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¿Cómo se envía una factura electrónica?

Durante todo 2019 y en lo que va de 2020, La DIAN empezó el proceso de masificación de la facturación electrónica. Con este propósito, sigue impulsando el envío de facturas electrónicas por medio de proveedores que previamente ha autorizado.

Para 2020 y 2021, el objetivo sigue siendo que las empresas hagan parte de la formalidad del país y que se familiaricen con las nuevas tecnologías encargadas de realizar la tarea de facturar electrónicamente, a pesar de todo esto, en 2020 se seguirán recibiendo facturas en papel; esto quiere decir que el gran propósito de la DIAN para 2021 es que la implementación, el proceso de recepción y de emisión de facturas electrónicas sea una realidad en todas las empresas en Colombia.

Revisa aquí el último calendario actualizado de facturación electrónica para que tengas en mente la fecha en la que debes empezar a facturar electrónicamente. 

Objetivo de la Facturación Electrónica en 2020 

Uno de los objetivos de la facturación es mejorar la productividad de muchas empresas y en consecuencia sus relaciones comerciales, tanto con los clientes

La implementación de la facturación electrónica debe ser vista como un requisito legal que permite mejorar procesos internos de las empresas, pues al contratar a un proveedor autorizado, estás automatizando procesos si optas por un software administrativo que incluya la opción de facturación electrónica. Implementar la facturación electrónica en tu empresa puede ayudarte a conseguir todo esto y lo mejor es que te ayuda a reducir costos y errores.

¿Qué debes tener en cuenta para enviar facturas electrónicas de venta? 

Lo primero que debes tener en cuenta es que cuando se empieza a emitir facturas electrónicas en una empresa, no todos sus clientes cuentan con este sistema ni tampoco un proceso de recepción; por esta razón, es muy importante entender que la emisión y recepción de las facturas electrónicas cuenta con procesos adicionales, como la validación previa.  

¿Qué debes tener en cuenta para generar una factura electrónica? 

Las facturas electrónicas, a pesar de las características especiales con las que cuenta en su canal de envío y recepción, no deja de ser una factura y, por tal razón, debe cumplir con una serie de requisitos que son comunes a las facturas tradicionales o comprobantes de pago, como los emitidos en el TPV o POS. Aquí puedes revisar si el POS está obligado a emitir factura electrónica.

De acuerdo con el Art. 617 del Estatuto Tributario, los requisitos generales que debes tener en cuenta para el envío de facturas electrónicas son los siguientes.

  • La factura debe contar con numeración y, dependiendo el caso, serie de facturación.
  • Debe contar con la fecha de expedición.
  • Nombres y apellidos, la razón o denominación social, tanto del obligado a facturar electrónicamente como del destinatario de la operación.
  • Debe tener relacionado el NIF (Número de Identificación Fiscal) del emisor y, en muchas ocasiones, también debe contar con el del receptor.
  • Dirección del emisor y del receptor.
  • Se deben describir de forma detallada las operaciones que se están realizando, a esto se suma que debe incluir el precio unitario de las operaciones, los descuentos, rebajas que no se encuentre incluido en el precio unitario.
  • El tipo o tipos impositivos, según el caso, aplicado en las operaciones.
  • La cuota tributaria, que debe consignarse por separado.La fecha en que se realizó el servicio, en este caso solo si es distinta a la que se expide la factura.
  • Si la operación está exenta del IVA, debe contar con una referencia del Artículo que regula la exención de la operación.

Otros aspectos que debes garantizar en el envío de tu factura electrónica 

Además de los aspectos anteriores para el envío de las facturas electrónicas de venta es importante que tengas en cuenta garantizar los siguientes aspectos.

Requisitos para el receptor de las facturas electrónicas 

Los siguientes son los requisitos que deben cumplir quienes sean los receptores de las facturas electrónicas de venta.

Debes contar con el software de facturación electrónica adecuado 

Los receptores de las facturas electrónicas deben contar con un software de facturación electrónica para que puedan visualizar y validar las facturas, esto se debe a que pueden tener diferentes formatos como son el PDF, XML, HTML, JPEG, entre otros.

Con un software la visualización de las facturas es óptima debido a que cuenta con una plantilla de transformación que permite ver archivos XML, que son los más habituales junto con el PDF, de una forma más amigable. 

Garantiza la legibilidad de tus documentos electrónicos 

Junto a las facturas electrónicas también están otros documentos y comprobantes electrónicos, como las notas débito o las notas crédito que también debes enviar, recibir y validar por medio de tu software de facturación. Mantenlo en mente a la hora de adquirir tu proveedor autorizado. Aquí te contamos todo lo que debería tener cuánto debería costarte tu software .

Para garantizar la legibilidad de tus facturas electrónicas es importante que tu software te permita ver estos documentos, pero que además te impida modificar la información de la factura que recibiste con el fin de garantizar su integridad.

Garantiza el almacenamiento de las facturas 

Este es otro de los aspectos que puedes garantizar con el uso de un software de facturación electrónica, debes tener en cuenta que el almacenamiento se debe realizar dependiendo de si es para efectos fiscales o para efectos comerciales.

Así es como se envía una factura electrónica 

Los siguientes son los requisitos que debe cumplir el emisor de en el procedimiento de facturación electrónica.

Debes contar con el consentimiento del receptor 

Para el envío de la factura electrónica, el emisor debe contar con el consentimiento del receptor para utilizar la vía electrónica. Entre los dos, deben llegar a un acuerdo en el formato y el medio para el envío y aceptación de la factura.

Garantizar la autenticidad 

​El emisor debe garantizar la autenticidad del origen, es decir la identidad, y la integridad de la factura. Esto es posible gracias a la firma electrónica que se emite con los certificados electrónicos.

Debes garantizar el almacenamiento de las facturas 

El emisor debe garantizar el almacenamiento digital de las facturas electrónicas. Debe hacerse en el mismo formato y sin modificaciones.

Puedes crear una guía para el envío de tus facturas 

Muchas empresas han tomado la decisión de crear guías con el fin de explicarles a sus proveedores los campos que deben diligenciar y cómo deben diligenciarlas. Esto ayuda en la identificación de las facturas y por ende el envío no tendrá errores.

Todos estos son los aspectos que debes tener en cuenta al momento de generar y enviar facturas electrónicas, ten presente incluir toda la información legal que estipula la DIAN y la que solicitan tus clientes, también ten presente los tipos de formatos reglamentarios y cómo debe ser el almacenamiento de las facturas.

En Loggro contamos con uno de los mejores sistemas de facturación electrónica que te ayudará en el envío y otras funciones necesarias para esta tarea, otro aspecto importante es que contamos con un equipo de asesores especializado que pueden ayudarte en el momento que más lo necesites.

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