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¿Cómo se archivan o almacenan las facturas electrónicas?

Contar con un archivo de las facturas es una tarea obligatoria, tanto de las personas naturales como de cualquier tipo de negocio o entidad, esto se debe a que este archivo, si se lleva según la normatividad, es considerado como un medio de prueba válido que puede ser consultado por cualquier órgano en cargado de supervisar y fiscalizar que establezca el estado colombiano. Para tener una buena práctica en cuanto al almacenamiento de soportes es importante tener claro que está regulado por el Decreto 2649 de 1993, de igual modo también puede ser consultada esta información en el Código de Comercio y en el ET (Estatuto Tributario)

En este articulo te contamos cuáles son los debidos plazos de almacenamiento de las facturas o soportes teniendo en cuenta las normas que se encuentran en el Concepto 033 del 18 de enero de 2019 del CTCP (Consejo Técnico de Contaduría Pública) y en el Oficio 220-0175668 del 13 de febrero de 2017 de las supersociedades.

Recuerda que bajo el modelo de facturación electrónica, existen reglas, algunas compartidas a la facturación tradicional, pero otras específicas. 

¿Qué es un soporte, libro contable y comprobantes? 

​Antes de iniciar con el tema del almacenamiento contable de un negocio es importante que tengas claro, si no lo tienes, términos como soporte, libro contable y comprobantes para que no te confundas en las debidas precisiones sobre estos conceptos. 

Soporte Contable  

El soporte contable se caracteriza por ser un documento de origen tanto interno como externo de la entidad, con este es posible registrar las operaciones económicas. Entre estos están los recibos de caja, las facturas de venta o documentos similares, notas de contabilidad y letras de cambio.  

Libros contables  

​Los libros contables por su parte se caracterizan por ser en donde quedan asentados los comprobantes teniendo en cuenta su orden cronológico, gracias a los libros contables es posible realizar los estados financieros.

Comprobantes de contabilidad​  

Los comprobantes contables son documentos que emite cualquier entidad con el fin de registrar cada una de las operaciones que realiza, estos deben estar debidamente enumerados de forma consecutiva, indicar su fecha, el origen, debe describir la operación y las cuentas involucradas, junto con el respectivo soporte.

Los lineamientos de los comprobantes de contabilidad están regulados en los Artículos 123 y 124 del Decreto 2649 de 1993. Entre estos comprobantes podemos encontrar los siguientes.

  • Comprobantes de ingresos
  • Comprobante de egresos
  • Comprobantes de ventas
  • Comprobante de nómina

¿Las facturas Electrónicas se deben archivar?  

Teniendo en cuenta los lineamientos del Gobierno Nacional, es una obligación conservar todas las facturas, documentos y justificantes que se relacionen con las obligaciones tributarias. Esto quiere decir que debes almacenar tus facturas o cualquier otro comprobante o soporte contables que hayas emitido a un tercero, del mismo modo como los que hayas recibido al momento de realizar cualquier inversión, gasto o compra. Ten presente que al almacenamiento de todos tus documentos contables y contar con una buena contabilidad en tu negocio es de gran ayuda al momento de cualquier auditorio a contable o fiscal.  

¿Cómo almacenar mis facturas electrónicas?​  

Según la legislación colombiana, las facturas deben ser almacenadas en su formato y con el contenido original, esto quiere decir que las facturas que se encuentran fotocopiadas o escaneadas no tienen validez. Esto no quiere decir que debes almacenar todos tus documentos en papel, ya que puedes conservarlos en formato electrónico siempre y cuando puedas garantizar la autenticidad de su origen y la legibilidad del contenido en su totalidad.  

¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas o comprobantes?​  

Es importante que guardes tus facturas o comprobantes contables teniendo en cuenta dos aspectos: el tiempo de conservación para efectos fiscales y el tiempo de conservación para efectos comerciales.

Almacenamiento para efectos fiscales​

Con el fin de constatar la exactitud de los pasivos, activos, ingresos, descuentos, costos, deducciones, patrimonio, rentas exentas, impuestos y retenciones que se consignan de las declaraciones, la DIAN puede solicitarles a los contribuyentes la inspección de sus soportes y libros contables.

Regulación para el almacenamiento en efectos fiscales​  

Teniendo en cuenta lo anterior los Artículos 632 del ET y 46 de la Ley 962 de2005, este último lo ha modificado el Artículo 304 de la Ley 1819 de 2016, en donde establecen que todas las entidades o personas naturales que tengan la obligación de llevar su contabilidad están en la obligación de conservar, hasta cumplir el termino de firmeza según su declaración tributaria correspondiente, lo documentos que vamos a nombrar.

  • Los libros contables obligatorios para efectos fiscales.
  • El libro diario, en este se debe registrar los movimientos que tanto la persona natural como la entidad realizan de forma diaria.
  • Libro mayor, en este se debe trasladar el saldo de las cuentas una vez finalice el mes.
  • El libro de inventarios, este se encarga de llevar y controlar la mercancía.
  • Los comprobantes de orden interno y externo.
  • Todos los medios magnéticos que cuenten con la información contable que se lleve en computador.
  • Los soportes de consignación de las retenciones en la fuente que realices en la calidad de agente retenedor.
  • Declaraciones tributarias que presentes, así como sus recibos de pago correspondientes.

Almacenamiento para efectos comerciales  

En los Artículos 28 de la Ley 962 de 2005 y 60 del Código de Comercio se establece que las personas naturales o entidades deben conservar sus libros y papeles durante diez años que se cuentan desde la fecha que se realizó el último asiento, comprobante o documento.  

Lineamiento de estos Artículos ​  

Los Artículos 28 de la Ley 962 de 2005 y 60 de Código de Comercio se encargan de explicar cómo las personas naturales o entidades pueden conservar sus libros y papeles bien sea de forma física o utilizando otro medio técnico, electrónico o magnético que se encargue de garantizar su reproducción exacta. Según esto, es necesario enfatizar que el medio que se elija debe cumplir con los requisitos que se establecen en el Artículo 12 de la Ley 527 de 1999, que son los siguientes.

  • Que la información que almacena tenga acceso para una posterior consulta.
  • Que los documentos o el mensaje de datos se conserven en el mismo formato en que se haya generado, recibido o enviado o en cualquier otro formato que se encargue de reproducir de manera exacta la información generada, recibida o enviada.
  • Que se conserve, en el caso de que exista alguna, la información que determine el origen, destino del mensaje, su fecha y hora de envío o recibido el mensaje o en que fue producido el documento.

Luego de transcurrido el termino de los diez años, la persona natural o entidad obligada a llevar su contabilidad puede destruir los papeles y libros, pues la ley no impide que los siga conservando en caso de que sea o lo estime conveniente y cumpla con los mismos lineamientos establecidos.

Esto es todo lo que debes saber acerca de la forma en la que debes archivar tus facturas o documentos contables, ten presente que en Loggro contamos con un software contable que puede hacerte esta tarea de almacenamiento más fácil de igual modo contamos con el personal idóneo que puede asesorarte en cuento este tema en el omento que lo desees para así no incurrir en errores o problemas fiscales o legales. 

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