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Software de Facturación: Beneficios del software de facturación para pequeñas y medianas empresas

La inversión en un software de facturación eficiente y segura es en la actualidad un factor determinante para la vialidad de una pequeña o mediana empresa, pues permite lograr procesos digitalizados y automatizados rápidos y cómodos, orientados a promover el desarrollo de las PYMES. 

¿Quieres ver crecer tu negocio de manera organizada y con sus procesos al día? Esto es posible con el respaldo de un software de facturación eficiente que permite ahorrar tiempo a las PYMES en tareas administrativas, sobre todo si es un programa online de última tecnología. 

PYMES más productivas 

Algunos pequeños y medianos empresarios siguen recurriendo a Excel y Word para hacer facturas. Aunque es bien sabido que estos dos programas son muy útiles para otras tareas, para hacer facturas no lo es tanto, conllevando a una frustración a quienes están iniciando en el mundo de los negocios. 

Nada mejor que conocer en escasos segundos, por citar algunos ejemplos, qué facturas impagadas están vencidas o están a punto de vencerse, llevar una serie correlativa en las facturas y conocer qué día deben pagar los clientes.

Esto se logra con un buen programa de facturación rápido, fácil y online que permite que los flujos de entrada de dinero se aceleren y genera rápidamente las facturas, para enviárselas lo más pronto posible a los clientes y así obtener el pago por el producto o servicio brindado. 

Beneficios de un software de facturación online

Al elegir un software de facturación o software POS -point of sales- que permita a través de internet mantener al día las gestiones de contabilidad de tu pequeña o mediana empresa, percibirás importantes beneficios: 

- Ahorrarás dinero y espacio en los archivadores: la instalación de un software de facturación te permitirá ahorrar dinero y espacio en impresión de facturas. Aunque ciertos documentos tributarios deben mantenerse en papel, otros como las facturas de compra, liquidación de facturas, notas de débito y crédito pasarán a rendirse a través del proceso digital. 

Con esto te olvidarás de gastar tanto dinero en impresión de facturas y, no conforme con eso, no necesitarás tener grandes archivadores donde a diario se guarden los documentos de cada proceso.  

- Archivos respaldados: cuando se archivan los documentos existe una sensación de peligro porque no se sabe qué pueda pasar en la oficina. En el caso de que se genere un incendio, todos los documentos archivados se pierden y nunca queda un respaldo; ahora, con la instalación de un software de facturación en la nube, toda la información quedará registrada en formato digital.

Si necesitas revisar o corroborar alguna información, lo podrás hacer sin ningún problema desde cualquier ordenador con internet. Los proveedores también se beneficiarán con la implementación de este programa, debido a que si llegara a faltar alguna de sus facturas, sencillamente podrán hacerle entrega a la empresa de los datos de forma fácil y rápida, bien sea por un link de correo electrónico o vía telefónica. 

- Múltiples tareas: la aplicación de software para PYMES es utilizada para análisis de contabilidad, facturación, tesorería, inventario, remuneraciones y bodegaje. Si deseas optimizar los recursos humanos de tu pequeña o mediana empresa sin gastar tiempo en grandes formularios, por lo que se recomienda hacer la instalación de este poderoso programa de fácil uso. 

- Personaliza tus facturas: el software de facturación también permite personalizar la plantilla de factura que se desea enviar, bien sea con el logo de la empresa, colores, imágenes y mensajes personalizados que al mismo tiempo funcionan con fines publicitarios. 

- Están en la nube: el desarrollado de los últimos software POS -point of sales- tienen todo su respaldo en nube, lo que genera mucho más beneficios, pues podrán acceder a esa información varias personas -con credenciales- desde cualquier parte del mundo y sin importar la hora. 

Otra de las ventajas de tenerlo en la nube es que podrás crear rápidamente copias de seguridad automáticas, para evitar la pérdida de datos o información valiosa; sumado a que ahorras almacenamiento en tus computadoras porque los software y archivos son muy pesados y hacen que la PC actúe lentamente. 

- Económicos: estos programas son muy económicos, incluso algunos presentan opciones gratuitas. Todo dependerá de cuánto está dispuesto a invertir, las propiedades que necesitas posea el software de facturación y qué es lo más conveniente para la empresa. Para eso deberá estudiar las características del software disponible en el mercado a fin de visualizar resultados rápidos y concretos.

Estrecha relación con los clientes

Hace años, la relación de empresa-cliente se veía un poco afectada porque, en varias ocasiones, solían traspapelarse o perderse las facturas. Ahora, con la instalación de un software de facturación online además de tener acceso a tus facturas en cualquier lugar, y llevar un orden en un mismo sitio, también podrás tener el control global de tu gestión y cada vez tendrá más utilidad, dependiendo del crecimiento que tenga la pequeña o mediana empresa. 

A través del software de facturación podrás hacer gráficos que te mostrarán la evolución de los registros en distintos meses; allí podrás notar qué mes o cuáles meses te generan mayores ingresos y qué clientes son más importantes dependiendo de las ventas que hagas. Para esto es aconsejable usar números que te ayuden a establecer un servicio más personalizado. 

También, como ya lo mencionamos, puedes crear plantillas de facturas que permitan ver el alma y la creatividad que tiene el personal de tu negocio. No se necesita ser diseñador gráfico para exponer mensajes divertidos y creativos a tus clientes. 

Otro de los puntos claves con respecto a la relación empresa-cliente es que podrás enviar recordatorios a aquellos compradores que se hayan despistado de su pago. Con esto, ellos percibirán que tu compañía lleva un control absoluto de su gestión, que es organizada y genera un proceso rápido, seguro, confiable y eficiente. 

Asesórate con profesionales 

Cuando se instale el software de facturación online es necesario hacer lo correcto en el momento idóneo. Muchos se preguntarán ¿Por qué? La tecnología ha sido una gran ayuda para la humanidad, pero elegir mal un programa o un error tecnológico en el mismo conllevaría a una grave pérdida de dinero, tiempo y trabajo humano. 

Como empresario debes estar consciente y seguro de estar utilizando un servicio de facturación en línea extremadamente confiable, para no correr riesgo de perder o botar a la basura información valiosa. Por eso es importante que recibas la asesoría especializada necesaria, y tengas en cuenta los siguientes aspectos en un servicio de facturación en la nube:

1. El software debe ser capaz de manejar procesos complejos de facturación, monitorear cada una de las cuentas de los clientes para facturar según los términos empleados, mantener registro de los pagos recibidos, las facturas pendientes, enviar recordatorios y resguardar los datos de los clientes. 

2. También debe manejar los horarios escalonados de facturación y pagos, al igual que debe ser adaptable para sincronizar con la compra de cartera. 

La operación comercial de una pequeña o mediana empresa con un correcto seguimiento a través de un software de facturación online confiable, encaminará al empresario y a su compañía a un entorno exitoso nuevo, generándole muchísimo mayor tiempo para promocionarse, vender y efectuar excelentes negocios que rindan fruto para su patrimonio. 

 

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