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Facturación Electrónica en Colombia: ¡Te explicamos en menos de 5 minutos porqué es importante para tu PyME!

Mediante el Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015, la DIAN modificó la manera en la que todas las empresas registradas en Colombia deben realizar su facturación. Esta norma habilitó el uso de un mecanismo digital, conocido como la Facturación Electrónica, con el cual se ejerciera un mayor control a la evasión, un sistema que ya está en operación en países como México, Chile, Argentina, Ecuador, entre otros. 

¿De qué trata la Facturación Electrónica?

La confusión entre la Facturación Electrónica con un mecanismo sencillo de “facturación mediante un computador” es mucho más común de lo que uno cree y en ella suelen caer muchas personas, pero en realidad este es un asunto mucho más profundo. Es cierto que para su implementación se requiere de un computador, pero más que la digitalización de una factura, la Facturación Electrónica permite el envió rápido de una copia electrónica de cada factura que se emite al ente fiscalizador local, según el país. 

Para referirnos específicamente a Colombia, la ley es enfática en que cada factura electrónica que expiden las compañías que hacen parte del régimen común, debe ser comunicada a la DIAN en un plazo de 48 horas o menos una vez es expedida. Dicha norma especifica, además, el modo en que esa información debe ser enviada a dicha entidad (esto es mediante un formato XML de intercambio de información electrónico).

De forma paralela, la DIAN determina que la factura electrónica debe ser enviada al comprador o “adquiriente, y este tiene la potestad de aceptar o rechazar el documento electrónicamente (si no lo hace 3 días después que lo recibe, la ley avala que ese documento se considere como aceptado por defecto).

¿Quién se encargará de la operación de la Facturación Electrónica en Colombia?

Como este mecanismo de facturación deberá atender cientos de miles de compañías en Colombia, las cuales por su parte tramitan cientos de millones de facturas cada mes, la DIAN ha recurrido al acompañamiento del ecosistema tecnológico que está disponible en el continente americano. 

Con esta premisa, la entidad ha participado a compañías de tecnología con solvencias y reputación reconocidas y probadas, para que se postulen como “Proveedores Tecnológicos” de la Factura Electrónica. A la fecha se cuentan casi 60 las compañías que se han certificado como tal en el país.

¿En qué momento debo iniciar con la operación de la Facturación Electrónica en mi negocio?

Desde el 1º de septiembre de 2018 muchos de los grandes contribuyentes ya fueron obligados a la implementación de la Factura Electrónica. De ellos, cerca de un tercio han solicitado una ampliación del plazo para ajustarse a la norma, y lo harán a partir del 1º de enero de 2019.

En esa misma fecha, según comunicaciones oficiales de la DIAN, las demás empresas que hacen parte del Régimen Común tiene que iniciar con esta implementación. Aún así, hay rumores que no han sido confirmados de que con el arribo de una nueva administración, recién nombrada por el presidente Iván Duque, esta optaría por una implementación escalonada de la Facturación Electrónica, la cual se realizaría de forma gradual durante el 2019 (con empresas de diferentes tamaños y sectores económicos que operaría en diferentes momentos de ese año). Pese a lo anterior, nuetsra recomendación es que mientras esos rumores no sean confirmados mediante comunicaciones oficiales de la DIAN, en el cual se rectifiquen las fechas antes exigidas por la entidad, si su empresa hace parte del Régimen Común realice la implementación de la Facturación Electrónica desde el 1º de enero de 2019.

¿Y si no implemento la Facturación Electrónica a tiempo, qué le puede pasar a mi negocio? 

Las sanciones para quien no envíe información (tributaria) o la envíe con errores están descritas en el artículo 651 (modificado) de la Ley 1819 de 2016. A continuación compartimos algunas de las sanciones que, según algunos asesores tributarios, podrían recaer a quienes no cumplan con el mecanismo de la Factura Electrónica en los plazos indicados: 

  •  El 5% de las sumas cuya información exigida no fue enviada a tiempo (es decir que, en el contexto de la Facturación Electrónica, esto aplicaría para aquel que debía facturar de forma electrónica no lo hizo a tiempo).
  •  El 4% de las sumas de la información errónea suministrada.
  • El 3% de las sumas de la información enviada de manera extemporánea (en este caso aplicaría si una Factura Electrónica la recibe la DIAN luego del plazo de 48 horas luego de que es expedida).

