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Facturacion electronica para Propiedad Horizontal

De acuerdo con el Concepto 735 del 15 de mayo de 2018, la propiedad horizontal no está obligada a expedir factura electrónica salvo algunos casos. En este artículo te contamos cuándo deberías expedir factura electrónica y por qué no es una obligación hacerlo en el caso de la propiedad horizontal.

¿Por qué no se expide facturación en la mayoría de los casos en la Propiedad Horizontal?​ 

El cobro de las cuotas de administración no constituye la venta de un producto ni la prestación de un servicio, sino que es una inversión para el mantenimiento de zonas comunes, pago de supervisión de vigilancia y aseo, entre otros costos que implica la administración de unidades residenciales, conjuntos administrativos, centros comerciales o cualquiera que sea la propiedad que se administra.

Para expedir factura electrónica es importante que tengas presente el Artículo 615 del Estatuto Tributario, en el que se contempla la obligatoriedad de la expedición de la factura o documento equivalente, y almacenar una copia de todas las facturas, sin importar si son o no contribuyentes; de acuerdo con este Artículo, deben expedir factura electrónica personas que:

  1. Tengan la calidad de comerciantes;
  2. Ejerzan profesiones liberales;
  3. Presten servicios inherentes a cualquier profesión liberal;
  4. Vendan o intercambien bienes que sean el producto de actividades agrícolas
  5. Vendan o intercambien bienes que resulten de actividad ganadera; 

Facturas equivalentes 

La boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica constituye un documento equivalente a la factura, así como el pago de servicios de pensión y matrícula de estudios.

¿A qué se dedica la Propiedad Horizontal P.H. o PH?

En muchos casos, pensar la facturacion electronica para Propiedad Horizontal es complejo, debido a que se limita la Propiedad Horizontal a las unidades residenciales y se olvida que consiste en una institucionalidad jurídica que consiste en la mezcla de propiedad individual y copropiedad.

En otras palabras, las unidades residenciales solamente son una manifestación más de la Propiedad Horizontal, pero en su definición estricta no se consideran como bienes inmuebles solamente, sino como un conjunto de normas que reglamentan la organización de inmuebles de bien común.

Por lo anterior, se entiende que todo inmueble, que sea una propiedad común a un grupo de personas y de carácter privado, debe estar reglamentado por la Propiedad Horizontal; en este sentido, sí existen algunos casos en los que deberías expedir factura electrónica de venta, a pesar de que el pago de administración no sea una transacción que convierta a la copropiedad en facturador electrónico.

Casos en los que deberías expedir facturacion electronica en Propiedad Horizontal

En muchos casos, dentro de las zonas comunes se destinan parqueaderos o zonas específicas para su arriendo; en estos casos, la recepción de dicho dinero no es el pago de una cuota de administración, sino es la prestación de un servicio, consistente en el alquiler de un bien inmueble, como los teatros, teatrinos salones comunales, parqueaderos, bicicleteros, parques infantiles, entre otros.

Si estas zonas se alquilan, se deberá expedir factura electrónica, debido a que, de acuerdo al Artículo 615 del Estatuto Tributario, se está ofreciendo un servicio en calidad de comerciante. 

¿Qué reglamenta la Ley de Propiedad Horizontal? 

De acuerdo con la Ley 675 de 2001, debe haber normas específicas para unificar la reglamentación de la Propiedad Horizontal, de modo que dentro de los aspectos que reglamenta la Ley, podemos encontrar los siguientes procedimientos y acciones específicas:

  • Cómo se debe constituir la propiedad horizontal, y
  • Quiénes deben trabajar para este tipo de propiedades.

Las funciones necesarias que se requieren para la administración de la Propiedad Horizontal son:

  • El administrador, que será el responsable de emitir las facturas electrónicas cuando sea necesario
  • La asamblea general
  • El consejo administrativo
  • El revisor fiscal

Estatutos de Propiedad Horizontal 

Estos estatutos comparten el nombre de "Reglamento de la Propiedad Horizontal" y en ellos se consigna toda la normatividad no pecuniaria de la propiedad horizontal que previamente ha sido creada por el consejo y por la asamblea de administración común. Por reglas no pecuniarias o monetarias se entienden las relacionadas con el pago de cuota de administración de la copropiedad.

Dentro de estos estatutos, está consignada la información de arrendamientos que está sujeta a facturación electrónica, por ejemplo, qué zonas pueden arrendarse y cuáles no, y otras relacionadas con el comportamiento de los residentes de la zona cobijada por dicha propiedad horizontal.

Entonces, la Ley de Propiedad Horizontal se encarga de determinar particularidades en la forma en la que se administran estas zonas residenciales, mientras que el reglamento especifica normas particulares de la copropiedad que han sido previamente debatidas y aprobadas, y sobre las cuales tiene poder sancionatorio la administración de la copropiedad.

El mejor sistema de gestión y facturacion electronica para propiedad horizontal 

Es necesario que el sistema de facturación que elijas te permita la flexibilidad de fluctuar entre paquetes que te brinden precios asequibles, ya que tu facturación puede variar; es decir, el alquiler de zonas comunes o, en general, la explotación de alguna zona de la copropiedad es una acción que puede premeditarse escasas veces, debido a que su alquiler está sujeto a las demandas de los residentes; por poner un ejemplo, es incalculable cuántas veces podrás alquilar el teatrino para una reunión social, una zona de BBQ o cualquier otro espacio.

Esto hace que tu previsión sobre el número de facturas mensuales sea limitada y por lo tanto, no sabes cuántas debas emitir; entonces, te recomendamos tener en cuenta las siguientes características de tu programa de facturación para propiedad horizontal, además del número de facturas que puedas llegar a tener.

  1. Que se vincule con tu sistema de cobros y caja: Esto te permitirá tener el control de qué arrendatarios te deben y podrás discriminar los bienes de la copropiedad que tienes arrendados.
  2. Informes: Para presentar informes a la asamblea de tu empresa será necesario que cuentes con datos en tiempo real del estado financiero de tu negocio y por eso será indispensable que cuentes con un módulo que te permita exportar información de la copropiedad.
  3. Módulo contable: Como sabes, es necesario que un contador lleve al día las cargas tributarias de la copropiedad y le facilitarás su gestión, si tu software cuenta con un centro de operación contable, en el que pueda llevar su operación.

Finalmente, te recomendamos que elijas un proveedor que esté autorizado por la DIAN y que te dé la garantía de brindarte un servicio oportuno cuando lo necesites. Si quieres conocer nuestra demostración gratis, revisa aquí cómo puedes trabajar de la mano de Loggro.

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