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Empresas de servicios deben facturar electrónicamente

En Colombia la implementación de la facturación electrónica es un tema que está llegando a todas las empresas con diferentes ocupaciones, incluyendo a las empresas de servicio, en este caso te contaremos cuáles son las principales características de las empresas de servicios y cómo es el proceso de implementación de la facturación para que tu negocio se adapte de forma rápida y eficaz.

¿Qué son las empresas de servicios? 

Las empresas de servicios se caracterizan por ser aquellas que tienen por función principal ofrecer cualquier tipo de actividad necesaria para satisfacer las necesidades de sus clientes, entre estas actividades se pueden encontrar la recreación, el e-learning, capacitaciones, servicios de medicina, las asesorías, el turismo, la construcción, organización de eventos o fiestas, televisión por cable, los domésticos como el agua, la energía y gas, entre otros que se realizan a cambio de cierto precio. Las empresas de servicios pueden ser privadas o públicas dependiendo de su función y de quien las administre. 

¿Las empresas de servicios deben facturar electrónicamente? 

En este artículo te contamos quiénes son los obligados a facturar electrónicamente. Es importante que si tu empresa de servicios cumple con las siguientes condiciones, deberá facturar electrónicamente.

  • Los responsables del IVA, pertenecientes al antiguo régimen común.
  • Los responsables del INC o también conocido como impuesto al consumo.
  • Aquellas personas o entidades, a excepción de los no obligados a emitir facturas electrónicas, que estén en la calidad de comerciantes, que ejerzan profesiones liberales o que presten servicios inherentes a estas, y se encarguen de enejar bienes que sean producto de las actividades ganaderas o agrícolas, ya sean contribuyentes o no de los impuestos que administra la DIAN.
  • Aquellos sujetos que decidieron expedir facturas electrónicas de manera voluntaria, que se encuentran habilitados por medio de la Resolución 001122 de febrero 15 de 2019.

Los contribuyentes que se encuentran inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen SIMPLE de tributación.

¿Cómo es el producto que ofrecen las empresas de servicios? 

Las empresas de servicios ofrecen productos intangibles, es decir que no se pueden percibir con los sentidos, pero sí es posible observar que para cumplir con su cometido han creado una red de equipamiento y de personal que facilitan el cumplimiento de su labor; un ejemplo de esto es el servicio de transporte en el que existen vehículos, conductores, puntos de atención o estaciones, entre otros, pero lo que se vende es el servicio de transporte, el desplazamiento de un punto a otro, en otras palabras, el resto cumple la función de medios para conseguir el objetivo. En las empresas de servicios, no se adquiere un producto ya hecho, como sucede con el pan de una panadería, los medicamentos de una farmacia, los electrodomésticos de un almacén de cadena, sino que la prestación que se contrata consiste en hacer mas no en dar. 

Objetivo de las empresas de servicios 

Las empresas de servicios, con ánimo de lucro, se encargan de advertir las necesidades y los recursos de los grupos de personas a quienes estarán dedicadas, esto lo realizan por medio de un estudio de mercado, y el objetivo es gestionar un servicio que solucione la carencia estudiada.

Construir una universidad privada, por ejemplo, en un sitio donde existen buenas universidades públicas gratuitas y la población cuenta con un poder adquisitivo bajo, no es la mejor idea, pero si ofrecen servicios de limpieza y seguridad en lugares con muchos edificios suntuosos, puede ser una buena idea, en caso de que estos no cuenten con estos servicios. 

Lugar que ocupan las empresas de servicios en la economía 

Las empresas de servicios hacen parte de lo que se denomina el sector terciario de las economías, este se caracteriza por ser el que más ha crecido en los países desarrollados, y por tal razón la gran mayoría de la población de estos países se dedica a realzar este tipo de actividades. 

¿Por qué se implementa la facturación electrónica en Colombia? 

Durante todo 2019 y en este 2020 el proceso de implementación de la facturación electrónica, en diferentes tipos de empresas colombianas, ha pasado de la teoría a la práctica gracias a lo que la DIAN ha llamado, "fase de masificación"

La facturación electrónica es un proceso que permite intercambiar información de una forma más eficiente en comparación con las facturas de papel, la implementación de las facturas electrónicas también implica un ahorro considerable para las empresas en trámites administrativos y en otros costos que son necesarios para facturar de esta manera. Consulta aquí otros beneficios de facturar electrónicamente

A esto se suma que este nuevo método de facturación se ha convertido en una herramienta estandarizada, que facilita al Gobierno Nacional los procesos de control fiscal. 

