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¿Cómo empezar desde cero el proceso de Facturación electrónica?

​Si en este 2020 estás pensando implementar la facturación electrónica en tu negocio, te contamos todo lo que debes saber, teniendo en cuenta lo que establece la Resolución 000030 de abril de 2019, para que inicies tu proceso de implementación y tu negocio se acoja a la reglamentación que indica la DIAN para validar, expedir y realizar el respectivo proceso de entrega.

Pasos para iniciarte como facturador electrónico 

​A continuación te contamos cuáles son los pasos que debes seguir si en este 2020 pretendes estar al día con todas las disposiciones establecidas por la DIAN, para que comiences a facturar electrónicamente en tu negocio. 

​Es importante que si aún no has comenzado con la implementación de la facturación electrónica de tu negocio revises la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020 en esta la DIAN establece las nuevas disposiciones relacionadas con los sistemas de facturación electrónica, los registros de las facturas electrónica, los proveedores tecnológicos y el nuevo calendario, por grupos y código CIIU, para la implementación de la facturación electrónica en este 2020.

Habilitación para facturar electrónicamente 

Para habilitarte como facturador electrónico solo debes ingresar a la página web de la DIAN y dependiendo de la herramienta tecnológica que vas a utilizar para facturar electrónicamente debes seguir estos pasos.

  • Una vez te encuentres en el sitio web de la DIAN ( https://www.dian.gov.co ) selecciona en la parte inferior el icono "Habilitación".
  • Luego de haber ingresado al icono "Habilitación", busca en la parte derecha de tu computador el icono "Empresa", luego diligencia tus datos personales: número de cédula del representante legal y el NIT de tu negocio, luego de completar estos datos da clic en "Entrar".
  • Al completar el paso anterior, la DIAN envía un correo electrónico al representante legal de la empresa, en este correo debes buscar y dar clic en el icono "Acceder".
  • Luego te redirigirá a la nueva plataforma de la DIAN y debes buscar la opción "Participantes – Facturador". Es importante que verifiques los datos de tu negocio y luego de que estés seguro de que se encuentran sin ningún error debes dar clic sobre "Confirmar modo de operación".
  • Cuando estés en la pantalla general debes dar clic sobre "Seleccione el modo de operación – Software de un proveedor Tecnológico", en este caso realizamos este paso teniendo en cuenta que adquiriste los servicios de un proveedor de facturación electrónica autorizado como lo es Loggro.
  • En el espacio "Datos de la empresa y Software" debes seleccionar el nombre de tu proveedor de facturación electrónica en el caso que sea Loggro lo seleccionas y en la parte inferior de la pantalla das clic sobre "Adicionar".

Una vez la DIAN te confirme que tu proveedor para facturar electrónicamente es Loggro o cualquier otro que hayas seleccionado puedes seguir con el set de pruebas para verificar el software de facturación electrónica que vas a utilizar.

Realiza tu fase de pruebas 

Luego de que hayas terminado con los pasos anteriores vas a encontrar el Rango de pruebas y el Detalle de set de pruebas, el objetivo de esto es verificar si las funciones y servicios de tu software se ajustan a las exigencias técnicas estipuladas por la DIAN. En este proceso es probable que tengas que elaborar máximo 5 facturas electrónicas utilizando el software que elegiste. Los software de facturación electrónica autorizados se encargan de enviar a la DIAN toda la información necesaria una vez el facturador emite la factura electrónica; a este proceso se le conoce como validación previa. Conoce aquí cómo funciona el proceso de validación previa.

Solicita tu resolución de facturación electrónica 

Si conoces el proceso de emisión de facturas de venta debes saber que deben contar con su respectiva autorización de numeración. Para el caso de las facturas electrónicas debes solicitar a la DIAN tu número de autorización, esto te servirá para contar con un sistema de anotación consecutiva que se verá reflejado en cada factura electrónica que emitas.

A continuación, te contamos cuál es el proceso ante la DIAN para solicitar tu resolución.

  • Lo primero que debes hacer es ingresar a la página web de la DIAN y busca la opción "Portal transaccional" luego debes seleccionar la opción "Usuario registrado", esta opción abrirá una nueva pestaña par que puedas ingresar a la plataforma Muisca.
  • Acá debes diligenciar los datos de ingreso, vas a encontrar 5 opciones en donde debes seleccionar 1 según sea tu caso y luego debes diligenciar tu número de cédula y tu contraseña.
  • En esta plataforma ubica en la parte izquierda la opción "Numeración de facturación – Solicitar numeración de facturación".
  • Lo último que debes hacer para obtener tu resolución es diligenciar los campos que el sistema solicita.

¿Por qué elegir un proveedor de facturación electrónica

A parte de realizar todos estos procedimientos para habilitarte como facturador electrónico, debes elegir un software de facturación electrónica que cuente con Firma Digital o Certificado Digital para expedir facturas electrónicas de venta. Este aspecto debes tenerlo presente ya que la DIAN ha estipulado varios requisitos técnicos y tecnológicos, estos te los contamos a continuación para que lo tengas en cuenta a la hora de elegir tu proveedor de facturación electrónica.

  • Que cuente con código QR.
  • El formato para sus facturas sea XML.
  • Que cuente con el Código Único de Facturación Electrónica o también conocido como CUFE.
  • Y que cuente con el proceso de validación previa.

Esto quiere decir que el software de facturación electrónica que elijas debe garantizar que tus facturas cumplirán con los requisitos que mencionamos, en el caso de que elijas un software propio este también debe cumplir con estas especificaciones y debe estar autorizado previamente por la DIAN.

¿Qué es el certificado digital o firma digital? 

Según los requisitos para facturación electrónica de la Resolución 000030 de 2019 es obligatorio contar con un certificado digital o firma digital, esto es un respaldo que asegura la confiabilidad y autenticidad de todos los datos que se encuentran en tus facturas electrónicas de venta, ten presente que este debe estar vigente para tu proveedor de facturación electrónica.

En otras palabras, con un software de facturación electrónica te ahorras costos y tiempo elaborando un software que cumpla con todas las disposiciones que exige la DIAN.

En este artículo te contamos si es posible facturar sin software, sin embargo, también queremos contarte que otro aspecto a resaltar es que con los servicios de un proveedor de facturación electrónica puedes comenzar a facturar de manera rápida y siempre vas a contar con asesoría en el momento que más lo necesites.

Esto es todo lo que debes saber acerca del proceso para comenzar a facturar electrónicamente en tu negocio, ten presente que en Loggro contamos con un software de facturación electrónica que cumple con todos los lineamientos establecidos por la DIAN, además puedes contar con la asesoría de nuestro equipo especializado en facturación electrónica en el momento que lo necesites.
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