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Software para factura electrónica: ¿Qué es la facturación electrónica, cómo se implementará en Colombia y que implicaciones tiene para mi negocio?

La facturación electrónica es un mecanismo de control fiscal implementado por múltiples gobiernos a través del mundo.

Cuando una empresa opera con la facturación electrónica, al momento de generar una factura, ésta es enviada electrónicamente (vía internet y respetando un número consecutivo previamente asignado) tanto al cliente final como a la DIAN. Así, el cliente recibe una factura válida e inmediata, mientras que la DIAN recibe un documento electrónico que le informa pronta y certeramente sobre el monto que fue facturado. De igual forma, quien recibe la factura debe acusar su recibo electrónicamente, acuso que también es repetido a la DIAN para ser grabado en sus sistemas de computación. El proceso, por supuesto, facilita el seguimiento fiscal y tributario por parte del ente de control. Además de facturas, también tranzan y son reportadas a los sistemas de la DIAN por “facturación electrónica” las notas crédito o débito expedidas por una compañía. 

Técnicamente, la facturación electrónica -o sea, la equivalencia legal que tiene una factura producida electrónicamente dentro de ciertos estándares, con una factura producida físicamente-, fue reglamentada en Colombia desde mediados de los noventa. Sin embargo, su uso ha sido circunscrito principalmente a un pequeño grupo de compañías que encuentran en ella una alta utilidad debido al altísimo volumen transaccional de sus negocios (por ejemplo, las cadenas de hipermercados han canalizado millones de facturas de miles de proveedores a través de plataformas de facturación electrónica). Con la disponibilidad de internet a nivel nacional a un costo razonable y las nuevas políticas de control fiscal adelantadas en Latinoamérica, pronto, la facturación electrónica será para todos y masificará.  

Todo esto no es teórico. Ya existe legislación en Colombia (por ejemplo, el reciente decreto 2242 de 2015) que comienza la marcha hacia la facturación electrónica obligatoria para negocios PYME en el país (como también, por supuesto, para más grandes empresas). El proyecto se encuentra en este momento en una etapa de prueba con aproximadamente 50 compañías en Colombia. Superada la prueba, la DIAN refinará la legislación detallada que implementará la facturación electrónica, y ajustará el calendario de implementación obligatoria de esta medida para los diferentes tipos de empresas. Al día de hoy, el calendario de implementación y obligatoriedad de la facturación electrónica aún no tiene fechas fijas, por lo cual solo quien sea seleccionado por la DIAN para un periodo de prueba (o quien voluntariamente desee hacerlo) está operando la factura electrónica en este momento. 

La facturación electrónica no tiene reversa y es un mecanismo que ha sido implementado con relativo éxito en muchos otros países de la región, como lo son México, Argentina, Chile y más recientemente Ecuador. Si bien requiere un cambio en los procesos de operación de las empresas, el mecanismo tiene también múltiples beneficios. Por ejemplo, hace más rápidas y fluidas las transacciones entre compañías. Esto ocurre pues las facturas viajan de manera electrónica, por lo cual pueden ser aceptadas “con un click” entre las partes involucradas, y pueden ser asentadas en los sistemas de control financiero y contable de cada compañía de manera automática. Todo lo anterior reduce tiempos de digitación y errores. Más importante aún, debido a que los pagos electrónicos entre compañías pueden ser muy rápidos, la factura electrónica, una vez se masifique, acelerará el flujo de dinero en la economía, permitiendo reducir el ciclo de capital de trabajo que requieren los negocios para operar.

Por supuesto, operar la facturación electrónica necesariamente traerá cambios en los negocios. En su implementación más liviana, todo negocio que requiera facturar mediante el mencionado sistema tendrá que generar sus facturas a través de un software que (mínimamente) se encuentre conectado a internet en algún momento del día. En la mayoría de grandes o medianas ciudades del país esto se hace viable gracias a una mejor infraestructura TIC existente. Sin embargo, está por verse que ocurrirá con pueblos y otras zonas remotas de Colombia.  

En esta misma línea, para la mayoría de los negocios que aún no operen con un software de gestión o un software de facturación, lo que hará más sentido será implementar una aplicación que ayude al negocio no sólo a cumplir con la legislación de facturación electrónica, si no también con un software que a su vez ayuda a las empresas a mejorar las eficiencias de sus procesos operativos de manera integral. Poco sentido haría implementar un "facturador electrónico" sin aprovechar la ventaja de una solución a que automatice también el control de inventario, la contabilidad y el manejo de cuentas por cobrar y por pagar, entre otras, en tiempo real. En LOGGRO, hemos creado una fuerza de tarea que está haciendo un cercano seguimiento a la evolución normativa de la factura electrónica en Colombia. También hemos preparado nuestro software en la nube para que esté listo para comenzar a operar la facturación electrónica conjuntamente con otros procesos que ya manejamos, como los son los inventarios, la contabilidad y el manejo de clientes y proveedores.

 

Acerca de Loggro

Recuerda, Loggro fue creado para hacer tu vida más fácil en el día a día de los negocios, y estamos seguros que le sacaremos gran provecho a la facturación electrónica para facilitar y acelerar aún más la eficiencia con la que óperas tu negocio y atiendes a tus clientes. Recuerda que Loggro es integral pues también presta las funciones de software de facturación, software de inventarios y como generador de reportes gerenciales.

 

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