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Tipos de documentos que puedes expedir con una plataforma de Facturacion Electronica

La llegada de la Facturacion Electronica, supone un gran reto para el país, dado que al ser un proceso que facilitará la gestión de información entre contribuyentes y la autoridad tributaria será más ágil y transparente a la hora de cruzar información con propósitos de recaudo.

La llegada de la facturación electrónica, supone un gran reto para el país, dado que al ser un proceso que facilitará la gestión de información entre contribuyentes y la autoridad tributaria será más ágil y transparente a la hora de cruzar información con propósitos de recaudo. Sin embargo, es importante entender cuáles son los tipos de documentos que se pueden expedir en esto proceso de facturación electrónica y, también, como es todo el proceso de reporte para poder entender desde un punto de vista tecnológico y operativo cómo es que la facturación electrónica ha logrado revolucionar la manera en la que las autoridades tributarias han encontrado mejores formas para tener la información fiscal en tiempo real y efectuar operaciones de recaudo de impuestos más eficaces.

¿Cómo debe operar la plataforma de facturación electrónica?

Una plataforma de facturación electrónica tiene 3 actores principales: el facturador electrónico, adquirente y el proveedor tecnológico. El primero actúa como el vendedor, que es quién expide el documento; el segundo actúa como comprador, quién es el que recibirá el documento a expedir por parte del facturador electrónico y; el tercero, es el proveedor tecnológico, en este caso, la plataforma que transmitirá la información para las partes interesadas y, también para la DIAN, quién es la autoridad tributaria que será informada de la transacción entre las partes.

En los términos contenidos en el decreto 2242 de 2015 y el compilado en el decreto único reglamentario 1625 de 2016, los formatos de facturación electrónica tiene a consideración elementos como:

● El formato estándar sobre el cuál se emiten las facturas el cuál es el XML (Extensible Markup Language), este a su vez se construye sobre la base del estándar UBL V2.0, el cual es obligatorio para quienes facturar electrónicamente.

● En cuánto al formato de las notas débito y crédito, estas también están basadas en los estándares de XML y UBL V2.0, por lo que su forma es muy similar a la de la factura.

Ya contextualizados con la operatividad de la facturación, ahora sí veremos los documentos que se pueden expedir con un plataforma de Facturacion Electronica.

Factura:

La factura electrónica es evidentemente el documento bandera del proceso. Este documento electrónico, tiene la misma validez como documento de título valor según lo consagrado en el Código de Comercio colombiano. Así mismo, este documento debe seguir conservando los requerimientos para efectos tributarios consagrados en el artículo 617 del Estatuto Tributario los cuáles son:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.

2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

5. Fecha de su expedición.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

8. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Nótese que el punto 2 hace alusión a la figura del Facturador Electrónico y el punto 3 al adquirente.

Adicionalmente, este documento ya estará bajo el estándar XML, llevará la numeración autorizada por la DIAN, incluirá también la firma digital o electrónica que ayudará a garantizar la autenticidad e integridad del documento emitido ante la DIAN y, finalmente, este documento debe llevar además el Código Único de Facturación Electrónica (CUFE).

El CUFE nació en la Resolución 0019 de 2016, y su propósito principal es de identificar una y cada una de las transacciones, es decir, con ese código (que no podrá repetirse) se asegura que cada transacción es única y, por ende, irrepetible. Adicionalmente, a través del CUFE es posible que la DIAN pueda validar la naturaleza de la transacción, los montos, las razones sociales y los objetos implicados en el mismo. Este código es de exclusividad para las facturas de venta y las facturas de exportación emitidas a través de la plataforma de facturación electrónica, es decir, que las notas débito y crédito no llevarán código CUFE, pese a que estas son emitidas a través de la misma plataforma de Facturacion Electronica. Este código CUFE también está bajo el lenguaje XML sobre el que la autoridad tributaria lee todos los documentos emitidos, es decir, que la DIAN encuentra en el CUFE un mecanismo para poder ejercer control fiscal sobre las transacciones reportadas en la plataforma de facturación electrónica.

Así que, si un documento que un adquirente recibe no tiene código CUFE, puede denunciar a la DIAN dado que puede tratarse de un documento falso que no está siendo transmitido de manera electrónica a la DIAN y lo cuál constituye fraude.

Notas Crédito y Débito:

Otros de los documentos que son posibles expedir a través de una plataforma de facturación electrónica son las notas crédito y débito que, como se mencionó en líneas anteriores, estas debe estar parametrizadas bajo el mismo formato XML, pero estas no llevan CUFE.

En cuanto a las especificaciones de una nota débito o crédito podemos encontrar las siguientes:

● Número de la nota

● Fecha de la factura a la cual hace referencia la nota emitida

● Nombre o Razón Social

● NIT del adquirente

● Fecha de expedición de la nota

● Número de unidades

● Descripción

● IVA (si el caso aplica)

● Valor unitario

● Valor total

Acuse de recibo:

Otros de los documentos que son posibles expedir a través de una plataforma de facturación es el acuse de recibo, el cual el adquirente manifiesta que la factura fue recibida en sus sistemas de información y, por ende, la factura se entiende aceptada por el adquirente de servicios. En ese momento, el facturados electrónico, el adquirente y la DIAN, saben que existen un documento el cuál reposa en las bases de datos de todos los involucrados.

Sin duda alguna, todos los documentos que pueden ser emitidos a través de una plataforma de facturación electrónica, tienen la gran ventaja de que todos los agentes involucrados en el proceso de facturación electrónica gozarán con la misma trazabilidad dadas las ventajas de la transmisión de información en tiempo real.

La llegada de la facturación electrónica, supone un gran reto para el país, dado que al ser un proceso que facilitará la gestión de información entre contribuyentes y la autoridad tributaria será más ágil y transparente a la hora de cruzar información con propósitos de recaudo. 

 

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