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Diferencias entre factura web, digital y electrónica

En 2020 y a pesar de todo el trabajo de la DIAN por implementar la facturación electrónica en Colombia, aún existen dudas referente a las diferencias de las diferentes facturas, su uso y sobre todo, su proceso. En este artículo te contamos cuáles son las diferencias entre factura web, factura digital y factura electrónica electrónica.

Para disminuir el nivel de error que puede surgir de la mala implementación de la factura electrónica, te invitamos a que revises aquí cuáles son las sanciones que podrías evitar con la implementación del software de facturación electrónica en Colombia. 

Principal diferencia entre factura electrónica y la factura digital 

Antes de entrar en detalle sobre las diferencias entre las diferentes formas de facturar, es importante que te enfoques en el proceso de la facturación electrónica como la forma en que la DIAN validade forma inmediata todas las operaciones de las empresas. Aquí resulta muy importante que conozcas qué es la validación previa y cómo funciona.  

Definición de la factura electrónica 

​La facturación electrónica es un proceso que ha venido masificando el Gobierno Nacional en Colombia por medio de la DIAN. Por tratarse de un proceso debe cumplir requisitos específicos respecto al procesamiento de los datos que solamente se puede realizar mediante un proveedor actualizado, a menos de que uses Excel y cuentes con un desarrollador que integre tu sistema con el de la DIAN. Luego de esto, deberás aprobar todo el set de pruebas para aprobar los requisitos que exige la DIAN, pero en todos los casos siempre será mejor contratar a un proveedor autorizado por la DIAN que tiene todo este proceso actualizado y con el que tienes certeza de que vas a evitar todo tipo de reprocesos.

Normatividad para la facturación electrónica en Colombia 

La factura electrónica en Colombia es el medio reglamentario, según lo ha dispuesto la DIAN, para dar soporte a diferentes operaciones comerciales, como las transacciones por venta de bienes y/o servicios. El proceso de facturación electrónica en Colombia se debe realizar haciendo uso de un software, bien sea propio o contratando a un tercero, autorizado por la DIAN que cumpla todos los requerimientos y condiciones que se encuentran establecidos en el Decreto 2242. Revisa aquí las novedades de este Decreto 2242 y sus actualizaciones para 2020; este Decreto te permite conocer la forma correcta de expedir, validar, recibir, rechazar y conservar facturas electrónicas.

Si aún no has comenzado a facturar electrónicamente debes tener claro que es un proceso obligatorio para todos los encargados de generar el Impuesto al consumo IVA. Consulta las fechas en las que debes hacerlo durante 2020, que ya se encuentran establecidas en la Resolución 000064: nuevas fechas para iniciar con la facturación electrónica. 

¿Qué es la Factura digital? 

Ahora es importante que conozcas qué es una factura digital. En su sentido legal, es una factura ordinaria, que si bien puede convivir con la factura electrónica, solamente se emite mediante un computador, sin tener ningún tipo de validación previa; ahora bien, cumple con todos los requisitos establecidos en el Artículo 617 del Estatuto Tributario y por lo tanto es una factura legal; sin embargo, no es una factura electrónica.

En caso de que en tu negocio realicen facturas digitales que no cumplan con todos los lineamientos de la DIAN para facturar electrónicamente, es el momento de iniciar tu habilitación como facturador electrónico, bien sea como obligado o de forma voluntaria: aquí te contamos quiénes pueden ser voluntarios de la factura electrónica. En Loggro contamos con todas las herramientas y cumplimos con todos los lineamientos para ayudarte a iniciar a facturar electrónicamente, gracias a que hacemos parte del grupo selecto de proveedores autorizados por la DIAN para facturar electrónicamente. 

¿Qué es la factura electrónica? 

La factura electrónica o también conocida como factura web, gracias a que todo su procedimiento se realiza por internet, es el documento que se encarga de soportar las transacciones por bienes o servicios. Las facturas electrónicas deben emitirse por medio de un software propio o de un tercero que cumpla todas las condiciones y características que se encuentran en el Decreto de ley 2242. En Colombia la expedición de la factura electrónica es obligatoria y la DIAN ha hecho un gran trabajo para que ya sean muchos quienes están facturando mediante esta modalidad. 

Características principales de la factura electrónica 

En caso de que desconozcas en su totalidad qué es la facturación electrónica, te invitamos a que visites nuestra página en la ue encuentras la guía definitiva para entender la Facturación Electrónica en Colombia. te vamos a contar cuales son sus características principales para que el proveedor que contrates o el software que realices cumpla con estas al pie de la letra.

  • El formato definido por la DIAN para las facturas electrónicas es el XML (Extensible Markup Language), este sistema facilita la organización y el etiquetado de los documentos, también es definido como lenguaje de marcas y surgió de una adaptación del estándar SGML (Standard Generalized Markup Language). Debes tener presente que este es el único formato definido por la DIAN para facturar electrónicamente.
  • Tu factura electrónica debe contar con la firma digital de un representante de la entidad que emite el documento.
  • Debe contar con el Código CUFE (Código único de factura electrónica). Este se caracteriza por contar con números, letras y la clave de control que brinda la DIAN.
  • Para el caso de quien emita la factura debe cumplir con el procedimiento de envío de la factura a la DIAN en los tiempos establecidos por esta entidad. 

Estos son los beneficios que trae facturar electrónicamente 

La facturación electrónica cuenta con muchos beneficios para las empresas que deciden implementarla; el ahorro en costos no solo es de tipo económico, sino que también se pueden evidenciar a nivel de la organización:

  • Con la facturación electrónica es posible reducir el tiempo y el precio en el proceso de envío, recepción, radicación y almacenamiento de las facturas.
  • La facturación electrónica reduce considerablemente el uso de papel.
  • Con la facturación electrónica es posible incrementar el flujo de recaudo y reducir los procedimientos de búsqueda de documentos extraviados.
  • Reduces los procesos de trazabilidad.
  • Es posible la anticipación de los pagos por parte de tus clientes. 

¿Qué es la factura web? 

Las facturas web son aquellas que puedes generar mediante un sistema online; sin embargo, nuestra recomendación es que te asegures de que el sistema que utilizas para generar tus facturas web estén sincronizadas con el sistema de facturación de la DIAN, para que tu facturación no incurra en ninguna de las sanciones asociadas a la facturación electrónica.

Estas son las principales diferencias que debes conocer entre la factura electrónica, web y la factura digital. Ten presente estas diferencias y si aún no facturas electrónicamente y eres responsable del IVA comienza tu proceso de habilitación para que factures bien sea con tu propio software o con un proveedor que cuente con un software de facturación electrónica.

En Loggro estamos para ayudarte en este proceso, contamos con personal altamente capacitado para que tu proceso sea fácil y tengas la asistencia que necesites en el momento que lo desees. 

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