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Comprobantes electrónicos: facturas, notas crédito y débito

Qué son los documentos electrónicos 

Los documentos electrónicos son comprobantes contables que tienen la misma validez que los documentos contables físicos y que respaldan transacciones que implican la generación de la facturación electrónica. Dentro de los documentos contables de tipo electrónico o también conocidos como soportes electrónicos están las notas débito, las notas crédito y las facturas electrónicas. En este artículo te definimos cada comprobante y te contamos en qué caso debes utilizarlas.

Qué es la Factura electrónica y cuándo emitirla 

La factura es un documento con valor probatorio y de acuerdo con el Código de Comercio Colombiano, en su Artículo 772 es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.

La factura electrónica tiene los mismos efectos que la factura física y se emite cuando el facturador está obligado y fue convocado por la DIAN para emitir documentos electrónicos, sin importar que el adquiriente se catalogue como persona natural o como persona jurídica. 

Las facturas electrónicas debe contar con los siguientes requisitos:

  • Tener el título: factura electrónica
  • NIT y Razón Social del facturador
  • NIT y Razón Social del adquiriente
  • Especificación del IVA pagado
  • Tener la numeración consecutiva correspondiente
  • Fecha de expedición
  • Descripción de los productos o de la prestación del servicio
  • Valor total de la operación
  • Razón social y NIT del impresor de la factura

Indicar la calidad de retenedor del IVA 

Qué es la nota débito y cuándo emitirla 

La nota débito cumple la función de notificarle al adquiriente que de su cuenta o transacción se debitó o cargó determinada suma. El objetivo del documento electrónico es incrementar el valor de la deuda o el saldo de la cuenta, es decir que se emite cuando se producen errores en la facturación, cuando se generan intereses por mora, acumulación de pagos, entre otros sobrecobros.

Qué es la nota crédito y cuándo emitirla 

La nota crédito es un documento electrónico que te permite corregir errores en las facturas que generaste y en ella le otorgas a tu adquiriente un valor a favor en su cuenta comercial para que lo utilice luego, adquiriendo nuevos productos o servicios; entonces, la nota crédito deberás emitirla, de acuerdo con el Parágrafo 2º del artículo Artículo 1.6.1.4.15. consignado en el Decreto 1625 de 2016. Debe generarse en estas circunstancias:

  • para dar un descuento que no se haya especificado en la factura inicial.
  • para corregir diferencias de precios entre lo que se cobró y el valor real.
  • devoluciones por mercancía dañada.
  • anulaciones, bonificaciones o saldos a favor que no se tuvieron en cuenta.

Es importante que tengas presente que los números de las facturas que anulas para efectuar correcciones no podrás reutilizarlos y será importante que tengas un registro exhaustivo de las facturas que corregiste para esto es importante que utilices un software que te permita almacenar documentos electrónicos durante el tiempo estipulado por la DIAN. 

​Verificación de documentos electrónicos

Así como la DIAN verifica que las facturas electrónicas cumplan con requisitos específicos para poder ser aprobadas como soporte de transacciones comerciales, las notas crédito y las notas débito también están sujetas a verificación. Dentro de los elementos que se tienen en cuenta durante la verificación está:

  1. Examinar la duplicidad de la numeración asignada por el OFE (Obligado a FacturarElectrónicamente)
  2. Corroborar las 48 horas máximas de envío a la DIAN y al adquiriente
  3. La revisión de su Registro Único Tributario (RUT)
  4. Identificar su estado de participante en el Catálogo de participantes.
  5. Revisar si está habilitado para facturar electrónicamente o bien corroborar su software de facturación
  6. Revisar la autenticidad de la firma electrónica 

Concepto de los comprobantes electrónicos para el formato XML

Las notas electrónicas, débito y crédito deben emitirse en formato XML, para esto es importante que lleven el código reglamentario estipulado por la DIAN con el cual se describe el motivo por el cual se emite el documento electrónico. 

Concepto de notas crédito 

  1. Devolución de parte de los bienes; no aceptación de partes del servicio
  2. Anulación de factura electrónica
  3. Rebaja total aplicada
  4. Descuento total aplicado
  5. Rescisión: nulidad por falta de requisitos
  6. Otros 

Concepto de notas débito 

En el caso de las notas débito, las opciones son limitadas y hacen referencia a:

  1. Intereses
  2. Gastos por cobrar
  3. Cambio del valor

Decreto 1625 y documentos electrónicos 

Los documentos electrónicos están también reglamentados en el Decreto 1625 en el Artículo 1.6.1.4.15. en el que se especifican los requisitos de contenido que deben tener, tanto la factura electrónica, como las notas crédito.

La factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

Factura cambiaria de compraventa 

Así como la factura electrónica y las notas débito o crédito, la factura cambiaria de compraventa también debe tener como título el nombre del documento, en este caso, factura cambiaria; recuerda que este tipo de factura se emite cuando es necesario pagar un monto pendiente, en una fecha específica, luego de que se produjo una venta a crédito. En el primer parágrafo se especifican los requisitos que debe tener la factura y en el parágrafo 2 se estipula que cuando haya devoluciones deberá emitirse una nota crédito y, en caso de que haya un error en la facturación, deberá anularse la transacción antes de que el adquiriente la acepte. 

Cuándo rechazar una factura electrónica 

Las notas crédito también se generan en el momento en que se rechaza una factura. De acuerdo con este Decreto, se producirá, si:

  1. La factura se emite en un formato diferente al XML
  2. Se incumplen los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario
  3. Hay inconsistencias en la firma digital o electrónica o no está consignada en el documento.

¿Cómo generar una nota crédito? 

En caso de que sea necesario emitir una nota crédito es imprescindible que referencies el número y la fecha de la factura que vas a anular, por demás, será el software de facturación que elijas el que genere el proceso de forma automática en caso de que lo requieras, así que despreocúpate de la forma en la que debes generar las notas crédito o débito; sin embargo, es importante que revises si tu software cumple con todos los requerimientos que solicita la DIAN para la emisión de documentos electrónicos y que además, esté sincronizado con las demás áreas de tu empresa, como gastos, cobros, facturación, inventarios, etc.

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