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Bienvenido a nuestro Blog sobre Software Contable, Facturación Electrónica, Contabilidad y Emprendimiento.

¡Información al alcance de tu PyME!

Características infaltables en un software contable moderno para pymes.

Un software contable moderno debe permitir, tanto al empresario como al contador, gestionar ciertos procesos de vital importancia para el crecimiento de su negocio.

En las pequeñas y medianas empresas, dada la estructura administrativa tan limitada que la mayoría de ellas maneja por temas de costos y presupuestos, las labores contables y tributarias suelen ser gestionadas por terceros que le prestan el mismo servicio a varias compañías a la vez, o por los mismos propietarios; quienes deben combinar dichas actividades con otras responsabilidades operativas, con lo cual el tiempo que les pueden dedicar en ocasiones es muy reducido, o en cambio en otras veces les demanda mucho esfuerzo que hace que se descuiden otras facetas igualmente importantes.

Para suplir esa necesidad, y que los pequeños y medianos empresarios puedan administrar sus negocios de una manera integral con soluciones prácticas y ajustadas a sus realidades presupuestales, además de que se ajuste a los requerimientos fiscales de las entidades tributarias del país, en el mercado han surgido herramientas tecnológicas que procuran asistirlos para que la gestión contable y tributaria no se convierta en un dolor de cabeza y en cambio les ayude a incrementar su productividad sin tener que preocuparse por muchos procesos que antes eran engorrosos y demorados, además de ineficientes.

Adquirir un software contable en la nube para pymes es una de las recomendaciones ideales para cumplir con ese propósito: un sistema que integra en un solo producto múltiples soluciones para que el empresario haga foco en lo realmente importante y se dedique a hacer crecer su negocio.

Estas son algunas de las características que un software para pymes moderno debe incluir:

  

- Facturación Electrónica

Esta es una de las novedades más recientes que el software contable para pymes incluye, y que es de gran valía para los empresarios. Dadas las recientes disposiciones de la DIAN, todas las empresas del régimen común deben aplicar la Facturación Electrónica en sus transacciones comerciales, con un plazo límite de 48 horas para el envío del soporte documental a dicha entidad. Dejar esta labor en manos de un tercero es un riesgo que muchos no querrán correr, teniendo en cuenta las multas y las sanciones en que pueden incurrir si no cumplen con esa obligación. 

El software para pymes moderno cuenta entre sus funciones con la capacidad de encargarse de este proceso, con lo cual el empresario solo tiene que preocuparse por facturar. Es importante saber que, al elegir el proveedor tecnológico del software, este cuente con la autorización de la DIAN. Compañías presentes en el mercado, como Loggro, poseen este aval (a través de su casa matriz Productora de Software SAS) y garantizan que el proceso se cumpla con eficiencia y exactitud, asegurando la administración de la emisión y la recepción de los documentos electrónicos.

  

- Trabajar en la nube

Sin importar en qué lugar se encuentre, y siempre que cuente con una conexión a internet, el empresario tendrá disponible la información actualizada y en tiempo real donde quiera que vaya, gracias a que el software para pymes moderno trabaja en la nube, donde almacena toda la información, de tal modo que está a la mano cuando este lo desee. 

 

- NIIF automatizados

Las normas contables y tributarias cambian constantemente, y entre tantas tareas diarias que lo ocupan, el empresario de las pymes no tiene tiempo para estar pendiente de estas novedades. Con el software para pymes moderno, la actualización normativa se hace automáticamente por medio del trabajo de soporte que realizan los programadores, quienes se encargan de que cuando el usuario manipule el sistema e ingrese información, este por defecto ya apliqué las modificaciones tributarias recientes. 

 

- Reportes en tiempo real

La toma de decisiones de un empresario requiere información precisa y exacta en el momento oportuno. La dimensión de esta situación es mayor cuando el gerente o el propietario no está rodeado de un equipo numeroso y entonces suele asumir las determinaciones por su propia cuenta, corriendo el riesgo de no considerar aspectos claves de su operación por la premura o el desconocimiento. 

El software para pymes moderno tiene la virtud de generar reportes e informes de gestión en tiempo real, con la más reciente información agregada al sistema, y la radiografía que emite de la salud de la empresa es tan exacta que las decisiones tomadas corresponderán a la realidad de la empresa y no a alguna suposición o proyección. 

 

- Gestión integral

Este software no es una solución puntual. Una de sus ventajas es que sistematiza todos los procesos de una empresa, de manera que desde él se les puede hacer control de sus avances. Todos sus módulos están integrados y trabajan en línea, esto permite que la información que se ingrese en uno de ellos se refleje de forma automática en los demás. 

 

- Manejo de inventarios

No hay nada mejor para un empresario que saber con exactitud cuál es el inventario real que tiene disponible su empresa, esto le garantiza mayor precisión en los envíos y los pedidos y por ende se disminuyen costos. 

El software para pymes le brinda al empresario la facilidad de rotar sus productos de una mejor manera y administrar con más eficiencia su almacenamiento y transporte. 

De igual forma, con este software se sabrá cómo es el comportamiento que tienen los productos en el mercado y determinar con efectividad cuál es su rentabilidad indicada.

 

- Cotizaciones inteligentes

Para una mejor presentación de su cotización, un seguimiento más detallado de su estado, la inclusión de más información sobre su empresa y sus servicios, entre otros temas son posibles gracias a un software para pymes, que cuenta con una aplicación para el envío de notificaciones y recordatorios que lo mantendrán alerta con sus propuestas.

 

- Disminución de errores contables

Un tema clave y muy sensible. Un error en la contabilidad puede representar, incluso, la quiebra de una compañía dependiendo de su gravedad. La DIAN no admite excusas de ningún tipo y ante eso es mejor ser precavidos. 

El empresario puede tener la tranquilidad de que el software para pymes minimizará los riesgos a los cuales pueda estar expuesto cuando una cifra se ingresa por mala digitación o por descuido, con el envío de alertas en caso tal de que haya una anormalidad en la cantidad.

 

- Administración de saldos de cartera y pagos

Estar pendiente de los pagos que hay que hacer y la cartera por cobrar es una tarea dispendiosa y que requiere tiempo, el cual en muchas ocasiones es escaso para el empresario de las pyme. 

El software para pymes moderno cuenta entre sus funciones como un recordatorio para que estas fechas no se olviden. Un buen punto a favor de la salud financiera de la empresa. 

 

- Sistema POS para puntos de venta

Si su pyme cuenta con punto de venta, el software moderno potencia su atención al cliente mediante una facturación más ágil y rápida. Algunas empresas como Loggro integran el POS con el datáfono de Credibanco, haciendo su trabajo mucho más eficiente. 

Si tiene varios puntos de venta, las transacciones que se efectúen en cada uno de estos se verán reflejados en tiempo real con un monitoreo actualizado al instante. 

Otra de las ventajas es que el manejo de las promociones y descuentos se controla con mayor detalle. 

 

- Soporte técnico y actualización

Con el software para pyme moderno, el empresario no está solo. En caso de que se presente alguna novedad con el funcionamiento del sistema, el proveedor tecnológico dispone de programadores dispuestos a brindar un soporte técnico para garantizar que su negocio seguirá funcionando sin tener que suspender su operación. 

También se prevé la actualización permanente del sistema, de tal forma que este operará de acuerdo a los más recientes cambios tecnológicos, contables y tributarios que le darán la tranquilidad al usuario que la información que este le arroje será la indicada. 

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