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La facturación electrónica: Características e impacto.

Cuando se habla de facturación electrónica en Colombia, muchos piensan de inmediato que se trata de una estrategia que hace parte de la digitalización y automatización de nuestra era moderna. Parece una solución pensada durante la última década para aprovechar las nuevas tecnologías y hacer un uso inteligente de éstas mismas.

Sin embargo, la historia de la facturación electrónica en Colombia se remonta hasta el año de 1995. Sí, hasta el año de 1995, cuando aún la era del PC no era tan común como la de hoy en día, siendo equipos que solo eran realmente útiles en las grandes empresas.

La primera legislación en materia de facturación electrónica en Colombia data de ese mismo año y fue decretada a través del Artículo 37 de la Ley 223 de 1995. Por entonces se establecieron ciertas pautas de la manera en que las empresas debían digitalizar su facturación y presentarla ante un organismo de control como lo es la DIAN.

El impacto de la edad moderna

Ese modelo de trabajo se mantuvo y aun persiste hasta nuestros días. Aún resulta muy común que los encargados en el área de contabilidad registren todos sus procesos a través de documentos de Excel, o bien, que se establezcan soluciones en el formato XML.

A partir del año 2007, la facturación electrónica en Colombia empezó a tener un enfoque más comprometido con el uso de los softwares de contabilidad actuales, tal como lo representa el software de gestión de Loggro. Representó el inicio de una nueva era, se masificó la necesidad de utilizar dichas plataformas y hasta se convirtió en una obligatoriedad para el año de 2013.

Las últimas legislaciones referentes a la facturación electrónica en Colombia son el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 072 del 2017. De ese modo se establecieron las bases finales de lo que hoy en día representa la facturación electrónica en Colombia.

Las características claves que definen a la facturación electrónica en Colombia

Actualmente, todo lo relativo al tema de la facturación electrónica en Colombia, se encuentra liderado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Esta entidad se hizo cargo de establecer ciertas pautas que deben caracterizar a este tipo de facturación.

He aquí un resumen de algunos de los aspectos claves:

  • Firma digital: como su nombre lo indica es una firma digital que avala la autenticidad de la factura. La firma digital es considerado como un bien que adquiere una empresa para darle legalidad a documentación en PDF o digital.  
  • Número único de factura: para cada factura que se expida a través de una empresa, esta deberá ser marcada por un número exclusivo.
  • Numeración consecutiva autorizada por la DIAN: es la misma Dian la que otorga a la empresa dicho número único de factura y los números consecutivos con los que ésta misma debe operar cada vez que realice una transacción comercial.
  • Formato XML establecido por la DIAN: en el momento, la DIAN ha establecido un formato XML que debe respetarse frente a la expedición de cada factura.
  • Código Bidimensional QR: igualmente, al generarse una factura ésta debe ir marcada con un código QR. Si este código es percibido por un escáner optimizado para ello o una aplicación, este QR debe permitir la carga de todo el contenido de la factura.

Implementación de la facturación electrónica en Colombia

Para el proceso de facturación electrónica de una empresa la DIAN había establecido un programa de 6 meses, desde la notificación que hacía la empresa para empezar a facturar de esta forma, hasta la transmisión oficial de la facturación en esta misma entidad.

Estos 6 meses, se dividían en 3 meses que tenía la empresa para habilitarse y programarse a utilizar un software optimizado para este tipo de facturación. Es decir, ese tiempo era designado para que la empresa tuviera rangos de prueba y aprendiera a llevar a cabo y de manera correcta la facturación.

De modo que los 3 meses siguientes debían ser usados para empezar a transmitir la información electrónica a la entidad de la DIAN para que esta misma la validara. Estos periodos de tiempo irán cambiando con el paso del tiempo, ya que para el año 2019 todas las empresas a nivel nacional deben estar trabajando en el área contable con este tipo facturación.

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