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Software ERP Más que un sistema para cumplir con facturación electrónica

En Colombia, el Gobierno Nacional dio un gran paso al implementar, por medio de las diferentes resoluciones para los contribuyentes, la facturación electrónica. Gracias a estos cambios, los empresarios tienen la oportunidad de agilizar diferentes procesos como son el de venta y facturación por medio del uso de medios tecnológicos. Para que esto sea posible, los sistemas de ERP son la mejor opción, pues cuentan con una buena implementación de este sistema de facturación; a pesar de que esta sea una característica sobresaliente, es importante que tengas presente la importancia de un ERP para mejorar los procesos administrativos de tu empresa.

¿Qué es la facturación electrónica y por qué se debe integrar con un software de ERP? 

Con la implementación del sistema de facturación electrónica se mejoró el proceso de emisión y recepción de las facturas. En la actualidad es un requisito obligatorio que fue establecido por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) por medio de la nueva Resolución 000042 de mayo 5 de 2020. Con la nueva era digital, la implementación de la facturación electrónica mediante un software de ERP es indispensable para que cualquier empresa automatice sus procesos para disminuir costos de modo que permanezcan vigentes a largo plazo. 

¿Qué son las facturas electrónicas? 

Las facturas electrónicas son, ante todo, facturas que tienen como objetivo y función legal la justificación de bienes o prestación de cualquier servicio. Se caracterizan por ser expedidas y recibidas en formato electrónico y cumplen con requisitos específicos.

¿Quiénes son los obligados a facturar electrónicamente en 2020? 

En 2020 según los lineamientos establecidos por la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020, que fue expedida por la DIAN, se encuentran obligados a emitir facturas electrónicas los siguientes contribuyentes.

  • Quienes figuren como responsables del IVA
  • Los contribuyentes responsables por el INC (Impuesto Nacional al Consumo)
  • Las personas o entidades que cuenten con la calidad de comerciantes, que ejerzan profesiones liberales o que presten cualquier servicio inherente a estas, o que enajenen bienes que sean producto de las actividades agrícolas o ganaderas, independientemente de si son contribuyentes o no de los impuestos que administra la DIAN.
  • Los comerciantes, importadores o que presten servicios o realicen ventas a los catalogados como consumidores finales.
  • Litógrafos, tipógrafos que respondan por el IVA.
  • Los contribuyentes que se encuentren inscritos en el Régimen Simple de Tributación. 

¿Qué es un sistema ERP? 

Los sistemas para planificar los recursos empresariales ERP (Enterprise Resouce Planning) son sistemas que se caracterizan por gestionar la información automatizada en diferentes áreas de una empresa asociadas con los procesos operativos, productivos y administrativos, en conclusión, es un sistema para empresas que facilita e integra la información que se genera en la manufactura, logística finanzas y recurso humano de una compañía.

Sistema ERP para negocios Online 

En gran parte de los negocios online, los sistemas de ERP hacen referencia al sistema de facturación, gestión y envío de pedidos, almacenamiento de los datos de los clientes, personal, distribuidores y demás. Esto quiere decir que tanto para los negocios que operan de forma presencialmente como los que operan de forma virtual, un sistema de ERP es la herramienta fundamental para elaborar, gestionar e implementar una estrategia empresarial. 

Objetivos que te debes fijar cuando usas un sistema de ERP 

Los siguientes son los objetivos que debes fijarte cuando contratas los servicios de un sistema ERP en tu empresa.

  • Optimizar tus procesos empresariales.
  • Tener un mejor acceso de la información.
  • Poder compartir información entre las diferentes áreas de la empresa.
  • Eliminar los datos y las operaciones innecesarias en la empresa.

Los sistemas de ERP por lo general han incluido dentro de sus módulos sistemas de facturación digital tradicionales, pero gracias a las exigencias legales y a los diferentes cambios tecnológicos, es posible incluir la facturación electrónica como una obligación dentro de los ERP.

Esto quiere decir que con un sistema de ERP tiene muchas características, lo que permite realizar muchas actividades tanto administrativas como financieras un ejemplo de esto son las siguientes.

  • Controlar los inventarios en tiempo real.
  • Tener procesos más productivos y ágiles.
  • Controlar los horarios del personal.
  • Gestionar la nómina.
  • Controlar los ingresos y egresos de la empresa, etc.

Como se puede observar los sistemas de ERP cuentan con un sinnúmero de módulos y funcionalidades de gran importancia para el buen funcionamiento de una compañía. 

Contar con un sistema ERP con facturación electrónica no debe verse como una obligación por cumplir 

Muchos empresarios consideran que implementar un sistema de facturación electrónica es un requisito más que se debe cumplir para no tener problemas legales y fiscales; no obstante, este proceso debería contemplarse como una gran oportunidad para crecer, mejorar procesos y ser más competitiva. 

¿Cómo integrar un ERP con la facturación electrónica? 

En el mercado existen muchos proveedores de ERP que se ajustan a diferentes tipos de empresas y a sus requerimientos, ten presente que este sea escalable para que el software crezca al mismo ritmo que crece tu empresa.

Lo anterior indica que si emites una factura al mes o muchas facturas a la semana, tu ERP debe ofrecerte la posibilidad de hacerlo sin importar el número de facturas, también debe ofrecerte una plataforma sencilla, intuitiva y a la que tengas acceso desde cualquier dispositivo que desees con conexión a internet.

En conclusión, la integración de tu software de ERP con tu sistema de facturación electrónica debe venir incorporado para que funcione desde un principio y atienda esta y muchas otras tareas de tu empresa. Ten presente elegir el que más se ajuste con las necesidades de tu empresa y el que crezca al mismo ritmo que lo necesitas.

Esto es todo lo que debes saber acerca del funcionamiento de un software ERP y su proceso para emitir facturas electrónicas. Si en 2020 aún no te has abierto a la posibilidad de ordenar tus procesos, ten presente que en Loggro contamos con uno de los mejores sistemas para la administración de empresas que es muy fácil de implementar, es escalable e intuitivo para que cualquier trabajador de tu empresa lo pueda utilizar.

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