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La facturación electrónica y el adiós al papel 

¿Recuerdas la última vez que fuiste al supermercado y compraste un hot-dog? ¿Te acuerdas del modo en que el cajero imprimió un largo rollo de papel? ¿Tuviste la sensibilidad de pensar en el daño que se le hace al planeta si ese mismo largo rollo de papel se está imprimiendo a nivel mundial? 

Sí, lo peor de todo es que esa factura tardará menos de una hora en ir a dar a una caneca de basura. En nuestros tiempos modernos está claro el modelo tradicional de facturación se ha vuelto cada vez más innecesario y más si tenemos en cuenta que la mayoría de nuestros datos se almacenan de manera digital. 

La gente ha empezado a odiar los formatos físicos, ya que estos tienen la flexibilidad de perderse, a diferencia de lo que suponen actualmente las facturaciones electrónicas, las cuales se pueden almacenar en memorias digitales, preservando aun más su tiempo de vida. 

El alto impacto de la facturación electrónica 

Las empresas actuales han volcado su atención en este tipo de facturación, no solo como una medida para ayudar al planeta, sino también porque representa una alternativa mucho más confiable, elegante y práctica de reflejar la identidad corporativa en sus finanzas.

Y esto ocurre con mayor razón cuando se trata de facturas que la empresa no puede dejar a la vista de cualquier empleado: facturas que solo le competen al contador de la misma empresa y que deben ser almacenadas con total seguridad en la estructura de un software contable.

Tanto para los clientes como a las mismas empresas, contar con este tipo de facturación electrónica, es tener un recurso que ahorra muchos miles de millones de pesos anuales a las empresas. Para todas las empresas que operan de manera online, este tipo de facturación tiene la misma validez que el papel que sale de una impresora.

La facturación electrónica vs la facturación tradicional

El cliente tiene así la oportunidad de guardar una factura cuyo tamaño en su disco puede ser de tan solo unos cuantos kilobytes. ¿Sabes lo que significa eso? Pues, que si una persona deseara llevar el registro de todas sus compras a lo largo de la vida, en su PC solo necesitaría una memoria de un espacio máximo de 10GB. ¡Y ese cálculo es mucho decir!

Ahora, esos 10GB de información representarían en la vida real a un serio conjunto de carpetas y archivos. Piensa ahora lo que ocurre con una empresa donde la facturación de sus procesos ocurre a diario, gestando órdenes que pueden sobrepasar a las 100 transacciones.

En síntesis, la facturación electrónica aporta las siguientes ventajas:

• Favorece a una mayor organización de todas sus transacciones, compras o ventas empresariales.

• Se evita la perdida de información.

• Evitan enormes gastos en papelería. 

• La información queda respaldada digitalmente, ya sea por la memoria interna de un PC o porque esta sea subida a una nube. 

• Ofrece la alternativa de que toda facturación electrónica tenga un diseño exclusivo y provisto de la entidad corporativa de dicha empresa. 

• Esta elegancia y/o entidad corporativa permite así una fácil diferenciación de las facturas, logrando clasificarlas. Esto es algo muy necesario cuando se tienen relaciones comerciales con varias empresas. 

• De este modo, solo hará falta en fijarse en el logotipo de la página virtual para reconocer cual fue la transacción realizada y con cual empresa.

• Se convierten en un documento de respaldo que puede ser asociado con facilidad a un software contable, permitiendo así la descarga de éste documento cuando se desee.

• Simplifica toda la gestión de archivo y papelería de una empresa, aportando enormemente a la salud del planeta.

El futuro de las facturas y la tecnología implementada 

A largo plazo, los almacenes de cadena, entre otros puntos de venta, esperan llegar a un nivel de optimización donde la facturación pueda ser descargada directamente al smartphone del cliente. Se trata de un proyecto ambicioso, por supuesto, pero ahorraría la perdida de información y el continuo uso de papel. 

En materia de infraestructura, para que un sistema de facturación electrónica pueda sobrevivir, se necesita ante todo que éste se asocie a un sistema contable, siendo lo más importante que se encuentre ubicado en la red. En materia de tecnología esto supone el uso de servidores, discos de memoria en la nube y una estructura organizacional sobre quienes tienen acceso a la plataforma. 

El grado de sofisticación será tan avanzado que solo será necesario incluir el correo de un cliente para que la factura no solo quede almacenada en el propio sistema, sino que de manera automática sea emitida a la bandeja de entada de dicha persona. 

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