Aunque estas multas pueden reducirse si son subsanadas de forma proactiva (es decir, previo a la notificación de la DIAN al contribuyente que incurrió en una falta u omisión), estas pueden resultar muy costosas. Se sabe, además, que reiterarse en las faltas o negarse a la implementación de un mecanismo de control que exige la DIAN, puede generar el cierre del establecimiento comercial.

 ¿Cuáles son las ventajas que ofrece a mi negocio la Facturación Electrónica?

No es conveniente que se tome la Facturación Electrónica solo como un mecanismo que fiscaliza su negocio. Este también le ayuda a formalizar su actividad comercial, a organizarse, y a que haya opciones de financiamiento y liquides, además de que se disminuyen los costos de su proceos de facturación interno. Este es un ejemplo: 

  • Con la Factura Electrónica, la PYME consigue ayuda para la consecución de liquidez adicional. Esto debido a que según diversas leyes (por ejemplo, la 1231 de 2008 y la 2242 de 2015), la Factura Electrónica tiene el carácter de título valor desmaterializado, lo cual la convierte, de forma automática o luego de que es expedida, en un título valor negociable que es un soporte fidedigno para transacciones de ventas o servicios. Sin embargo, a diferencia de un documento físico, como está desmaterializado, se puede comunicar, compartir, almacenar e intercambiar en digital, haciendo que su transacción sea mucho más económica y eficiente.  Lo anterior es valioso dado que las operaciones de factoring o confirming para empresas PYME se hacen más fáciles, ya que si bien estos ya existen para facturas físicas, el costo inherente al proceso solo lo hacía viable para facturas con un valor muy alto, que generalmente eran transadas por grandes o medianas empresas -poniendo fuera del alcande de las PYME dichas figuras de liquidez (dado que suelen tramitar operaciones con montos bajos). Y como las facturas son electrónicas, es posible sistematizar el costo de los trámites de operaciones de factoring o confirming y por esta razón este baja, lo cual da pie a que el procedimiento se masifique y esto les abra puertas a que las PYME sean atendidas por operadores financieros de una forma rentable, lo cual mejora las opciones de liquidez para el pequeño y mediano empresario.
  • Las PYME pueden formalizarse y organizarse con la Facturación Electrónica. ¿Por qué? Al implementarse, la Facturación Electrónica obliga a las PYME a adquirir algún tipo de software de facturación, que les permite digitalizar sus datos por primera vez y almacenarlos en un software que se encargará de procesarlos y guardarlos con seguridad, y -generalmente-, logra que las PYME pasen de “volar sin instrumentos” (en otras palabras, que operen de forma manual e informal, o quizá mediante hojas de Excel), a hacerlo con herramientas tecnológicas modernas. Dato esto, los negocios podrán crecer con orden, que les abre puertas en el sistema financiero (que se niega a esto cuando la información del negocio no es fidedigna, pero que al tener información histórica de la empresa en un software robusto y fiable) consigue tener más confianza y facilidad
  • Los costos de los procesos de una empresa se reducen con la Facturación Electrónica. La forma tradicional en papel en la que se realiza el proceso de facturación es costosa, en especial por los insumos que se requieren para facturar (papel, talonario, tinta de impresión, etc.), al igual que el envío físico y su correcto almacenaje por tiempos prolongados (lo cual es una exigencia de la DIAN). Por si fuera poco, las facturas que se envían en físico pueden extraviarse, quemarse o dañarse en un accidente (incendio, inundación), siendo lo más delicado que su ciclo físico al interior de la empresa compradora suele demorar su pago. Por último, los documentos electrónicos facilitan las operaciones de envío, recepción y almacenamiento de las facturas, y de paso agilizan el ciclo de entrega del documento, de su aprobación (tengan presente que la ley afirma que una factura electrónica que sea expresamente aceptada por un adquiriente se considera aceptada a los 3 días de que fue enviada) y por ende el ciclo de pago. 

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