¿Cómo implementar la facturación electrónica en tu empresa de servicios? 

Si en este 2020 te encuentras interesado en comenzar a facturar de manera electrónica para cumplir con todo lo establecido por el Gobierno Nacional, debes tener presente que la DIAN ha establecido nuevas prorrogas para la implementación de la facturación electrónica en este año por medio del Artículo 2 de la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019.

A continuación, te contamos cuáles son los pasos de debes seguir al momento de implementar la facturación electrónica en tu negocio para que los tengas en cuenta y comiences a facturar electrónicamente lo más pronto posible. 

Analiza el funcionamiento de tu negocio 

El cambio del método de facturación de lo manual a lo electrónico es la oportunidad que tienes para analizar cómo son varios de los procesos internos que se relacionan con esta tarea, es decir con el método de facturación, cobranza y pagos, que son actividades clave en el funcionamiento de tu negocio. Una vez los analices y entiendas cuáles son los principales cambios con la implementación de la factura electrónica, puedes reformular todos estos procesos para hacerlos más eficientes y hacer que tu empresa sea más productiva. 

Procesos con proveedores y clientes 

La implementación de la facturación electrónica también supone cambios en la gestión con tus clientes y proveedores, en cuanto a enviar y recibir información, este es un aspecto clave que debes adaptarlo de forma rápida con el fin de que la implementación de la facturación electrónica en tu negocio sea más eficaz. 

Cambio en los procesos de administración de las facturas  

Otro aspecto importante que debes considerar es el ajuste en el proceso de recepción, administración y archivo o resguardo de las facturas, esto se debe a que con la implementación de un método electrónico vas a necesitar de la ayuda de un software especializado que te ayude con estos procesos. 

Busca un proveedor autorizado para facturar electrónicamente  

Analiza detalladamente las necesidades de tu negocio, la posibilidad de crecimiento, entre otros, para que elijas el software de facturación electrónica qué más se ajuste a estas necesidades y que al mismo tiempo sea lo suficientemente flexible y se adapte al crecimiento de tu negocio.

Existen diferentes tipos de software, autorizados por la DIAN para facturar cumpliendo con los nuevos lineamientos, con estos no solo vas a poder facturar de manera electrónica, sino que también podrás administrar otros procesos de vital importancia, es decir que podrás realizar una gestión administrativa completa y facturar electrónicamente a la vez.

Otra opción que puedes ajustar a tu negocio es la realización de tu propio software de facturación, pero ten presente que este debe contar con la autorización por parte de la DIAN y cumplir con todas las especificaciones, un consejo es que elijas la solución que más se ajuste a tu negocio y al mismo tiempo que sea flexible para que todos los procesos sean más eficientes y rápidos. 

Cuéntales a todos sobre los cambios que estás haciendo  

Es muy importante que tengas una buena comunicación de la implementación de la facturación electrónica en tu empresa, pues el personal de tu empresa comienza a asociar sus funciones con el nuevo método de facturación y los cambios en los procesos que esto trae. También es importante que les comuniques a tus clientes que estás cambiando el modo de facturar, pues el proceso de notificación de recibo de la factura implicaun mutuo acuerdo por medio de estos sistemas de facturación, de modo que será importante que la facturación para tu empresa de servicios sea socializada con tu personal y también con tus clientes. 

Realiza jornadas de capacitación 

Otro aspecto importante es la capacitación de tu personal, respecto a lo relacionado con la facturación electrónica; los software de facturación electrónica tienen diferentes características, como:

  • ventas;
  • inventarios y bodegas;
  • contabilidad;
  • cuentas por pagar y por cobrar;
  • tesorería, cajas y bancos;
  • reportes gerenciales;
  • compras,
  • entre otros. 

Clientes y proveedores de tus servicios también deben saber de tu nuevo proceso de facturación electrónica 

Es muy importante que tanto tus clientes como tus proveedores también sepan sobre cómo va a ser el nuevo funcionamiento, esto hará que se familiaricen con el nuevo funcionamiento que va a tener tu negocio.

Para concluir, si cuentas con un negocio de servicios y aún no has implementado la facturación electrónica, es importante que conozcas cuáles son los pasos de implementación y los procesos internos que van a cambiar para que este cambio tecnológico no genere traumas, recuerda que somos un proveedor de facturación electrónica autorizado por la DIAN y nuestro programa se caracteriza por ser muy flexible lo que sin duda hará que se ajuste a las necesidades y al crecimiento de tu negocio. 

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