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¿Cómo cambiar de proveedor de facturación electrónica?

Si tienes dificultades con el proveedor de facturación electrónica que elegiste o consideras que no es la mejor opción para lo que tu empresa necesita, no te preocupes. En Colombia les ha pasado a muchas empresas y es normal, debido a que los movimientos financieros siempre avanzan y, por lo tanto, las exigencias también cambian. Si piensas que el cambio de proveedor es un proceso difícil una vez que iniciaste las labores con otro proveedor de facturación electrónica, despreocúpate porque es que es más fácil de lo que te imaginas. 

¿Cómo elegir tu nuevo proveedor de facturación electrónica? 

Como ya sabes, en el mercado existen diferentes tipos de sistemas o proveedores de facturación electrónica, tanto los que te ofrecen servicios básicos y de manera gratuita, como los que ofrecen sistemas más sofisticados, completos y por los que debes pagar un costo mensual o anual. Ten presente que para elegir un software es importante que tengas claro cuáles son las necesidades de tu empresa o emprendimiento para que a la hora de elegir te quedes con la que más supla estas necesidades. En este artículo puedes ver cuál es el proceso que todas las micro, pequeñas y medianas empresas (Mipyme) deberían seguir para contratar el mejor software de facturación electrónica. 

Aspectos técnicos con los que debe contar tu proveedor de facturación electrónica

Ten presente que la DIAN emitió el Decreto 2242 de 2015, que tiene algunas novedades para este 2020. Consúltalas aquí.

En este Decreto 2242, la DIAN especifica que se debe implementar un sistema técnico de control para las facturas electrónicas en Colombia, además indica todos los procedimientos, requisitos y demás aspectos que se deben cumplir para su expedición; a continuación, te indicaremos los aspectos generales con los que debe cumplir tu nuevo proveedor.

  • Contar con el formato estándar XML para facturación electrónica, notas crédito y notas débito.
  • Habilitación de los facturadores electrónicos.
  • Contar con su respectiva numeración autorizada y vigente.
  • Es importante que tenga el código (CUFE) Código Único de Factura Electrónica y la clave de contenido técnico de control.
  • Que cuente con la firma digital como el elemento que garantice la autenticidad e integridad teniendo en cuenta la política vigente de firma electrónica en facturación electrónica.
  • Debe ser un proveedor autorizado
  • Es importante que cuente con la función de entrega de ejemplar de facturas electrónicas, notas crédito y notas débito a la DIAN.
  • Debe tener rechazo de las facturas electrónicas por parte del adquiriente, en caso de que se necesite.
  • Contar con formatos alternativos para el acuse de recibido.
  • Debe estar registrado en el catálogo de participantes de facturación electrónica.

Ten presente que si tu proveedor cumple con estos aspectos no tendrás ningún tipo de problema con la DIAN y evitarás todo tipo de sanciones asociadas a este proceso. Ahora bien, cuando cambies tu proveedor de facturación electrónica es importante que tengas cubierta la operación, incluso cuando te das de baja de algún software de facturación.

Nuestra recomendación es que antes de desactivar el software de facturación antiguo, elijas y tengas tiempo de habilitarte en la plataforma de la DIAN con tu nuevo proveedor de facturación.

De acuerdo con el Decreto 2242, los obligados a facturar electrónicamente podrán realizar el pago de su software de facturación electrónica siempre y cuando cumplan con todos los requerimientos y culminen las pruebas de validación. 

¿Qué debes hacer para cambiar tu proveedor de facturación electrónica? 

Para que puedas cambiar tu proveedor de facturación electrónica es importante de que te asegures de que el nuevo proveedor sí va a suplir las necesidades de tu empresa y lo más importante es que no te hará perder dinero con posibles funciones que no vas a utilizar. Luego es importante que tengas en cuenta los aspectos que mencionaremos a continuación para que el cambio de proveedor sea una tarea aún más fácil.

​Realiza un seguimiento y ordena las facturas que envías y recibes

Es importante que ordenes tus facturas teniendo en cuenta el número consecutivo. Las facturas electrónicas se caracterizan por tener un número consecutivo, con este vas a poder controlar el orden de todas las facturas que emitas. Este aspecto es importante porque debes tener en cuenta cuál es el último consecutivo de cada documento que generes en tu sistema anterior.  

Debes actualizar tu usuario y la contraseña 

Otro de los pasos que debes realizar es el de la generación de un nuevo usuario y la contraseña para los comprobantes electrónicos, a esto se suma la llave criptográfica y el pin de 4 dígitos. Todos estos aspectos son las credenciales que necesitas para poder emitir facturas electrónicas desde cualquier plataforma.

Lo importante es que te familiarices de la nueva forma como lo debes hacer con el nuevo proveedor de facturación que elegiste para tu empresa. Por lo general, los pasos que debes realizar para esta tarea son:

  • Lo primero es iniciar sesión y dirigirte a la sesión de comprobantes electrónicos de tu nuevo proveedor.
  • Luego debes ir a la opción de llave criptográfica de producción la seleccionas y generas una nueva llave junto con una nueva contraseña.
  • Antes de crear una nueva llave ten presente que debes seleccionar la opción de revocar llave criptográfica en producción. Recuerda tener presentes tu nuevo usuario y contraseña o tomar una captura de pantalla con el fin de evitar cualquier inconveniente en la realización de facturas. 

Solicita tus archivos XML 

Para finalizar el proceso de cambio de proveedor debes recordar que, al momento de generar facturas electrónicas, no solo debes exportar un archivo PDF, sino que también, teniendo en cuenta los lineamientos de la DIAN debes generar archivos con formato XML que son indispensables para este proceso de facturación.

Por esta razón es importante que no olvides solicitar los archivos XML que generaste en tu plataforma anterior y junto a estos todos los elementos necesarios para que tengas toda tu información cuando te migres al nuevo software de gestión.

Estos pueden ser solicitados a tu antiguo proveedor de la misma forma que le notificarás que no seguirás utilizando sus servicios ni su plataforma.

Si consideras que el tema de la facturación electrónica es complejo y estos pasos te resultan un poco confusos, ten presente que en Loggro estamos para ayudarte en el proceso de cambio de tu proveedor de facturación electrónica, nuestro equipo está a tu disposición para resolver todas tus dudas

Nuestro software de facturación electrónica es uno de los proveedores autorizados para facturar electrónicamente y por eso lo actualizamos constantemente para evitar cualquier tipo de problema para nuestros clientes, ten presente que nuestro software se ajusta a cualquier tipo de empresa y a los requerimientos que estas tengan. 

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