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Evolución del software para implementar un sistema contable y cómo se han beneficiado las PyME con su desarrollo

De ser unos simples asistentes electrónicos que servían como soporte para llevar las cuentas manuales, hoy los avances en la programación han permitido crear entornos automatizados en a nube que ayudan a tomar decisiones e incluso se anticipan a las soluciones de problemas en las pequeñas y medianas empresas.

 

Desde la antigüedad, el ser humano ha tenido la necesidad de contar con un sistema contable que le permita llevar un orden en cada aspecto, pero en especial en lo económico. Al principio con medios muy elementales de acuerdo con las herramientas que cada época le permitía utilizar, pero en las décadas recientes, con prácticas muy avanzadas según los avances tecnológicos que se han registrado. 

Los sistemas contables nacieron, entonces, para que el ser humano pudiera administrar, registrar y conocer cuánto fue la ganancia o la pérdida que sus actividades, en especial las que implicaban el intercambio de productos, bienes o servicios. Durante muchos años, fueron el ábaco, los folios, el lápiz y el papel los que acompañaron este proceso con el riesgo que todo ejercicio manual implicaba, hasta que la creación de los sistemas computarizados revolucionaron la tarea y le facilitaron la vida a las personas que se dedican a llevar el control de las cuentas en una organización. 

Ha sido así como el mercado informático, ajustándose a esa necesidad que tienen en la actualidad las empresas, en especial las PyME, ha venido ofreciendo productos que han hecho mucho más fácil y práctico el ejercicio contable, mediante el desarrollo de software especializado que, de la mano del internet, logran un mejor manejo de los recursos y permiten que el sistema contable moderno sea más fluido, confiable y eficaz, y permita tomar mejores decisiones gracias a que estandariza procesos, define estructuras de costos y presenta una información financiera mucho más ordenada.

Al comienzo de los tiempos...

Pero antes de que todo esto ocurriera, las antiguas civilizaciones se regían según sus habilidades aritméticas con prácticas rudimentarias de sumas y restas, aunque apenas lógico según las herramientas que tenían disponibles y su nivel de conocimiento, que aún no era el más avanzado. 

Uno de los factores que promovió el desarrollo de un sistema contable fue la creación de la moneda como instrumento para otorgarle valor a un intercambio de productos, bienes o servicios; este hecho motivó a que las personas pensaran en la manera en que debían llevar registro de esas actividades, pues la memoria no era la mejor consejera. De paso, se requería de un elemento o documento que avalara la transacción, lo que hoy en día conocemos como la factura. 

Los primeros sistemas contables, según registros históricos, aparecieron en la prehistoria, cuando el hombre, luego de cazar, anotaba en las piedras en el interior de las cuevas el número de animales que iba atrapando. Aún no había nociones de la escritura, por tanto, el método de ese registro era muy rústico, con rayones sin ningún orden preciso. 

En la Edad Antigua, con el auge de los intercambios comerciales cuando la civilización estaba en pleno, se fue acrecentando ese interés de contar las transacciones, y las rocas y los árboles servían como plana para ese registro. 

Entre los años 5.400 a 3.200 a.C. aparecen los primeros vestigios de una organización bancaria; en el Templo Rojo de Babilonia, se entregaba los depósitos y las ofrendas que se presentaban con intereses, y en Grecia se instauraron algunas leyes que obligaban a los comerciantes a que llevaran libros en las que anotaran sus operaciones.

Todo esto fue motivado por la aparición de la escritura. Quizá fueron los romanos, con la creación de un sistema contable que constaban de dos libros, el Adversaria y el Codex, los que dieron ejemplo de implantar un orden en sus ejercicios comerciales, en los cuales anotaban sus ingresos y gastos. 

Durante las edades Media y Moderna, y según las herramientas disponibles, la práctica se mantuvo más o menos igual, con algunos avances importantes en los conocimientos de aritmética que le imprimieron a la actividad contable mayor énfasis en el registro de operaciones; aparecen los términos deudor y acreedor, contabilidad por partida doble, activos, pasivos, con lo cual la información contable fue adquiriendo relevancia entre las empresas que nacían gracias al expansionismo mercantil. 

Y así mismo, los gobiernos fueron ajustando sus normas a ese contexto, implementando regulaciones que garantizaran la estabilidad de un mercado que crecía exponencialmente. 

Llega la edad Contemporánea, más o menos en el siglo XVII, y la contabilidad se formaliza cada vez más; en 1887 se funda la Asociación Americana de Contadores Públicos, y le siguen luego sus entidades pares en Escocia, Inglaterra, Gales, Francia, Austria, Alemania, entre otros. 

