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¿Cómo se hace el acuse de recibo factura electrónica?

Notificar o acusar el recibo de las facturas es uno de los procedimientos imprescindibles con la normatividad relativa a la validación previa y por eso en este artículo te contamos cómo realizar este proceso de acuso de recibo de una factura electrónica de venta, tanto por parte del adquiriente de bienes y servicios, como del obligado a facturar de manera electrónica.

Además te contamos qué hacer en caso de que debas rechazar la respectiva factura de venta por tener alguno de los errores que determina la legislación colombiana. A propósito, puedes leer cuáles son los factores por los que la DIAN invalida una factura, o bien, entender cuáles son los criterios que tiene la DIAN para aceptar o rechazar las facturas electrónicas. 

¿Qué es el acuse de recibo para las facturas electrónicas? 

El acuse de recibo para una factura electrónica en Colombia es el mensaje de datos por el cual el adquiriente a quien se le emitió una factura electrónica, indica que dicha factura fue recibida en su sistema de información. El adquiriente puede realizar este proceso utilizando su propio sistema de información o utilizando los medios que disponga el emisor de dicha factura. 

¿El acuse de recibido es obligatorio para las facturas electrónicas? 

Teniendo en cuenta el Artículo 4 del Decreto de facturación electrónica en Colombia, se establece que es obligatoria la expedición del acuse de recibido para los adquirientes que reciban facturas electrónicas de generación. Para el caso de quienes reciben representaciones gráficas, no se especifica cuál debe ser el medio por el cuál se pueda hacer el respectivo acuse de recibido, bien sea por escrito, o utilizando el medio con el que cuente el emisor de la factura. 

Normatividad para el acuse de recibido de facturas electrónicas 

En la expedición de las facturas electrónicas, los grandes contribuyentes deben seguir las normas que se encuentran en los artículos 1.6.1.4.1.1 hasta el 1.6.1.4.1.21 del DUT 1625 de octubre de 2016, en el que se recopilan las respectivas normas del Decreto 2242 de noviembre de 2015, también deberán aplicar las indicaciones que se encuentran en la Resolución de la 000019 de febrero de 2016, que fue modificada con las resoluciones 000055 de julio de 2016 y 00001 de enero de 2018. 

Normatividad para los adquirientes de bienes

Teniendo en cuenta la normatividad anteriormente señalada, cabe destacar que en esta también se encuentra destacado cual es el proceso que deben realizar los adquirientes de servicios o bienes que reciban una factura electrónica de venta para efectos de aceptación o rechazo de dichas facturas.

Cualquier actualización que quieras tener respecto a la normatividad vigente, consúltala en esta página, actualizada respecto a la legislación de la facturación electrónica. 

Lineamientos de acuse de recibo para otros casos en la validación previa

Para los casos en los que los adquirientes son de los que aceptan recibir facturas en formato electrónico teniendo en cuenta su tipo de archivo XML o si solo aceptan recibir una impresión física de esta o un correo electrónico con la representación grafica de la factura, es decir en un archivo PDF. 

Acuse de recibido según artículo 1.6.1.4.1.4

Según este Artículo, el adquiriente de bienes o servicios que reciba una factura electrónica en formato electrónico está en la obligación de informar al emisor de la factura el recibo de esta, para esto puede utilizar sus medios tecnológicos o con los que el emisor cuente para la realización del acuse de recibido. También es posible utilizar como otra opción el formato establecido por la DIAN; en cualquier caso, deberá notificarlo y podría ser de común acuerdo entre el adquiriente y el facturador electrónico.

Revisa aquí el glosario completo de facturación para que conozcas todos los términos que no te puedes perder sobre facturación electrónica. 

Acuse de recibido para otros tipos de formatos de factura

En el caso en que la factura electrónica se entregue en otro tipo de formato, como es la representación gráfica, impreso o digital, el adquiriente puede, realizar el acuse de recibido; en este caso, podría utilizar sus propios medios tecnológicos o por medio de los que el obligado a facturar disponga para esta tarea. 

¿Qué se debe verificar para realizar el acuse de recibido? 

Teniendo en cuenta el Artículo 1.61.4.1.5. para la verificación y el rechazo de las facturas electrónicas en Colombia, los adquirientes de bienes o servicios que reciban una factura electrónica de venta deben verificar que cumpla con las siguientes condiciones.

  • Que su entrega se realice en el formato XML que ha sido previamente establecido por la DIAN.
  • Que cuente con los requisitos que señala el Artículo 617 del ET salvo lo alusivo en los literales a, h, i, de igual forma como la preimpresión de los lineamientos que según la norma se deben cumplir con esta previsión y discriminando el impuesto al consumo, en el momento que se necesite.
  • En el caso que el adquiriente no cuente con NIT es importante verificar que se haya incluido el tipo y número del documento de identificación personal.
  • La factura electrónica debe contar con la respectiva firma electrónica.

El adquiriente debe rechazar la factura electrónica en el momento que esta no cumpla con algunas de las condiciones mencionadas, incluyendo la imposibilidad para leer la información. Este rechazo se justificará, en caso de que la factura cuente con alguno de los errores mencionados, como un incumplimiento de los requisitos propios de la operación comercial. Revisa aquí cuáles son las sanciones por la falta o mala implementación de la factura electrónica. 

¿Qué sucede cuando se rechaza una factura?

Cuando por algún error se rechaza una factura electrónica es importante realizar su respectiva anulación, esta anulación la debe realizar el obligado a facturar electrónicamente; en su defecto, deberá generar una nota crédito que cuente con el número y la fecha de la factura electrónica rechazada, sin perjuicio de proceder a generar al adquiriente una factura de venta nueva y estando imposibilitado de reutilizar la numeración con la que contaba la factura rechazada. 

¿Cómo rechazar la factura electrónica de venta?

El adquiriente que reciba la factura electrónica en formato electrónico de generación está en la obligación de informarle al emisor de la factura el respectivo rechazo del documento. Para esta tarea puede utilizar sus medios tecnológicos o con los que disponga para realizarlo el emisor de la factura. Del mismo modo, puede utilizar para este fin el formato establecido por la DIAN como otra alternativa. 

Rechazo de factura con otro tipo de formato

Cuando la factura electrónica de venta sea recibida en formato de representación gráfica, formato impreso o formato digital, el adquiriente puede, en caso de ser necesario, rechazar dicha factura. Para realizar el rechazo de la factura debe hacerlo con un documento separado físico o electrónico, por medio de sus propios medios o utilizando los que disponga el obligado a facturar electrónicamente. En este caso, el obligado deberá generar el respectivo registro por medio de una nota crédito.

En conclusión y teniendo en cuenta el tema anterior, los adquirientes de bienes y servicios que se facturen de manera electrónica están en el derecho de rechazar las facturas, siempre y cuando estas no cumplan con los lineamientos establecidos en el Artículo 1.6.1.4.1.5.

Esto es todo lo que debes saber para el respectivo proceso de acuse de recibido y el rechazo de una factura electrónica de venta, en Loggro contamos con un software especializado para facturar electrónicamente que se encarga de hacer estos procesos más fáciles, si cuentas con alguna otra duda puedes llamarnos y con gusto nuestros asesores especializados solucionarán tus inquietudes. 

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