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Vigencia de la firma electrónica de la DIAN para factura electrónica

La vigencia de la firma electrónica y el proceso de renovación es un aspecto de gran importancia para muchos contribuyentes que se encuentran obligados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a utilizar este mecanismo, por esta razón en este artículo te vamos a contar no solo de la vigencia sino del proceso que debes realizar para mantenerla al día.

Vigencia de la firma electrónica 

​Todos los contribuyentes deben tener claro que la vigencia del sistema de instrumento de Firma Electrónica es de 3 años, esta vigencia se cuenta desde el momento en que el contribuyente culmina su procedimiento de emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica, es importante tener en cuenta que el proceso de renovación del IFE se debe realizar utilizando los servicios informáticos electrónicos que ha dispuesto la DIAN para este procedimiento.

Proceso para emitir tu firma electrónica 

Si eres nuevo en el tema y no sabes el procedimiento inicial para emitir tu firma electrónica es importante que sigas estos pasos para conseguir tu IFE de manera rápida y sin ningún tipo de problema.

  • Lo primero que debes hacer es solicitar tu sita por medio del "Sistema de agendamiento virtual de citas" que ha dispuesto la DIAN.
  • Luego debes reunir estos documentos según sea el caso.
  1. Si el tramite lo vas a realizar a nombre propio debes presentar el original de tu documento de identidad.
  2. Para el caso de representación de un contribuyente es importante que te encuentres relacionado como tercero en el RUT de la persona jurídica o natural que estás representando, bien sea en calidad de contador, revisor fiscal, representante legal, entre otros.
  • Luego de asistir a la cita y cumplir con todos los requerimientos, según sea el caso, vas a obtener de manera inmediata la firma electrónica. 

Aspectos que debes tener en cuenta para la emisión de tu firma electrónica 

Debes tener presente que este es un proceso, de carácter presencial, que debes realizar en las instalaciones de la DIAN, con el objetivo de generar tu identidad electrónica y de habilitar tu Instrumento de Firma Electrónica para poder firmar dentro de los servicios informáticos o en el momento en que sea necesario cambiar la información de la identificación del obligado. Es importante que tengas presente que sin firma electrónica no es posible facturar electrónicamente. 

Preguntas reto en la emisión de la firma electrónica 

Dentro del proceso de emisión de la firma electrónica, bien sea para facturar o para otros propósitos, debes seleccionar cinco preguntas, las respuestas de estas preguntas son consideradas como un factor de autenticación alterno y se llevana cabo por cuestiones de seguridad; sirven únicamente para recuperar la contraseña de tu identidad electrónica en caso de que la olvides. 

Acuerdo de responsabilidades  

Debes aceptar por medio de un acuerdo todas las responsabilidades frente a la Firma Electrónica y la DIAN pondrá a tu disposición el servicio informático electrónico soporte de esta función, para que lo puedas utilizar posteriormente. 

¿Qué sucede si no finaliza la habilitación de tu IFE? 

En el caso que no finalices tu gestión de habilitación para tu Instrumento de Firma Electrónica dentro de los siguientes 20 días calendario a la solicitud, el sistema de manera automática te pedirá que reinicies tu proceso de emisión. 

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¿ Por qué debes renovar tu firma electrónica? 

​Este es un proceso que puedes hacer utilizando los servicios informáticos electrónicos que ha dispuesto la DIAN con el fin de que sigas cumpliendo con tus obligaciones y operaciones. La renovación de la firma electrónica es un trámite que debes hacer cada tres años partiendo desde el día en que realizaste tu proceso de habilitación o sencillamente si cumples con las siguientes causales.

Para extender la vigencia del Instrumento de firma electrónica 

El proceso de renovación de la firma electrónica se debe realizar en el caso que necesites extender su vigencia con el fin de continuar firmando ante la DIAN; es importante que tengas en cuenta que debes realizar esta renovación teniendo en cuenta la proximidad de la fecha de vencimiento de tu IFE. 

Cuando sea vulnerable tu seguridad

El suscriptor debe considerar la renovación de su IFE en el momento en que sea consiente que su seguridad es vulnerable, es importante que no dejes pasar mucho tiempo para evitar posibles fraudes u otro tipo de problemas asociados con este mecanismo electrónico, como falta de cumplimiento de los requisitos de facturación electrónica. Conoce aquí cuáles son las sanciones que pueden ocurrir, en caso de que incumplas con los requisitos asociados a la facturación electrónica. 

Por pérdida u olvido de la contraseña  

Otro de los casos en que debes realizar la renovación de tu IFE es cuando pierdas u olvides tu contraseña de Identidad Electrónica a menos que recuerdes cuáles son las respuestas de las preguntas reto que configuraste en tu proceso de emisión. 

​Si no realizas tu renovación dentro del tiempo establecido

Otra de las situaciones en donde debes realizar la renovación de tu IFE es en el caso que como suscriptor no finalices el debido proceso de renovación por autogestión de habilitación del IFE dentro del tiempo estipulado que son veinte días calendario siguientes a tu solicitud, en este caso el sistema de manera automática te solicitará el reinicio del proceso de renovación.

¿En qué casos se realiza la revocación de la firma electrónica? 

La revocación de la firma electrónica es el proceso de oficio o que a solicitud del suscriptor o por medio de apoderamiento debidamente facultado, se realiza con el objetivo de dejar sin efecto al IFE, bien sea para dejar de firmar de manera electrónica o para generar un nuevo instrumento, este trámite debe realizarse ante la DIAN si se cumple alguna o varias de las siguientes causales.

  • En el caso que el suscriptor cambie de identidad.
  • Si el suscriptor fallece.
  • Si no te encuentras dentro de los obligados conforme la normatividad vigente, sin que sea eximente de las obligaciones con las que cuente frente a la DIAN.
  • En el caso en que el sistema de seguridad de la DIAN esté comprometido de forma material y que debido a esto afecte la confiabilidad de las identidades electrónicas que emita a sus suscriptores.
  • Si existe una orden judicial o un informe de autoridad competente para esta gestión.
  • Debes solicitar el proceso de revocación del certificado digital utilizando el aplicativo PQRS, donde manifiestes no tener la obligación de suscribir declaraciones, presentar información a nombre de terceros, ni a nombre propio por medio de los Servicios Informáticos Electrónicos, ni facturar o que cuentes con alguna de las causales que establece la Resolución 70 de noviembre 3 de 2016. Aquí puedes consultar toda la normatividad respecto a facturación electrónica. 

¿Qué debo hacer si necesito volver a solicitar mi IFE? 

En el caso de que hayas revocado tu Instrumento de Firma Electrónica, pero necesites nuevamente volver a solicitarlo lo único que debes hacer es solicitarlo siguiendo el trámite de emisión que mencionamos anteriormente. Esto es todo lo que debes saber sobre la vigencia de tu Instrumento de Firma Electrónica, su proceso de emisión, renovación y revocación para que tengas muy presente los pasos que debes seguir o en que casos aplica cada procedimiento. Ten presente cada uno de ellos para que tu trámite sea ágil.  

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