrónica ahorras tiempo, tanto para tus clientes que ya no deben esperar su factura, como para el restaurante, gracias a que el proceso de la captura de datos se hace con posterioridad.
  • Gracias a lo anterior puedes ofrecer un mejor servicio en dos aspectos importantes para este tipo de negocio que son en tiempo y forma de tu servicio.
  • Con la facturación electrónica es muy sencillo y práctico la recolección de datos en comparación con otros sistemas internos que llegan a molestarles a tus clientes.
  • Gracias a la facturación electrónica puedes contar con una base de datos robusta con la que también puedes realizar otro tipo de actividades como una estrategia de marketing que con seguridad beneficiará de gran forma a tu negocio.
  • Con este sistema puedes generar más tráfico en el sitio web de tu restaurante, gracias a que en muchos casos se les pide a los clientes que descarguen su factura directamente en tu página.
  • Ahorro de espacio
  • Eficiencia en los procesos internos de la empresa
  • Control de lo que vendes
  • Vinculación con otras áreas de tu empresa
  • Ahorro de todo tipo de costos
  • Precio más bajo. Aquí puedes revisar este artículo en el que te contamos
  • Cuánto cuesta facturar electrónicamente.
  • Las visitas a tu sitio web con seguridad son una buena excusa para darle un mejor posicionamiento orgánico y para contar con datos adicionales de tus clientes que pueden ser utilizados para estrategias comerciales posteriores por ejemplo fidelizaciones, promoción de eventos, descuentos, etc.
  • El sistema de facturación electrónica cuenta con una función muy útil a nivel de almacenamiento de datos, esto se debe a que cuentas con un resguardo de tu información en la nube hasta por 5 años.

A pesar de ser muchas las ventajas para los usuarios en nuestro país, también se beneficia el aparato financiero, ya que además de que el Gobierno está enterado en tiempo real sobre qué adquieren los colombianos, también es una medida que controla de forma tangencial la evasión de impuestos.

Fechas de inicio de facturación electrónica para restaurantes en 2020 

1.  Teniendo en cuenta la actividad del código CIIU 4729 Comercio al por menor de otros productos alimenticios N.C.P., en establecimientos especializados y según lo establecido en la Resolución 000064 del 1 de octubre de 2019, estas son las fechas para iniciar con la facturación electrónica si tienes un restaurante:

  • Fecha máxima de registro en el servicio informático de factura el 01 de marzo de 2020
  • Fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta el 02 de agosto de 2020

2. Teniendo en cuenta la actividad del código CIIU 4631 Comercio al por mayor de productos alimenticios y según lo establecido en la misma Resolución, para iniciar con la facturación electrónica si eres un restaurante, debes seguir estas fechas:​

  • Fecha máxima de registro en el servicio informático de factura el 01 de agosto de 2019
  • Fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta el 01 de febrero de 2020

¿Cómo facturar electrónicamente en tu restaurante? 

Es importante que sepas que los facturadores POS, por el hecho de facturar mediante esta modalidad, no quiere decir que están exentos de facturar electrónicamente.

El proceso de facturación electrónica para restaurantes y cualquier otro tipo de sociedad puede parecer tedioso y en muchas otras ocasiones el tiempo de implementación puede ser otro factor que lo complejiza aún más, pero en Loggro estamos para ayudarte en este proceso desde el principio hasta el final y por esta razón te brindamos las siguientes condiciones para que sigas estos pasos e inicies con la facturación electrónica de tu restaurante.

Busca un proveedor para facturar electrónicamente 

Al buscar un proveedor de software para facturar electrónicamente debes tener en cuenta que debe ser un proveedor que esté autorizado por la DIAN, en caso de que no lo esté, es importante que busques uno que te dé las garantías necesarias para poner en marcha tu sistema de facturación electrónica.

Ten presente que en el mercado hay muchas opciones, solo debes buscar el que más se ajuste a las necesidades de tu empresa.

Existe un piloto de facturación electrónica gratuito dispuesto por la DIAN para las Mipyme, esto quiere decir que pueden acceder a este las empresas que cuenten con 0 y 50 empleados y activos inferiores a $ 3.906.991.242.

Para que puedas utilizarlo debes cumplir con los dos presupuestos, pero ten presente que al ser un sistema utilizado por miles de usuarios a nivel nacional tiende a presentar intermitencias en su funcionamiento, lo que con seguridad te quitará tiempo para realizar otras tareas o estar al día con tu requisito 

Acompaña la implementación de tu software de facturación electrónica 

Sin importar si es el plan piloto de la DIAN o cualquier proveedor de facturación electrónica independiente, debes tener presente que la facturación electrónica de tu restaurante se debe implementar en la forma que más se ajuste a tu negocio, por esta razón eres tú quien debe acompañar este proceso, te recomendamos contar con tiempo para la implementación.

Realiza los trámites pertinentes ante la DIAN 

Como debes facturar electrónicamente, es importante que lo informes así en tu (RUT) Registro Único Tributario, para hacerlo debes actualizar el documento. A esto se suma que debes registrarte en el servicio informático de la DIAN como obligado a facturar electrónicamente. Consulta en este enlace la guía que necesitas para realizar el proceso completo de habilitación para facturar electrónicamente.  

Tramita la firma digital 

Para verificar la autenticidad de cada factura electrónica que emitas es importante que cuentes con una firma digital debidamente certificada, para tramitar tu firma digital lo puedes hacer con cualquier entidad autorizada por la Organización Nacional de Acreditación de Colombia(ONAC).

Algunas son:

Citiseg SAS,

Certicámara S.A.

Andes, Servicio de Facturación Digital S.A,

Entre otros. Si tu empresa es micro o pequeña, puedes tomar la decisión de solicitar un certificado digital gratuito a la DIAN.

Por otro lado, debes tener presente que, si contratas un proveedor autorizado para facturar electrónicamente, este con seguridad debe contar con una firma digital debidamente autorizada y seguramente ahorrarás muchos trámites y costos.

Estos son los aspectos generales que debes tener en cuenta a la hora de iniciar con la facturación electrónica de tu restaurante en 2020. Ten presente las fechas establecidas para el inicio de la facturación electrónica que puedes consultar en la Resolución 000064 del 1 de octubre de 2019 y así podrás evitar cualquier tipo de sanción.
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