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Software Contable para PYMEs: Los riesgos que asume tu negocio al no tener la información contable y financiera directamente disponible y a la mano.

Muchos empresarios y emprendedores se ven en aprietos para tomar decisiones en sus negocios por no contar con la información adecuada, en el momento preciso.  En gran parte esto se debe a que para muchas empresas la información gerencial está intermediada --a veces en su totalidad-- por el contador de su negocio.  Es claro que el contador es un aliado importante en toda empresa; al fin y al cabo, es él o ella quien prepara los reportes fiscales a la DIAN y los estados de resultados a publicar o presentar.  Sin embargo, existe mucha otra información financiera y operativa, sencilla de interpretar pero inmensamente útil, que el gerente requiere para tomar decisiones en su día a día y que, en nuestro concepto, no necesariamente tiene que depender del contador.  Nos referimos por ejemplo a un estado de Cuentas por Cobrar y por Pagar, a un informe de inventario valorizado, a un informe de rentabilidad por producto o servicio vendido, a un informe de caja y disponible, o a un informe de ventas consolidadas, entre muchos otros.  

El riesgo de no contar con información a tiempo se hace mayor cuando solo el contador controla el software donde reside la información de tu negocio, pues a éste le queda muchas veces imposible responder a las necesidades de información de sus clientes con la prontitud necesaria.  El contador actúa de muy buena fe, pero en la mayoría de los casos no logra entregar la información con la premura requerida principalmente por dos razones: la primera, el contador atiende muchas empresas y por ende debe compartir su tiempo entre ellas, generando “filas” o demoras en responder a cada cliente en específico.  La segunda, tiene que ver con que, en los modelos tradicionales, el contador requiere desplazarse al cliente para recolectar información (de transacciones, de inventario, contable, etc.) para luego ir a su oficina, ingresarla a su software, y así finalmente producir unos informes que por la naturaleza del proceso mismo puedes tardar varias semanas en ser entregados desde que son pedidos. Desafortunadamente, la realidad es tosca, y el negocio se perjudica o deja de crecer cuando se toman decisiones que no pudieron esperar con información incompleta o añeja. 

El problema que arriba describimos se fundamenta en varias situaciones estructurales. Por ejemplo, muchas soluciones tradicionales de software de gestión (comúnmente llamado también software contable) residen en las oficinas del contador y no en las del dueño del negocio.  En estos casos, es imposible para el dueño tener acceso a la información directamente. 

La solución a este problema muchas veces rebasa la tecnología tradicionalmente disponible.  En varios casos que hemos documentado, el empresario pidió a su contador que éste instalará el software contable directamente en el punto de venta de su empresa.  Pero muchos de estos software son netamente orientados a generar imputaciones contables, lo que los hace altamente técnicos y complejos, generando confusión en su uso por parte del empresario directamente, quien no está dispuesto a invertir una gran cantidad de tiempo en aprender a utilizar un software poco amigable.  

Tenemos entonces un modelo de acceso a la información que no es eficiente para el empresario, y unas soluciones de tecnología que no están diseñadas para ser operadas con facilidad por quien maneja un negocio.  ¿Cómo resolver esta encrucijada, con el entendido que sin información a tiempo el empresario no puede prosperar?

El mundo ha entendido este problema y lo está resolviendo a través de nuevas tecnologías, apalancadas fuertemente en la creciente disponibilidad de “la nube” o internet.  Las aplicaciones en internet, por supuesto, permiten el acceso simultáneo por parte de diferentes actores a una misma aplicación, sin importar donde se encuentre el usuario de la misma.  Aprovechando esta ventaja, casas de tecnología están diseñando soluciones para que permiten gestionar un negocio de manera integral a través de internet.  

Loggro ofrece un software contable, un software de facturación y un software de inventarios en una sola aplicación en la nube.  Por estar en internet, el software le da acceso directo al empresario o administrador para que pueda operar su negocio directamente.  Loggro fue diseñado para administrar un negocio en su función de ventas, gestión de clientes y proveedores, inventarios y facturación --labores que puede y debe realizar directamente el personal que opera la empresa, sin necesidad del apoyo de un contador.  A su vez, todas las transacciones que se realizan en la plataforma, generan consecuencias contables que se ven reflejadas en el módulo de contabilidad, el cual --por estar en la nube--el contador puede revisar y operar sin necesidad de desplazarse a donde el cliente.   Esta característica resuelve el dilema que presentamos en este artículo, permitiendo que el empresario opere su negocio con la información siempre a su alcance, sin perder el apoyo de su contador en ningún momento.  

Recordemos que quien arriesga su capital en un negocio es el empresario, no el contador.  Por tanto, es el empresario quien tiene que tener todas las herramientas a su mano para poder direccionar su negocio.  Esto no quita que un empresario esté bien asesorado a través de su contador, pero generar una intermediación de toda la información a través de cualquier tercero le quita mucha agilidad al negocio.  Las soluciones modernas, en la nube, como Loggro, son diseñadas para ser fáciles de operar por quienes manejan el día a día de una empresa, mientras que permiten que asesores terceros, como lo son los contadores, puedan también prestar sus servicios de valor desde su propias oficinas, sin tener que desplazarse:  ¡es un verdadero gana gana hecho posible por las nuevas tecnologías! 

 

Acerca de Loggro

Loggro es un software contable que te permite controlar la información de tu negocio de manera fácil y robusta. Adicionalmente, Loggro es integral pues también presta las funciones de software de facturación, software de inventarios y como generador de reportes gerenciales.

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