A comienzos de siglo XIX, la implementación de un sistema contable obliga a que la academia intervenga para resolver los problemas que los avances industriales de la época, con la Revolución Industrial en pleno apogeo, acrecentaron para las organizaciones. 

Entonces fueron surgiendo nuevos términos: depreciaciones, amortizaciones, reservas, fondos, y los estados fueron creando marcos jurídicos y contables que obligaban al desarrollo de la profesión, y por ende de las herramientas que las personas dedicadas al oficio requerían. 

La tecnología brinda su apoyo

Con los avances tecnológicos que se fueron presentando en el mundo desde la primera mitad del siglo XX, la contabilidad encontró un instrumento fundamental para facilitar su tarea.

La aparición del ordenador electrónico fue clave para complementar el trabajo manual que, como se dijo antes, ofrecía un panorama muy limitado para llevar el control del sistema contable, pero que antes de este avance no se evidenciaba como una necesidad dado el desconocimiento que se tenía en este campo tecnológico.

Entonces, con el computador a la mano, y el desarrollo a partir de los años setenta de softwares especializados, los contadores fueron adquiriendo ventajas como la rapidez para proporcionar información ya que el aparato le ayudaba a realizar operaciones instantáneas y exactas según los datos que se le habían agregado al sistema contable; mayor volumen de información procesada, de acuerdo con las exigencias propias de un mundo globalizado que crecía a la par de las transacciones comerciales; menor riesgo a cometer errores; preparación e impresión automática de informes, entre otras virtudes. 

El software contable 

La aparición del internet fue otro apoyo vital para la creación de nuevas herramientas contables, entre ellas el software especializado que se soporta en las redes locales y globales, permitiendo que la información del sistema contable esté disponible en todo momento y en cualquier lugar donde el empresario se encontrara, necesitando solo para ello un dispositivo electrónico a la mano. 

En los tiempos actuales, la oferta de este tipo de software ha crecido, y la mayoría de empresas ya interactúan en este entorno; algunas lo hacen de forma directa, mientras que otras acuden a un contador, es decir que tercerizan el uso de estas herramientas. 

En la mayoría de casos, la información de su facturación la van recopilando en algún momento del mes en los programas disponibles, y luego la ingresan al software para generar los reportes financieros y de impuestos, que luego son enviados a las entidades fiscalizadoras, en el caso de Colombia a la DIAN.

Sin embargo, este ejercicio es riesgoso pues sigue estando sujeta a un proceso manual que en algún punto puede exponerlo a errores procedimentales que luego le serán cobrados por la autoridad, por lo cual se recomienda en estos casos tener un software contable que le ayude a mantener en orden su proceso de facturación en la nube, que presta un servicio en línea que directamente le envía la documentación que surge en la facturación a la DIAN. 

Existen varios tipos de software contable: la tabla en Excel, que ha sido una de las herramientas más tradicionales de los últimos años; los Enterprise Resource Planning (ERP), pero son hechos para empresas muy grandes dado que sus capacidades requieren de una gran inversión y además de un tiempo considerable de adopción y de aprendizaje; los software contables instalados, es decir que, como su nombre lo indica, son instalados mediante archivos ejecutables en los dispositivos del negocio, pero al no estar online su actualización no es automática; y el software contable que opera en la nube, la cual en la actualidad es la opción más recomendable, pues ofrece muchos atributos que los hacen no solo amigables en su uso, sino que permiten ahorrar tiempos, costos y problemas, sin olvidar su principal virtud: que son compatibles con las nuevas disposiciones de facturación electrónica de la DIAN.

Dicha entidad determinó que a partir del 1º de enero de 2019, las empresas del régimen común, de todos los tamaños, deben implementar la Facturación Electrónica, con sanciones para quien no lo cumpla y plazos máximos de 48 horas para soportar las facturas que se expidan en la actividad comercial. 

Un motivo más que suficiente para buscar la herramienta indicada.   

¿Cómo se beneficia mi PyME?

Con los software, las micro, pequeñas y medianas empresas interactúan de diversas maneras para llevar al día su sistema contable. Unas lo hacen de forma directa, mientras que otras contratan a un contador para tercerizar esa labor. 

En ambos casos, la necesidad de contar con un software contable que les permita tener control de todas las actividades que permitan a la empresa ejercer su responsabilidad fiscal de la manera correcta, y le evite al microempresario dolores de cabeza ya sea por desconocimiento, olvido, desinterés o en el peor de los casos por desestimar costos y querer ahorrarse un dinero en la adquisición de herramientas tecnológicas, que después se le pueden devolver convertidos en multas y sanciones que le harán registrar pérdidas económicas o incluso de clientes. 

 

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