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¿Qué son las cuentas por cobrar y por qué debo gestionarlas con un software?

Dentro de los procesos financieros que tiene que llevar una empresa, las cuentas por cobrar es quizá uno de los campos que mayor atención requieren. El concepto de cuentas por cobrar también se entiende bajo el concepto de cartera. Se trata en esencia de todas las ventas a crédito que realiza la empresa y que representan un aspecto importante de su razón de ser con otras empresas.

Las cuentas por cobrar se distancian de las ventas de contado, en tanto se presentan como las relaciones a crédito que una empresa tiene con otra empresa asociada o cliente. Por ejemplo, un proveedor de alimentos para restaurantes, envía sus productos a estas empresas y justifica sus ventas a través de soportes de facturas a cobrar.

Con esta estrategia comercial, la relación entre ambas empresas se sostiene a largo plazo.

Los tipos de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar se clasifican en dos aspectos claves:

Corto plazo: se trata de los créditos por un plazo que no supera a un año. Antes del año, el cliente de la empresa debe realizar el respectivo pago de las mercancías o servicios prestados.

Largo plazo: representa a los créditos que tienen un plazo superior a un año.

Cada vez que se realiza una transacción comercial entre una empresa y otra, se emite una facturación que queda de respaldo del producto o servicio cedido. Otro aspecto de las cuentas por cobrar tiene que ver con los pagos que se realizan, lo que le permite a la empresa observar si a diario está logrando el objetivo de ventas trazado por el área financiera y gerencial.

La idea de crear un espacio para las cuentas por cobrar en un software de contabilidad, consiste en ofrecerle a la empresa todo un escenario, donde pueda auditar todos sus procesos comerciales con otras empresas, permitiendo así que tenga una vista panorámica de sus cobros pendientes.

Los beneficios del sistema de cuentas por cobrar

El concepto de las cuentas por cobrar no es una invención que haya llegado con las tecnologías del software contable, sino que se trata de un asunto que ya venía siendo utilizado en el universo de la contabilidad y gestiones financieras. Los beneficios de esta estrategia comercial son los siguientes:

  • Crea una relación sólida entre empresa y proveedores, para no tener que pagar de manera inmediata por cada producto y/o servicio.
  • A final de cada mes, se crea una factura única con todo el capital que adeuda la empresa, aunque esto ya se considera como mercancía en consignación.
  • Permite observar que la facturación pendiente por cobrar es auténtica y nace de transacciones comerciales.
  • Analizar si en cada relación comercial no han existido devoluciones, o bien, se han aplicado descuentos, entre otros aspectos que le den otro valor al producto.
  • Ayuda a observar el impacto de los intereses y reajustes del producto o servicio dado a otra empresa.
  • Percibir si existen deudores incobrables, es decir, a los que ya no resulta oportuno seguir cediendo en productos o servicios.
  • En este último caso, las cuentas por cobrar aportan  a que una empresa pueda denunciar a otra por su falta de capital para realizar sus pagos y responder a sus obligaciones. Esta denuncia se realiza en las Centrales de Riesgo.

Precisamente, si una empresa desea iniciar relaciones comerciales con otra, se le puede pedir que demuestre todo su historial crediticio, hábito de pagos, verificando así si el cliente es apto para venderle a crédito productos y/o servicios.

Conclusión

En un software de contabilidad, el ámbito de las cuentas por cobrar le permite a una empresa hacer un seguimiento de todas las relaciones comerciales a crédito que tiene con otras empresas o entidades. En el caso de una constructora, por ejemplo, las ventas de sus propiedades deben ser cobradas cada cierto tiempo a los clientes, de acuerdo al plan de financiación escogido.

Es necesario entonces trabajar con un programa que permita observar todos los pagos pendientes que tiene un negocio o empresa, ya que no siempre una empresa opera bajo la modalidad de pagos de contado, sino que ofrece sus servicios a largo plazo.

 

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